Система управления проектами: составляющие и правила выбора

О чем речь? Система управления проектами – это программное обеспечение, представляющее различные инструменты для анализа и влияния на ход работы, без которых задачи будет невозможно реализовать. Так как рынок в этой области довольно насыщен, то подобрать подходящий вариант сможет любая компания.

Как выбрать? Однако может возникнуть проблема, когда обилие предложений только мешает. В этом случае важно определить необходимый функционал. Кому-то будет достаточно только планировщика, но при сложных бизнес-процессах не обойтись без комплексной системы управления.

Суть проекта и проектного управления

Под проектом подразумевается совокупность действий, которые необходимо выполнить в течение определённого времени, имеющие цель изготовить новый товар или услугу, достичь каких-либо результатов.

Система управления проектами нужна для того, чтобы организовать деятельность и сделать работу, учитывая все требования. К примеру, надо решить поставленные задачи, выполнить всё вовремя и ограничиться выделенным бюджетом. Для достижения успехов управляющий должен знать все тонкости проекта, обладать навыком организации работы, решения спорных моментов, сплочения коллектива для достижения общей цели.

Проектный менеджмент предназначен для того, чтобы приходить к желаемому результату. С помощью этого инструмента можно определить задачи, которые нужно решить для успешного развития компании, распределить и задать правильное направление силам, необходимым для их достижения.

При управлении проектами происходит разделение работы на этапы, контроль средств, дедлайна и всего процесса. В конце можно будет взглянуть на выполнение проекта целиком или разобрать каждый конкретный этап.

Цели и задачи использования систем управления проектами

Система управления, как правило, включает в себя совокупность технологических и организационных способов и инструментов, которые способствуют поддержанию управления проектами в компаниях и влияют на их действенность и результативность. Довольно часто это определение имеет более узкое объяснение, в котором подразумеваются информационные или автоматизированные системы управления проектами.

В каждой системе контроля проектами есть поставленные задачи и цели.

К целям относятся:

• Повышение продуктивности работников компании во время работы над проектами.
• Улучшение качества навыка проект-менеджмента управляющих проектами.
• Увеличение результативности управления компании в целом (в течение какого-то времени количество законченных проектов возрастает, а расход на них уменьшается).

Главными задачами системы управления проектами являются:

• Снабжение работающих над проектом сотрудников понятными и результативными инструментами для работы и нахождения любой необходимой информации.
• Выдача руководителям проекта приспособлений, которые помогут в планировании и слежении за исполнением.
• Обеспечение руководителей отделов инструментами для контролирования объёма проделанной работы по заданию или без него.
• Наделение руководителей информацией, которая поможет им грамотно распределить работу между подчинёнными, и давать им новые проекты.
• Предоставление управляющим проектами доступа к общей мониторинговой панели всех проектов, которая даёт возможность анализировать отхождения от плана и решать, какие действия предпринять.
• Обеспечение начальства простыми инструментами, созданными для автоматизации некоторых процессов и контроля состояния общих портфелей проектов, а также качества работы руководителей.
• Снабжение акционеров возможностью наблюдать за тем, как продвигается проектирование, чтобы у них была уверенность в добросовестном подходе компании.

Уникальность каждого проекта и процессов управления им оказывает влияние на требования к функциональной мощности системы управления проектами.

Плюсы и минусы систем управления проектами

Внедрение системы управления проектами должно происходить только после того, как будут разобраны все её плюсы и минусы.

Системы управления есть во многих успешных компаниях, потому что они имеют следующие положительные аспекты:

• Помощь в фильтрации проектов: те, что не подходят под стратегии фирмы, не берутся в работу и тем самым не тормозят весь процесс.
• Выстраивание грамотного использования ресурсов, впоследствии чего возрастает результативность их применения.
• Уменьшение вероятности перерасхода достигается путём контроля всех средств. Если есть план, то траты сокращаются.
• Меньше низкокачественных проектов. Для этого происходит контроль дедлайнов и всех этапов работы. Руководитель может следить за тем, насколько качественно подчинённые выполняют свои обязанности.
• Руководителю необязательно заниматься самостоятельно сбором информации и составлением отчётов.

