Только до 28.11
Вечерний «Путь в ИТ» с Иваном Ургантом
Кнопка закрыть топ-бар
ГлавнаяБлогПланирование рабочего времени: 25 методов и 22 ошибки
Блокчейн
2 047
Время чтения: 18 минут

Планирование рабочего времени: 25 методов и 22 ошибки

2 047
Время чтения: 18 минут
Сохранить статью:
Сохранить статью:

В чем сложность? В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Что делать? Грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило тайм-менеджмента. Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

В статье рассказывается:   
  1. Что включает в себя планирование рабочего времени
  2. Кому полезно планировать свое время
  3. 28 методов планирования рабочего времени
  4. Приложения для планирования времени
  5. 22 ошибки при планировании рабочего времени
  6. Книги по планированию времени
  7. Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
    айти, дизайн или маркетинг.
    Бесплатно от Geekbrains

Что включает в себя планирование рабочего времени

Что подразумевается под планированием рабочего времени? В первую очередь, это:

  1. Определение приоритетных направлений.
  2. Расстановка задач по значимости.
  3. Выбор средства их достижения.
  4. Планирование оставшегося времени.
Сегодня, в век многозадачности и современных технологий, нам надо много успевать, чтобы добиваться высоких результатов и быть конкурентоспособным. Поэтому зачастую эффективен не тот, кто больше и (или) быстрее работает, а тот, кто умеет грамотно распоряжаться своим временем. В этом вам и поможет умение планировать рабочий день.

Начинаем с приоритетов. То есть оцениваем весь масштаб работы на ближайшее время и определяемся с тем, что наиболее важно и никак не обойдется без вашего участия. В рамках приоритетных направлений уже стоит расставить задачи по срочности и важности на более короткий промежуток времени: до обеда, до конца рабочего дня и т.д.

Что включает в себя планирование рабочего времени
Что включает в себя планирование рабочего времени

Почему мы обратили внимание на то, чтобы заранее определиться с оптимальными способами достижения поставленных целей? Потому что это гораздо эффективней. Вы избавите себя от спешных или импульсивных поступков, а в спокойной обстановке основательно обдумаете, каким образом лучше всего выполнить задачу. И затем вам останется только действовать согласно плану.

Часть незанятого делами рабочего дня можно превратить еще в один ресурс. Раньше уйти, чтобы успеть в спортзал? Взять новый проект? Начать обучение, чтобы повысить профессиональную компетенцию? Ваш выбор качественно отразиться на вашем развитии.

Кому полезно планировать свое время

Правильное распределение своего времени важно абсолютно для всех. Тем не менее, можно выделить два вида занятости и один вид деятельности, при которых умение вести контроль временного ресурса максимально важно. Поговорим о них отдельно.

Фрилансеры. Фрилансеры сами себе начальники. Соответственно, перед ними стоит задача самостоятельно следить за сроками выполнения всех заказов, которые они берут. Важно учитывать поправки на возможные форс-мажоры и не оставлять все на последний момент. Кроме того, если в какой-то момент фрилансер окажется максимально загружен, ему придется отказаться от следующего задания, которое он просто не сможет вместить в столь плотный график.

Бизнесмены. Чтобы добиться хорошего дохода и выжить в постоянной конкуренции, нельзя разрешать себе терять время. Затянувшийся телефонный разговор или обеденный перерыв, позднее начало рабочего дня — этого не позволяет себе ни один человек бизнеса, который ставит перед собой амбициозные цели и уверенно идет к ним.

Руководители. Они не отвечают целиком за жизнеспособность и процветание бизнеса. Но на них лежит ответственность за отлаженную работу всех участников процесса, то есть работников предприятия. Если в каком-то вопросе внимание управленца будет ослаблено, это может грозить срывом производства. Современные руководители должны в совершенстве владеть всеми инструментами планирования рабочего времени, в том числе делегированием полномочий.

