Пресейл в IT-компаниях: что это, для чего нужен

Что это? Пресейл – этап воронки, активно использующийся IT-компаниями для увеличения показателя Win Rate. Является, по сути, предпродажной подготовкой, нацеленной на уточнение запросов клиентов и финальную доводку продукта.

Как работает? Отдел пресейла или специалист проводит тщательный анализ запросов потребителей, выявляя наиболее значимые и ключевые моменты. По результатам готовятся документы и разрабатывается финальное предложение.

Зачем нужен пресейл в ИТ

Средний процент конверсии, которую получают IT-компании, составляет около 15 %. Таким образом, даже задействовав популярные маркетинговые инструменты и проведя грамотную рекламную кампанию, предприятия получают в среднем один или два заказа в ответ на 10 предложений. Очевидно, что такие показатели являются достаточно низки.

К тому же на рынке постоянно появляются ограничения на использование традиционных маркетинг-инструментов. Чтобы увеличить процент конверсии, постоянно разрабатываются инновационные стратегии.

Одним из самых продуктивных, но в то же время самым дорогим инструментом является выделение этапа пресейла в отдельное направление. Для этого будет необходимо нанять квалифицированных сотрудников и постоянно обучать их, чтобы они могли использовать свои знания для увеличения процента конверсии.

Пресейл (presale) – что это? Простыми словами объяснить термин можно следующим образом: этап предпродажной подготовки, во время которого оценивается привлекательность предложения для клиента и рентабельность запланированной стратегии для компании. Целью использования этого инструмента является увеличение вероятности заключения контракта между предприятием и потребителем. Этап пресейла реализуется перед началом работ.

Использование этого инструмента даёт следующие преимущества:

• Дает возможность оценить риски реализации идеи.
• Позволяет ещё перед осуществлением проекта выявить предстоящие затраты по трудовым ресурсам, а также обозначить примерную схему работы и оценить сроки, в которые можно достичь поставленных целей.
• Дает возможность выявить лучшее решение, которое привлечёт клиента и позволит компании совершить сделку.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 27763

По сути, presale существует в любой компании, которая занимается торговлей и предлагает потребителям приобрести товар или услугу. На некоторых предприятиях нет специализированного отдела пресейла или конкретных сотрудников, которые им занимаются.

Тем не менее, сам по себе этот этап всегда предшествует продаже. Правильно выстроенный пресейл позволяет предприятию подготовиться к проведению очередного проекта. Важным моментом в реализации этого этапа является организация рабочих процессов. Если ошибиться в их построении, то промахи могут пагубно отразиться на осуществлении задуманного.

Пресейл состоит из следующих основных элементов: анализ потребностей клиентов, оценка возможностей предприятия для реализации запросов потребителей, составление коммерческого предложения, заключение договора с покупателем. Основной задачей предпродажной подготовки является выяснение потребностей клиента. Это позволяет компании предложить потребителю именно тот товар или услугу, которые ему нужны.

Необходимо подобрать квалифицированных пресейл-специалистов, потому что результаты именно их работы будут непосредственно влиять на объёмы продаж. Как говорилось выше, средний процент конверсий у IT-компаний составляет 10–15 %. Если в фирме трудится команда пресейл-аналитиков, то данный показатель может подняться до 50 %.

Если предприятие почти не имеет конкурентов в своей нише или заключило выгодный долгосрочный контракт с заказчиком, который обеспечивает большую часть оборота, то введение этапа presales, возможно, нерентабельно. Но руководство компании должно понимать, что контракт с одним клиентом накладывает определённые обязательства. Такой заказчик может выдвигать свои условия, на которые придётся соглашаться. Недовольство условиями контракта в любом случае приведёт к поиску новых возможностей для продаж.

Вы можете нанимать сотрудников для работы на этапе пресейла как на постоянной основе, так и в соответствии с текущими потребностями. Если компания предлагает стабильный ассортимент услуг или продуктов, то лучше нанять квалифицированных сотрудников в штат. Такой подход позволит постоянно обучать персонал и использовать его знания на благо предприятия.