Скачать файл

• Прямой контакт сотрудников, работающих над проектом, что позволяет при возникновении спорных моментов обратиться за советом к коллегам.
• Упрощается процесс ведения документооборота. Система управления подразумевает наличие такой функции, которая быстро меняет и обновляет нужную информацию.
• Проще прорабатывать риски и строить прогнозы. Благодаря системе можно заранее изучить возможные риски и рассчитать исход проекта.
• Системы управления понятные и простые в использовании. Это сделано для того, чтобы любой работник мог в ней разобраться без получения каких-либо знаний.

Однако, существуют минусы в системах управления, которые тоже надо принимать во внимание:

• Высокий ценник на программы, особенно для компаний с небольшой эффективностью. Целью систем управления является повышение дохода организации, но иногда он не может покрыть вложения. К тому же оплачивать придётся, помимо программы, обновления на неё и доработки.
• Возможное усложнение простых проектов. Когда в работе находится несложный проект, системы управления не просто нежелательны, а даже, скорее, вредны, потому что они могут усложнить простые задачи.
• Много времени уходит на планирование. Руководитель и подчинённый должны распределять обязанности, менять приоритетность заданий, пополнять данные. Нередко за такими делами теряется много драгоценного времени.

Перечисленные выше минусы относительные, потому что всё зависит от правильного выбора и использования системы управления.

Кому необходима система управления проектами

Конечно же, наиболее полезными системы управления будут для руководителей компании, потому что благодаря им они смогут узнать всё о работе своей фирмы и даже контролировать продуктивность каждого сотрудника. Однако, СУП нужны не только начальникам.

Обычным рабочим системы управления тоже приносят пользу. Им дают в руки инструмент, благодаря которому они освобождаются от таких рутинных действий, как оформление документации и отчётов. Большая часть СУП сделали данные функции автоматизированными. Помимо всего прочего, через системы управления легче взаимодействовать с контрагентами и клиентами, потому что вся необходимая информация есть в базе данных.

Пример работы системы управления проектами

На первый взгляд система управления кажется сложной и мудрёной, однако, это не так, и вы сейчас сами в этом убедитесь.

Если вам приходилось работать над крупным проектом в компании, то вы должны знать о таком сервисе, как Trello. Это облачная система календарного планирования контроля. Для работы в Trello первым делом необходимо создать доску, которая будет показывать проект целиком: этапы, конкретные задания, дедлайн каждой задачи, работников, поставленных на её выполнение.

К примеру, этапы проекта распределяют по колонкам, а определённые задачи располагают в карточках, которые по ходу работы перемещают из одной колонки в другую.

Если проект групповой, то доступ к Trello должен быть у каждого участника, чтобы все могли следить за прогрессом. Добавленных пользователей можно назначать на карточки. Чтобы проще было ориентироваться в таком большом количестве данных, в сервисе есть метки для карточек. К примеру, чтобы разработчики быстро нашли карточки с предназначенными для них заданиями, им можно задать другой цвет. Также делается и для других участников.

Если одно задание выполняет несколько сотрудников, то в карточке необходимо создавать нужные метки и добавить чек-лист. После завершения своей части работы человек сможет поставить отметку на соответствующий чекбокс.

Для контроля сроков выполнения поставленных задач в каждой карточке есть свой дедлайн, который будет видно на календаре.

Очень многое зависит от человека, и никто не застрахован от ошибок. Может случиться так, что сотрудник забудет о каком-то задании и из-за этого проект будет не сдан вовремя. Чтобы этого не произошло, в настройках карточки создайте напоминание для прикрепленного к ней работника и укажите дату, когда оно должно прийти у нему на почту. Так человек вспомнит о том, что нужно выполнить задание и успеет к дедлайну.

Практически также действуют профессиональные системы управления проектами, но, зачастую, они являются не облачными серверами, а программами, которые могут работать с другими корпоративными платформами. А если такая возможность отсутствует, то это запросто можно изменить.

С помощью профессиональных систем менеджмента можно составлять прогнозы и вычислять возможные риски, определять срок выполнения проекта с учётом непредвиденных обстоятельств. К примеру, посчитать вероятность реализации проекта, если бюджет будет урезан на 30 %, поменяется состав рабочей группы или сократятся задачи.