28 методов планирования рабочего времени

  • Способ 10 минут

Например, вам сложно приступить к делу и вы постоянно откладываете его. Сама мысль о нем вгоняет в тоску. Тогда пообещайте себе, что потратите на него всего лишь 10 минут и ни секундой больше. Это придаст вам сил. Возможно, начав, вы поймете, что все не так и страшно.

  • Метод Франческо Чирилло

Его второе название «Метод помидора». С помощью кухонного таймера Франческо Чирилло отводил себе на работу отрезки времени по 25 минут и 5 минут — на отдых. Вы можете выбрать другое удобное для вас соотношение этих временных промежутков. Фокус в том, что вы знаете: надо поработать 15-20-25 минут, а потом можно выйти на воздух, позвонить, выпить кофе и т.д. Но пока не прозвонил таймер, ни на что отвлекаться нельзя!

  • Метод Стивена Кови

Всемирно известный эксперт по управлению и саморазвитию, автор бестселлеров, называет несколько правил эффективной работы:

  • Везде видеть возможности и браться за их реализацию.
  • Никогда не останавливаться и стремиться к развитию.
  • Искать выгоду для обеих сторон в любом союзе.
  • Создавать такой коллектив, чтобы совместные усилия были более результативны, чем усилия каждого его члена в отдельности.
  • На первое место в общении ставить собеседника и желание уяснить его мысль.
  • В начале любого дела сформулировать конечную крупную цель.
  • Знать, как приступить к делу правильно.

Выполняя эти советы, вы сможете быть гораздо продуктивней в своей деятельности.

ТОП-30 IT-профессий
2022 года с доходом
от 200 000 ₽
Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.
Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Александр Сагун
Александр Сагун
Исполнительный
директор Geekbrains
pdf иконка

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2022

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

doc иконка

Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере

Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT

pdf иконка

ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains

Безопасные и надежные программы для работы в наши дни

pdf 3,7mb
doc 1,7mb
Уже скачали 16049 pdf иконка
  • Правило 1-3-5

Вы ставите себе посильные задачи, четко ограничивая их объем, чтобы верно распределять силы. В данном случае 1-3-5 это: одно весомое и сложное дело, три средних и пять совсем простых. С одной стороны, вы планируете день и должны четко следовать плану. С другой, вы не будете хаотично хвататься за все подряд, забыв о приоритетах и времени на отдых.

  • Правило трёх

Более простой вариант предыдущего метода. Его описал Крис Бейли в своей книге «Мой продуктивный год». Из списка дел вы выуживаете три самых важных. Это и есть ваша задача на сегодняшний день. Так постепенно вы будете решать все имеющиеся задачи, по порядку значимости. Можно таким же образом определять для себя список целей на более длительный срок: неделю, месяц, год.

  • Метод 90/30

Суть метода заключается в четком отведении времени на работу и отдых. По большому счету, это «Метод помидора», но только несколько видоизмененный. Вы работаете 90 минут с максимальной включенностью и сосредоточенностью. После этого даете себе полчаса свободного времени. Отрезок времени, которое будет уделено работе, было выбрано не просто так.

Исследование Перетза Лафи из университета Йеля показало, что полтора часа — это тот временной промежуток, когда человеческий организм способен полностью погрузиться в задачу без потери концентрации.

Метод 90/30
Метод 90/30

А полчаса позволит полностью перезагрузить ум и тело для следующего дела. Причем в течение дня следует выполнять задачи по степени важности и сложности. Данного метода в планировании рабочего времени придерживаются предприниматель Томас Оппонг, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай, Лео Видрич, сооснователь ресурса Buffer.

  • Метод Дэвида Аллена

Главный принцип созданного этим бизнес-коучем метода: выполнить все важные дела, верно расставив приоритеты, можно, только если они зафиксированы и находятся у вас перед глазами. Подойдут бумажные планинги или стикеры, магнитные доски и т.д. А также специальные приложения для планирования, например, Wunderlist или Trello. Принципиально не просто создать список всех задач на день, неделю и т.д., но также распределить их по важности и срочности и указать срок выполнения для каждой.