Этапы пресейла

Конечно, оптимальным является вариант, при котором задачи технического пресейла выполняет специальный отдел или конкретный квалифицированный сотрудник. Но по факту обычно эти функции берёт на себя специалист по реализации или проект-менеджер. Основными целями предпродажной подготовки в таком случае является выявление стоимости предполагаемого проекта и сроки его проведения. Менеджер осуществляет эту работу в рамках пресейл-процесса, который включает в себя несколько этапов:

• Специалист по продажам транслирует заявку на обработку проекта в отдел пресейла. Если в компании не предусмотрена отдельная группа сотрудников для выполнения этой задачи, то данную функцию обычно выполняет проект-менеджер.
• Работник, ответственный за осуществление presale, проводит оценку будущего проекта. Во время этого процесса выявляется то, какие ресурсы необходимы для реализации поставленной задачи, и обладает ли ими предприятие. Также на этом этапе оцениваются риски будущего проекта. Иногда выясняется, что лучше отказаться от задуманного.
• В обязанности пресейл-менеджера входит общение с потребителями для выявления их предпочтений, анализ документации проекта. После реализации этих пунктов необходимо организовать обсуждение полученных данных со специалистами для оценки потребностей клиентов и рентабельности их удовлетворения.
• Подготовка предложения. На этом этапе пресейл-менеджер составляет план проекта, утверждает его стоимость и сроки.

В дальнейшем результаты пресейл-активности передаются менеджеру по продажам, который продолжает работу с клиентом. Если разработкой предпродажной подготовки занимался отдельный сотрудник, то он также может принять участие в переговорах. Если работа по пресейлу была проведена грамотно, то в большинстве случаев предложение проекта потребителю приводит к заключению контракта.

Виды клиентских запросов на этапе пресейла

Выявление потребности клиента является самой важной задачей для составления проекта. От этого зависит будущее заключение договора о сотрудничестве.

RFx (Request for X) — запрос чего-либо. В IT выделяют четыре основных типа запросов:

• RFI — запрос информации. Это самый распространённый тип необходимых данных при продаже товаров или услуг. Его суть – в удовлетворении потребности клиента в поиске актуальной информации о предприятии, его продуктах, преимуществах сотрудничества и оценке эффективности вашего предложения другими пользователями. Потребитель на основании предварительных данных хочет сделать вывод о том, насколько для него интересно сотрудничество с вами. Уделите внимание созданию фирменного стиля компании, привлекательному оформлению продуктов, обозначению ценностей и миссии, геолокации и другим аспектам деятельности, которые могут повысить доверие к вашей организации.
• RFP — запрос предложения. Не менее популярный тип, чем предыдущий. Его суть заключается в том, что клиент хочет узнать предложение компании для решения конкретной потребности. Чаще всего такие запросы используются в отношении компаний по реализации продуктов. Они позволяют покупателю получить информацию о том, насколько выгодно воспользоваться именно вашим предложением в сравнении с конкурентами.
• RFQ — запрос коммерческого предложения. Представляет собой сокращённую версию предыдущего варианта. Запрос коммерческого предложения содержит данные об общей стоимости реализации проекта с детализацией этапов. Для ответа пользователю лучше использовать чёткий список и порядок работ, а также предложить дополнительные услуги, которые смогут сделать сотрудничество более продуктивным. Такой запрос чаще всего применяется в отношении сервисных компаний, то есть тогда, когда клиент понимает, какой результат его ждёт в итоге работы, но не знает подробности осуществления проекта.
• RFB — запрос на участие в торгах/тендере. Это самый редкий вид, который обычно используется при выборе поставщиков посредством площадки, аукциона. В этом случае необходимо чётко обозначить стоимость работ, которые необходимы клиенту.

Читайте также

Посещаемость сайта: как узнать и повысить

Подробнее

В современном мире лишь немногие компании способны работать с разными видами запросов. Обычно предприятия предлагают клиентам общее решение. Даже в IT-компаниях обработка запросов не реализуется должным образом. Тем не менее, предпродажные процедуры имеют большую важность для увеличения эффективности работы. Стоит задуматься над организацией внутренних процессов и оптимизировать их.