Сервер Trello и другие программы для управления подходят для проектов различной степени сложности, но всегда надо помнить о человеческом факторе. В каждой компании найдутся люди, у которых проблемы с самодисциплиной и организацией своей работы. Они могут не заметить письмо-напоминание про сроки сдачи задания или о новых задачах, которые перед ними были поставлены, и даже не зайдут проверить почту.

Чтобы уменьшить влияние человеческого фактора, нужен проект-менеджер, который не просто добавляет задания в программу и следит за качеством их выполнения, но и находится в постоянном взаимодействии с работниками. Это единственный способ пресечь любые отмазки по типу «не видел», «не знал», «не слышал» и значительно повысить продуктивность работы команды.

Необходимые функции системы управления проектами

В каждой системе управления проектами должны присутствовать такие функции, как:

• Электронный документооборот.
• Многомерный анализ и отчетность.
• B2B сервисы для взаимодействия с субподрядчиками.
• Расширенный контроль проектов с помощью различных методов.
• Регистрация и работа с заявками.
• Описание этапов и нюансов заданий проекта.
• Предоставление информации о ресурсах и расходах.
• Создание и добавление индивидуальных чек-листов.
• Создание автоматических повторяющихся заявок по шаблону.
• Наличие диаграммы Ганта и занятости сотрудников.

Мы перечислили главные функции СУП. Но надо понимать, что в каждой программе могут быть свои особенности.

Именно по этой причине необходимо изучить разные системы и инструменты, чтобы подобрать то, что подойдёт именно для вашей компании.

Критерии выбора системы управления проектами

Чтобы выбрать подходящую систему управления, надо обращать внимание на такие аспекты:

Понятный пользовательский интерфейс

Главные критерии:

• Доступность осваивания программы, чтобы как можно быстрее применять её в работе.
• Обучение, созданное для ускоренного знакомства с интерфейсом.
• Наличие шаблонов и опций, которые возьмут на себя выполнение рутинных задач.
• Возможность быстро получить помощь в пользовании программой.

Анкета

Большое разнообразие функций

Чем больше будет проектов, тем сложнее станут задачи и выше требования к системам управления. По этой причине надо выбирать программы с широким функционалом и гибкими инструментами.

Выстроенный контакт

Если между сотрудниками будет налаженное общение, то риск забыть что-то, сделать работы больше положенного или утратить какие-то данные становится значительно ниже. Что должно быть в системе управления:

• возможность просмотра информации удалённых пользователей;
• наличие функций, позволяющих добавлять комментарии и правки, которые будут видеть все участники;
• сохранность всех данных, в том числе об изменениях, сделанных в течение работы;
• напоминания о сроках, выделенных на выполнение поставленной задачи;
• быстрый и надёжный обмен данными в режиме реального времени.

Стоимость программы

Выбирать программу надо с учётом ваших требований к ней. Если вы выполняете небольшие проекты, не набираете для этого большие группы людей и вам надо просто удобный планировщик с возможностью контроля процесса, то вполне можно обойтись бесплатными программами, к примеру, Asana.

К тому же, если над одним проектом трудится большой штат сотрудников, то расходы будут невероятными, потому что многие таск-менеджеры устанавливают стоимость пользования в зависимости от количества участников.

10 популярных систем управления проектами

YouGile

Каждая задача представляет из себя отдельный чат. Это очень сильно влияет на способ внедрения программы и пользования ею.

С помощью «зеркальных столбиков» один отдел может контролировать работу другого.

Задания можно разместить и на Agile-доске, и в индивидуальном планировщике «Мои задачи». Не будет такого, что вам негде оставить задание.

Функция «Сводки» поможет отфильтровать задачи, которые есть в других досках и проектах. Можно связать любые отделы и следить за всем.

Есть возможность создать структуру компании: отделы и подотделы, обозначать сотрудников и их должности, а также определять их права в программе. Данная система прекрасно подойдёт для группы, где больше 20 участников.

Asana

В одной программе собраны все возможные способы для визуализации заданий: списки, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Сотрудники смогут самостоятельно выбрать подходящий вариант.

Есть три ступени взаимодействия: в задаче, в проекте, внутри группы.

С помощью инструмента Progress появляется возможность контролировать прогресс каждого этапа.

Можно интегрировать в программу почту и прямо из системы управления просматривать письма. Сообщения с почты автоматически преобразовываются в задания.