  • Поедание лягушек

Автор метода Брайан Трейси, мотивационный коуч и автор книг по развитию, придумал девиз «Съешь эту лягушку!» Что это значит? У каждого из нас есть дела, одна мысль о которых отравляет настроение. Трейси назвал такие дела лягушками. Его совет: если есть возможность, «съешьте эту лягушку», то есть выполните эту неприятную для вас задачу в самом начале дня. Тогда дальше вы сможете спокойно работать без камня на души и в приподнятом настроении, довольные собой и предстоящим днем, уже без этого досадного дела.

  • Канбан

В основе метода наглядность и визуализация. Создайте список из трех столбиков: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing)и «Сделано» (Done). Можно использовать стикеры и переклеивать их или магнитные доски, на которых удобно стирать. Также для этого подойдет специальный сервис-планировщик, например Trello. Таким образом, вы сможете отслеживать свою продуктивность, контролировать все дела и четко представлять занятость на ближайшее время.

  • Метод Айви Ли

Родственник нескольких предыдущих методов. Предлагает заранее планировать день. Автор решил, что оптимальным количеством дел на сутки будет шесть. Набрасывать задачи рекомендуется накануне, начиная с самой приоритетной.

  • Правило двух минут

Значит, что дела, на которые вы потратите не больше двух минут, лучше выполнять сразу. Много времени не потратите, зато освободите мозг от перегрузки большим количеством мелких задач, которые надо держать в голове.

  • Fresh or Fried

В переводе с английского: свежий или жареный. Автор метода блогер Стефан Ли дает такую характеристику нашему мозгу, состояние которого меняется в течение дня, а вместе с ним и наша продуктивность. То есть с утра вы максимально свежи, но постепенно мозг «поджаривается». Нам остается только выполнить все самое важное, пока мы в наиболее ресурсном состоянии. Как это сделать?

  • Перед сном уделите 10-15 минут составлению списка дел на следующий день.
  • Все самое сложное и важное, а также неприятное (дела-«лягушки») надо уместить в период «свежего» мозга.
  • Все остальное можно оставить на вторую половину дня, когда вы уже менее активны, чуть устали («жареный» мозг) или загружены дополнительными хлопотами.
  • Такой порядок следует повторять ежедневно.

Стефан Ли уверен, что использование его методики позволит правильно распределять свои ресурсы и направлять максимальные силы на самые важные задачи.

  • Метод айсберга

Как сказал знаменитый немецкий банкир Ротшильд, «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Полтора века спустя Рамита Сети, написавшая книгу «Я научу вас быть богатым», привела работающий инструмент работы с большим объемом информацией. Для начала сохраняйте все важные статьи, письма и заметки в одном сервисе (Evernote, Notion или любом удобном) в виде текста и т.д.

Ранжируйте и каталогизируйте их по темам, важности, авторам и т.п. Не забывайте каждый месяц-полтора отводить время на просмотр сохраненных данных и удалять неактуальные. Так важная и нужная для вас информация всегда будет под рукой, что также поможет работать быстрее.

  • Автофокус

Автор этого приема планирования рабочего времени— Марк Форстер, специалист по повышению производительности. Метод The Autofocus Time Management System был создан в противовес системе Getting Things Done (GTD), нацеленной на доведение дел до конца путем выстраивания алгоритма решения для каждой из них, пока весь список не будет выполнен.

В отличие от него, «Автофокус» не мотивирует людей разделаться со всеми задачами. Он предлагает тем, кто не привык к жесткой дисциплине, следующее. Собрать все дела в один список. Выбрать из них одно самое важное и решить его. Затем повторить отбор. Когда с самым необходимым покончено, можно приступить к приятным заботам. Оставшиеся пункты можно перенести на следующий день.

  • Матрица Эйзенхауэра

Широко распространенный сегодня способ распределения задач. Авторство принадлежит президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он создал матрицу, которая распределяет все дела на четыре категории: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, но не важные», «Несрочные и неважные». Применив этот метод, вы будете видеть, с чего начать и чему уделить больше внимания.

  • Метод 4D

Буквы D в названии метода расшифровываются как Do (сделать), Delegate (делегировать), Delay (отложить) и Delete (удалить). Это те действия, которые вы можете совершить с задачами, стоящими перед вами. Настоящее спасение для тех, кто впадает в панику при виде кучи дел и проблем. За что хвататься? В каком порядке? Хватит ли времени на все? Успокойтесь. Просто распределяйте все пункты по 4 корзинам:

  • Do (сделать) — то, что требует вашего непосредственного участия. Настройтесь сделать и забыть.
  • Delegate (делегировать) — выполнить необходимо, но необязательно вам. Освободите себя, если есть, кого попросить о помощи.
  • Delay (отложить) — дело не безотлагательное и в этот день к исполнению не обязательно. Наметьте другие сроки для него и приступайте к следующему.
  • Delete (удалить) — это могут быть задачи, которые не входят в список ваших должностных обязанностей или настолько не важные, что тратить время на них не целесообразно.
Только до 28.11
Как за 3 часа
разбираться в IT
лучше, чем 90%
новичков и выйти на
доход в 200 000 ₽?
Приглашаем вас на бесплатный онлайн-интенсив «Путь в IT»! За несколько часов эксперты GeekBrains разберутся, как устроена сфера информационных технологий, как в нее попасть и развиваться.
Александр Волчек CEO GeekBrains

Интенсив «Путь в IT» поможет:

  • За 3 часа разбираться в IT лучше, чем 90% новичков.
  • Понять, что действительно ждет IT-индустрию в ближайшие 10 лет.
  • Узнать как по шагам c нуля выйти на доход в 200 000 ₽ в IT.
При регистрации вы получите в подарок:
pdf иконка

«Колесо компетенций»

Тест, в котором вы оцениваете свои качества и узнаете, какая профессия в IT подходит именно вам

doc иконка

«Критические ошибки, которые могут разрушить карьеру»

Собрали 7 типичных ошибок, четвертую должен знать каждый!

pdf иконка

Тест "Есть ли у вас синдром самозванца?"

Мини-тест из 11 вопросов поможет вам увидеть своего внутреннего критика

Хотите сделать первый шаг и погрузиться в мир информационных технологий? Регистрируйтесь и смотрите интенсив:
Только до 28 ноября
Осталось 17 мест

Остается только поступить со всеми пунктами списка согласно названию «корзины», в которую он попал.

  • Метод Тима Ферриса

В его основе лежит закон Парето, который гласит: 20 % усилий обеспечивают 80 % результата, оставшиеся 20 % достигаются с помощью 80 % усилий. Ставьте перед собой цель и идите к ней, не отвлекаясь на «шелуху» в виде длинных разговоров, бесконечных усовершенствований и т.д. Работайте над главным, а уже в оставшееся время можно заниматься мелочами. Здесь же важно вспомнить закон Паркинсона, согласно которому время на работу и отдых нужно четко планировать, чтобы быть хозяином своей жизни.

  • Хронометраж

Этот прием планирования рабочего времени помогает выявить так называемые хронофаги, то есть процессы и явления, на которые вы впустую тратите время. Для этого надо фиксировать абсолютно все, что вы делает в течение дня. Автор методики Глеб Архангельский говорит о необходимости такого контроля на протяжении двух недель. Записывайте все свои занятия и их длительность с точностью до 5-10 минут.

Хронометраж
Хронометраж

Таким образом, вы наглядно поймете, кто «пожирает» ваше время. Засиделись в интернет-магазине, заболтались с подругой, слишком долго читали новости, часто пили кофе, не можете оторваться от любимой книги или постоянно отвлекаетесь на игры с кошкой. Это научит вас относиться ко времени внимательней и тратить его себе на пользу.

  • Метод Райдера Кэрролла

По сути, это не система планирования рабочего времени, а удобная визуализация выполненных дел. Ее автор, дизайнер Райдер Кэролл, предложил удобную таблицу, где графы со списком пересекаются с ячейками конкретного дня недели. Вы планируете задачи на неделю, месяц. Выполнив очередную, закрашиваете обозначающий ее квадратик. Такая наглядность мотивирует, ведь вы понимаете: закрашенная часть таблицы — это ваша продуктивность.