Если выбрать дорогой тариф, то будет доступна бизнес-отчетность, которая помогает более подробно окунуться в проект.

Pyrus

Хорошо разработаны инструменты для действий с заданиями: «Повторяющиеся», «На контроле», «Отложенные», «Напоминания».

Возможность узнать за какой срок каждый сотрудник выполнил поставленную перед ним задачу.

Документооборот автоматизирован. Есть функции для согласования договоров и оплаты, составления заявок, работы с заказами.

Может работать с любой базой данных и объединяться с CRM.

Присутствуют чат-боты, на которых можно переложить рутинные операции и интеграции с внутренними системами организации. К примеру, чат-бот отправляет сообщение о том, что платёж согласовали, после чего в программе 1С автоматически появляется платёжное поручение.

GanttPro

За основу данной системы управления проектами была взята диаграмма Ганта. Есть возможность менять задачи местами, поднимать или понижать приоритетность, контролировать процесс, совершать с заданиями любые действия, двигать их по временной шкале.

Можно экспортировать в PDF, PNG, XLSX, XML.

Существует 17 критериев, по которым можно распределить задачи: дата создания, ответственный, приоритетность, статус, потраченное время, прогресс, цена и многое другое.

Wrike

В ней есть готовые шаблоны бизнес-процессов и проектов, как, к примеру, «Запуск нового продукта». Довольно просто создавать сложные проекты с несколькими уровнями и высокой степенью декомпозиции.

С помощью вех можно помечать какие-то важные моменты, события, которые влияют на ход проекта.

Управление версиями документов. Система может открывать и работать с файлами Word и Excel, при этом их не придётся устанавливать на компьютер, а потом заново скачивать.

Есть автоматические вопросы, например, о том, как идёт работа по проекту, которые можно отправлять коллегам.

Trello

Много красочных фонов и обложек, которые применяются к разным карточкам, отлично разнообразят рабочие будни.

Несмотря на то, что программа имеет широкий функционал, у неё очень доступный интерфейс. Можно пользоваться форумом, ежедневником, таск-менеджером, органайзером.

Есть возможность пересылать ссылку на любую карточку и ее email-адрес. Это позволяет оставлять комментарии в самой почте, не используя для этого систему.

В ней больше 30 расширений, дополнительных инструментов и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарём, MailChimp, Evernote, Twitter.

Битрикс-24

Содержит в себе внутренний конструктор лендингов, собственную CMS, создатель email-рассылок.

Возможность совершать аудио- и видеозвонки, есть коллтрекинг и sms-рассылки.

CRM-система и способность совместной работы с 1С.

В программе встроенное облачное хранилище, в котором можно менять документы, не выходя из системы.

Помимо чатов и карточек создаются отдельные группы, куда приглашаются коллеги, общаются там и отправляют различные файлы.

Есть сквозная аналитика, которая позволяет узнать, насколько эффективна реклама во ВКонтакте, Директе, Google Ads и так далее, и сколько на неё тратится средств.

Jira

Система создана для разработчиков и тестировщиков и является самой стандартизированной.

Компания может выбрать нужный модуль: Scrum, Kanban, Basic software development – для разработчиков. Process management, Project management, Task management – для бизнеса.

Существует больше 3000 приложений Jira Software, дающие возможность менять сервис под личные предпочтения каждой группы.

Доступный интерфейс, в котором хаотичный поток карточек можно преобразовать в упорядоченный бэклог.

Есть возможность подсчитать скорость и объем работы группы за спринт (Velocity) и проследить, какое количество задач должно было быть сделано, а сколько получилось по факту.

Мегаплан

Система разрабатывалась под CRM, поэтому главная её задача заключена в управлении клиентской базой и продажами.

Присутствует возможность совместной работы с 1C, почтой и телефонами, есть запись звонков.

Можно легко создавать чеки и воронки продаж, проводить документы, заниматься обработкой заказов.

Присутствует иерархия и вложенность заданий. В программе можно добавлять подзадачи, вехи, дела и подпроекты.

Есть возможность взять задачу или подзадачу за основу письма, которое будет создано автоматически, и система отправить его на почту.

Яндекс.Трекер

Основная задача программы – помощь в работе с клиентскими заявками. В систему можно добавлять заказы из почты или форм обратной связи.