  • Хотя бы N минут

Данный прием предложила Джулия Мюллер, профессор Университета из Лейпцига. Он призван помочь людям бороться с прокрастинацией, то есть бесконечным откладыванием начала дела. Часто причиной такого состояния бывает давящее чувство необходимости, принуждения извне, зависимости от обстоятельств. Начав работать и включившись в процесс, вы уже чувствуете себя активным его участником. Это мотивирует и придает сил.

  • Метод Бенджамина Франклина

Цель этого метода — придать смысл и вектор вашей деятельности на всю жизнь, как бы масштабно это ни звучало. Все-таки речь идет об одном из основателей США Франклине, который во всем стремился к серьезным достижениям. По его мнению, опираясь на собственные жизненные приоритеты, надо составить пирамиду задач на всю жизнь, начиная с самой широкой. Это выглядит следующим образом:

  • Цель на жизнь.
  • Путь реализации главной цели.
  • Задачи на 3-5 лет.
  • Планирование года и месяца.
  • Дела на ближайшую неделю и день.

Расписав все ступени этой пирамиды, вы поймете, к чему хотите прийти, что поможет вам этого добиться, а от чего лучше избавиться. А также, какие конкретные шаги вам надо предпринять.

  • Подготовка с вечера

Для многих из нас утро чаще бывает не очень добрым. Рабочий день должен начаться по расписанию, а нам хочется немного понежиться в кровати и не спеша совершить все утренние ритуалы. Таким людям психолог Ник Уигнал предлагает все возможное для начала дня готовить накануне вечером. Расписать все задачи на день, первые к выполнению можно разбить на более мелкие и написать, что именно надо сделать. Также можно подготовить одежду, собрать с собой сумку и собрать еду.

  • Дедлайны

Когда у человека есть четкий срок выполнения дела, он не может бесконечно откладывать его и постоянно отвлекаться. Понимая, что так он просто не успеет. Это прекрасно организует и стимулирует. Внешние дедлайны могут досадовать и раздражать, но именно они лучше всего работают, когда речь идет о результативности и продуктивности. Срок выполнения можно ставить себе самому.

Например, убраться до 12 дня, найти все документы для сделки к 11 и так далее. Чтобы соблюдать дедлайны, установленные самостоятельно, можно просить родных или коллег контролировать вас первое время, пока в вас не разовьется самодисциплина.

  • Одна задача в один промежуток времени

Миф о многозадачности как секрете высокой продуктивности был развеян в последнее десятилетие. Немалый вклад в это вложили ученые Стэнфордского Университета. Если вы полагаете, что справитесь с большим количеством дел, берясь одновременно за 2-3, то заблуждаетесь. Сделать-то вы их сделаете, но вот насколько качественно?

Одновременно вызывая мастера по ремонту труб и просматривая черновик доклада, вы не сможете на 100 % уловить информацию и там и там. То есть ни одно дело не будет сделано до конца. Вывод: выполняйте задачи по очереди, полностью погружаясь в каждое из них.
  • Тайм-менеджмент по хронотипу

Майкл Бреус, клинический психолог, кандидат медицинских наук, выдвинул теорию, согласно которой наша производительность зависит не только от разумного планирования рабочего времени, но и от того, к какому хронотипу мы относимся. Физиология диктует свои законы. Если в какой-то период дня у нас снижена активность, рассчитывать на многое не приходиться. И наоборот, все самые важные дела правильно выполнить в часы наивысшего прилива сил и энергии.

Какие же хронотипы выделяет психолог?

«Медведи». Готовы проснуться с 7 до 11 утра без будильника. С 11 утра до 6 вечера они максимально производительны. Лечь спать им лучше до 23 часов.

«Львы». Эти «ранние пташки» готовы к подъему с пол шестого утра, но могут проспать и до 10. С 10 утра до 5 вечера им лучше решить все важные вопросы. Отправиться на боковую они захотят раньше «медведей», лучше всего до 22:30.

«Волки». Утро для них будет добрым, если они встанут попозже. Золотое время подъема с 7:30 и до полудня. Но и активность сохраняют до 8 вечера, ложась спать только около полуночи.

«Дельфины». У них нет четкого режима, и многое зависит от других дополнительных факторов. Начать день могут в период с 6 утра до 10. Но если поймут, что не выспались, захотят опять лечь. Активность длится с 10 утра до 6 вечера. Засыпают примерно к полуночи, при этом не всегда легко. Им важно заботиться о гигиене сна и оставлять все шумные развлечения часа за 2 до ночного отдыха.

Приложения для планирования времени

Во многих методах планирования рабочего времени мы упоминали специальные приложения. Вот некоторые из них.

  • Todoist — многофункциональный планировщик, на котором также можно применять матрицу Эйзенхауэра.
  • Focus To-Do — объединяет таймер Pomodoro («Помидор») и таск-менеджер.
  • Trello — применяется для метода Канбан, когда дела распределяются по категориям в зависимости от уровня их готовности.
  • Notion — применим для метода «Айсберг», цель которого централизованное хранение всей имеющейся у вас информации, представляет из себя базу данных.
  • Forest — помогает вам концентрироваться на работе, не отвлекаясь на телефон. Дерево, растущее на экране смартфона, погибает, когда вы включаете устройство.
  • SingularityApp — таск-менеджер, составляющий вам список задач, ориентируясь на письма на электронной почте.

22 ошибки при планировании рабочего времени

Мы рассмотрели несколько эффективных методик планирования рабочего времени. Многим, чтобы начать действовать, важно не только узнать, как надо, но и понять, как не надо, в чем его ошибки. Для этого приводим список самых частых помех в грамотном распределении своего ресурса.

22 ошибки при планировании рабочего времени
22 ошибки при планировании рабочего времени
  • Отсутствие точной даты выполнения дела

Написать список дел не так уж и сложно. У многих после этого наступает настоящее облегчение. Все зафиксировано, ничего не забыто, все перед глазами. Но один вопрос остается открытым: когда? Когда слова на бумаге превратятся в выполненные задачи? Особенно это касается долгосрочных планов, не подразумевающих реализацию в ближайшие часы.

  • Не лучший момент для данной задачи

Все сделано «по уму». Есть список задач и точные сроки их выполнения. Но вы не спешите ставить галочки в этом перечне. В чем же дело? Причина может быть простой, но не очевидной: сейчас не лучшее время.

Например, на вечер после работы вы запланировали собрать обзор цен на уличные качели в вашем городе. Вы поработали с информацией на сайтах производителей и продавцов, но остались вопросы для уточнения. А у многих фирм нет колл-центров, и сотрудники отвечают только в рабочее время. Сейчас вам уже никто не ответит.

  • Неверный расчет времени, отведенного на дела

«Надо – так надо» говорите вы себе и беспощадно заполняете всю страничку планинга на день. Но реальность такова, что человеческие возможности не безграничны. Нам надо есть, отдыхать, время уходит на общение с родными, разрешение неожиданных проблем и т.д. К вечеру ваш список остается на месте. Вы недовольны собой и ситуацией. А это не лучший мотиватор.

Жалеть себя и планировать на весь день пару несложных дел, потом отдыхать от них у телевизора – тоже не вариант. Старайтесь быть с собой честным. Берите на себя столько, сколько сможете вынести. И про отдых не забывайте.
  • Дело превышает ваши возможности

Масштабная задача не разбитая на несколько этапов превращается в неподъемный камень, который так и останется на месте просто потому, что вы не знаете, как к нему подступиться. Например, «Купить ребенку велосипед». Где? Какой? По каким критериям выбирать? Как проверить его качество? Гораздо лучше разбить задачу на несколько подпунктов. И если позволяет время, на несколько дней.