Задания для разных подразделений объединяются по очередям, в которых есть возможность настроить задачи под каждую группу индивидуально. К примеру, можно изменить спринты для разработчиков или список навыков соискателя для hr штата.

С помощью дашбордов руководитель может собрать все необходимые данные о прогрессе работы над проектом.

Есть возможность рассчитать количество времени, которое было потрачено на выполнение определённой задачи.

Программа оснащена шаблонами со списком типовых заданий нужных документов, благодаря которым значительно проще создать техническое задание для подчинённых и подрядчиков.

Сложности с внедрением системы управления проектами

Работники недостаточно замотивированы

Создание системы управления проектами и её внедрение в организацию может быть осложнено тем, что сотрудники не до конца понимают, для чего она нужна, поэтому не готовы её принять и работать с ней.

Низкая мотивация у работников может быть по одной из двух причин:

• Они сомневаются в том, что программа действительно им нужна и сможет благоприятно повлиять на компанию.
• Люди считают, что вы выбрали не самый подходящий вариант системы управления.

Существует 7 типажей, которые могут повстречаться вам во время внедрения чего-то нового. Если вы сможете выстроить хорошие отношения с каждым из них, то значительно увеличите их мотивацию.

К примеру, скептики априори не любят нововведения, им нужно постоянство. Для того чтобы расположить человека к новой системе, назначьте его вашим помощником в выборе лучшей программы.

Нет поддержки и необходимых знаний

Какой бы хорошей и понятной ни была система управления проектами, от неё не будет толку, если сотрудники её не смогут освоить. Участникам группы понадобится время и помощь в обучении пользованию программой.

Есть системы, в которых отсутствует поддержка в освоении инструмента. В таких случаях руководитель сам должен организовать обучение для своих подчинённых. Без хороших и качественных знаний программы её внедрение в рабочий процесс бессмысленно.

Большое количество дополнительных инструментов

Безусловно, каждому понравится иметь возможность выбрать удобную для себя программу, однако, когда их слишком много, это не просто не облегчает жизнь, а скорее даже усложняет её. Мало того, что приходится использовать одновременно несколько программ и «прыгать» с одной в другую, так и необходимые данные разбросаны по разным системам и это создаёт много лишних хлопот, особенно если ПО не могут интегрировать друг с другом.

Самые качественные системы имеют возможность совместной работы со многими посторонними программа. Это очень важный аспект, ведь когда система управления становится ещё одним дополнительным инструментом в работе, который является отдельной программой, требующей изучения, то сотрудники точно будут не в восторге от её внедрения.

Нет программы, которая подойдёт всем

Особенность бесплатных систем в том, что они разработаны либо для каких-то определённых типов проектов, либо работают только по одному методу. Сотрудникам может быть недостаточно базовых настроек, которые в большинстве случаев играют решающую роль.

Каждый работник хочет подстроить систему под свою деятельность и личные предпочтения. Для спонсоров и заказчиков необходимо создавать разные отчётные документы. Когда программа не может удовлетворить данные требования, то вряд ли она принесёт успех компании.

Широкий и гибкий функционал – это залог успешного, быстрого и эффективного внедрения системы.

Не менее важна возможность менять интерфейс под каждого отдельного сотрудника с его индивидуальным подходом к работе. К примеру, когда программа позволяет делать отчёты и презентации так, как хочется пользователю, это значительно облегчает работу с ней. Каждый сможет выбрать то, что удобно ему: кто-то любит таблицы, кто-то визуальное представление.

Нет необходимой поддержки

Учёные выяснили, что людям намного легче принять нововведения, когда они знают их предназначение и цель. Если в вашем коллективе отказываются внедрять систему, значит вы недостаточно понятно объяснили, зачем она нужна именно вашей компании.

Для того чтобы людям было проще осознать смысл применения системы управления и её освоения, надо чётко обозначить, чем она сможет помочь. Простым объявлением о внедрении новой программы вы вряд ли добьётесь понимания со стороны своих сотрудников.

Чтобы успешно и эффективно внедрить новые инструменты, необходимо правильно замотивировать своих работников. Постарайтесь привлечь их к выбору системы, изучению, и не забывайте о личных особенностях характера каждого сотрудника и о важности постоянного контакта с ними.