  • Рады бы сделать, но не помните, что именно

Дела крутятся в голове, мы ждем вечера или выходного дня, чтобы наконец этим заняться. Но как только время X наступает, все забывается. Наваливаются новые задачи, что-то отвлекает. Во избежание таких казусов, пишите все в наглядные списки.

  • Ваше рабочее пространство не организовано должным образом

Выражение «иметь что-то под рукой» не зря так прочно вошло в нашу повседневность. Рабочее место должно быть организовано таким образом, чтобы вы точно знали, куда протянуть руку, чтобы достать тот или иной документ, ручку, ножницы и т.д.

  • Данное занятие не для вас

Речь может быть о вашем функционале на работе или домашних обязанностях. Кому-то скучно мыть посуду, а другой это обожает. Если ваши рабочие задачи постоянно вгоняют вас в тоску и грусть, задумайтесь, что не так. С ними или с вами.

  • Вы переоценили свои возможности

Подумайте хорошенько, прежде чем за что-то браться. С одной стороны, вера в себя и преодоление страхов – это похвально. Но с другой, взваливать на себя дело, в успехе которого вы очень сильно сомневаетесь, не только глупо, но и безответственно по отношению к людям, которых вы можете подвести.

  • Продолжаете работать, несмотря на плохое самочувствие

К сожалению или счастью, человеческий организм – не вечный мотор. Если и мотор, то требующий профилактики и ремонта. Не стесняйтесь болеть. Если другие хотят играть в супергероев – это их выбор. Давайте себе паузы на время болезни. В противном случае, вы и задачу не решите как следует, и здоровье еще больше подкосите.

  • Новые условия – новые правила

Предположим, вы успешны на работе и эффективны не только в офисе, но и на домашнем семейном поприще. У вас продумана логистика, распланировано рабочее время и отдых. И тут в вашей семье рождается второй ребенок. Меняется все. Нагрузка, обстановка в семье, эмоциональное состояние и т.д. Жить как раньше уже не получится. Признайтесь в этом себе и перекроите вашу нагрузку, стратегию решения вопросов и т.д.

  • Планирование без учета форс-мажора

В жизни каждого из нас случаются непредвиденные обстоятельства. Но есть профессии, в которых стресс и непредвиденные условия – часть работы. Это менеджеры по работе с клиентами, врачи, учителя, брокеры и т.д. Как им удается эффективно работать? Планируя день, они закладывают в его распорядок люфт на эти ситуации и стараются оставлять время на небольшие перерывы в одиночестве.

  • Ненадежный партнер или коллега

Если вы не можете положиться на того, с кем выполняете общую задачу, не стоит впадать в гнев или уныние. Если это родной человек, вы же не расстанетесь с ним только потому, что он забывает важные дела и медленно собирается. Коллегу тоже не всегда легко сменить. Так что, лучше всего спокойно поговорить, посоветовать приемы планирования рабочего времени, поделиться личным опытом.

  • Вы не понимаете, к чему хотите двигаться

Часто бывает, что вы постоянно чем-то заняты, но не тем. При этом остаетесь не довольны собой и своей жизнью. Кажется, что много работаете, сильно устаете, а результата нет. Разобраться в ситуации поможет простой вопрос «Чего я хочу добиться в жизни?» Возможно, ваша неосознанная цель – переезд в другой город или к морю. А вы, вместо того, чтобы изучать информацию о продаже жилья и жизни в новом месте, бесконечно убираетесь в квартире и скупаете тонны одежды, чтобы унять стресс.

22 ошибки при планировании рабочего времени
22 ошибки при планировании рабочего времени
  • Вам лучше всего работается накануне дедлайна

Конечно, приближение дедлайна всех нас стимулирует и заставляет думать только о работе. Но это не лучший способ дрессировки своей воли. Лучше все-таки научиться грамотно распределять время. Помните, что стресс изнашивает организм.

  • Страх прослыть бездельником

Ритм современной жизни заставляет нас постоянно что-то делать. Мода описывать в соцсетях, сколько дел вы успели закрыть за утро или день – тому подтверждение. Общественной похвалы и восхищения заслуживает только высоко продуктивный человек.

Есть люди, которых родители воспитали в мысли, что безделье – порок. Другие просто бояться остановиться и остаться наедине с собой. В любом случае, рано или поздно организм даст сбой, и вам все-таки придется сбавить обороты.

  • Жизнь ради других

По той или иной причине, некоторые люди получают удовольствие от того, что занимаются не своей жизнью, а делами других людей. Даже когда их не просят об этом. Но стоит лишь намекнуть или поделиться проблемой, они тут же летят на помощь. С какой точки зрения ни посмотри, это не совсем здорово. Стоит подумать, почему вам нравится быть благодетелем для других, а не для себя.

  • Страх провала

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Видимо, из этой логики и действуют люди, которые настолько бояться сделать не так, что предпочитают не делать вовсе. Можно пожелать им смотреть на мир оптимистичней и почитать биографии великих ученых и изобретателей, которые приходили к открытиям спустя десятки и сотни неудачных попыток.

  • Страх успеха

Как ни странно, и такое бывает. Кого-то страшат перемены, связанные с определенным достижением или приобретением чего-то. Других с детства приучили «жить скромно», «не высовываться», и им кажется неуместным и не подобающим то, чего они добились. Помните, что главное – оставаться собой. А привыкнуть человек может почти ко всему. И уж тем более, к хорошему.

  • Страх перед новым

Вы поставили перед собой большую цель и уверенно к ней идете. Но в какой-то момент вдруг осознаете, что очень боитесь перемен. Например, новой должности или получения прав и вождения машины. Чтобы не отступить и не саботировать реализацию плана, помогайте себе привыкать маленькими шажками.

  • Вы не хотите завершать дело

Некоторые люди получают такое удовольствие от процесса, что не хотят или бояться его заканчивать. У кого-то это связано со страхом не найти новую работу, кто-то, возможно, слишком сентиментален. Но подумайте, что полное удовлетворение вы получите, лишь увидев готовый результат. Не лишайте себя этого удовольствия. А новые проекты не заставят себя ждать.

  • Перфекционизм

Это злейший враг продуктивности. Стремление сделать лучше всех, без малейшей ошибки, приводит к тому, что человеку сложно даже начать новое дело. Он застопориться на тексте письма или названии проекта. Каждая деталь будет многократно переделываться, в то время как процесс продвигаться не будет. За перфекционизмом прячется страх критики, установка о том, что ошибки не допустимы. Все наоборот. Без ошибок прожить нельзя. А критика (конструктивная) призвана нам помогать.

  • Погоня за вдохновением

Работа не по расписанию, следование за своими сиюминутными желаниями часто оправдывается творческими людьми тем, что они ждут вдохновения. А дисциплина и принуждение, напротив, его убивают. Надо признать, что это не так. Планирование рабочего времени и трудолюбие также необходимы для успеха в творчестве, как и вдохновение. К слову, многие знаменитые писатели и музыканты рассказывали, что садились работать строго по графику, а вдохновение к ним присоединялось.

Книги по планированию времени

Из этих книг вы сможете узнать больше секретов планирования рабочего времени и почитать об упомянутых методах подробнее.

  1. «Джедайские техники», Максим Дорофеев.
  2. «Сделай это завтра», Марк Форстер.
  3. «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел», Тео Компернолле.
  4. «Канбан. Альтернативный путь в Agile», Дэвид Андерсон.
  5. «Всегда вовремя», Майкл Бреус.
Оцените статью
Рейтинг: 5
( голосов 2 )
Поделиться статьей
Добавить комментарий

Забрать
гарантированный
подарок

Получите бесплатно подборку файлов от GeekBrains:

Осталось 17 мест

Поздравляем! Вы выиграли 4 курса по ИТ профессиям. Чтобы закрепить подарок и получить к нему доступ, заполните информацию в открывшемся окне

×
Петр Озеров
Петр Озеров печатает ...