Как понять, что пришло время собрать presale-команду в компании

Обычно предприятия развиваются не по прямой линии, а одновременно в разных направлениях. Чтобы сделать вывод о том, пришло ли уже время формировать пресейл-юнит, необходимо изучить некоторые плоскости деятельности компании (по основным показателям):

• Win Rate. Удовлетворительным показателем для данного направления является значение в 20 %. Если Win Rate составляет 25 % и более, то это считается хорошим результатом. Когда показатель ниже 15 %, то определённо стоит заняться вопросом предпродажной подготовки.
• Конверсия (MQL > SQL) (SQL > WIN). Если до этапа принятия решения о заключении сотрудничества доходит небольшое количество пользователей, то, соответственно, и предложения о заключении контракта поступают меньшему числу потребителей.
• Число взаимодействий с клиентом. Чем меньше контактов происходит с потребителем в целях выяснения его потребностей, тем меньше вероятность угадать его запросы.
• Удовлетворенность клиента. Это направление показывает, насколько предоставленная услуга или проданный продукт соответствуют потребностям покупателя.

Отсутствие в компании пресейл-специалиста или отдела приводит к снижению продаж и числа заключённых контрактов. Чтобы понять, какое количество сотрудников требуется для проведения предпродажной подготовки, необходимо проанализировать, какие ключевые функции должен выполнять персонал. Прежде всего определите, являются ли функции рresale постоянными или временными. Исходите из потребностей ниши, в которой вы работаете. Ответьте на вопросы:

• Имеет компания ресурсы для стабильной выплаты заработной платы персоналу отдела?
• Позволяет ли инфраструктура предприятия вписать рresale без необходимости ее преобразования?
• Над какими сделками нужно поработать: интересуют вас долгосрочные перспективы или быстрое заключение текущих контрактов?
• Позволяют ресурсы компании создать пресейл-отдел с нуля или нужно подыскивать готовую команду?
• Будет ли направление рresale масштабироваться в соответствии с темпами развития предприятия?
• Чем будет заниматься пресейл-специалист/отдел? Требуется ли ему тестировать перспективы нового направления или его целью станет достижение конкретных показателей?

Если вы пришли к выводу, что вам не хватит одного пресейл-аналитика для эффективной работы и нужно формировать отдел, то важно понимать, сотрудники каких направлений потребуются.

Состав команды

Для полноценной работы presales необходимо выполнение следующих ролей:

• Бизнес-аналитик. Это специалист, который сможет составить представление о деле/производстве клиента, выявить его потребности и сформировать предложение компании для решения проблем покупателя.
• Техлид. Это сотрудник, который сможет сформулировать особенности технической реализации предложения и определить, какой персонал и инструменты для этого понадобятся.
• Project manager. Сотрудник, который координирует работу всей команды и ведёт диалог с клиентом.
• Sales-специалист. Часто при формировании команды возникают вопрос: пресейл-инженер – кто это и чем занимается? Это именно тот сотрудник, который непосредственно контактирует с покупателем и в выгодном свете представляет предложение компании. При этом клиент воспринимает такого работника как представителя предприятия. Инженер одновременно выявляет требования заказчика к проекту и доносит их до производства. Благодаря такому сотруднику предложение компании преподносится клиенту с выгодной стороны.

Инструменты пресейла

Все инструменты presales можно разделить на четыре категории:

• Инструменты accountmapping – presales. Направлены на решение вопроса коммуникаций с представителями клиента. Вряд ли на встречу по вопросам заключения контракта будет приходить сам директор. В этом процессе поучаствуют и спонсор, и ЛПР, и стейкхолдер. Account mapping позволяет проанализировать внутренние процессы предприятия заказчика и выяснить, каким образом происходит принятие решений. Первичный account mapping делают маркетологи и лидогенераторы, потом окончательно разузнать все должен sales-специалист.

Использование такого инструмента актуально для больших компаний. Анализ внутренних процессов предприятия заказчика позволяет выяснить, с кем из его сотрудников обсуждать реализацию технических вопросов, кто отвечает за финансирование проекта и т. д. Для компаний малого и среднего бизнеса такая активность не имеет особого смысла, потому что в большинстве случаев потребитель сам принимает решение о покупке.

• Инструменты идентификации клиента или, иными словами, ABC-анализ и инструменты доквалификации. Продажи могут концентрироваться на разных категориях либо на какой-то конкретной.
• Шаблоны и инструменты для составления project scope statement. Основная задача всей команды отдела пресейл. Нужно выявить объём реализуемой продукции, сроки поставок и границы проекта. Эти данные очень важны для составления предложения.
• Инструменты визуализации данных. Сюда относится как разработка презентации, так и составление структурных диаграмм по результатам проведённого анализа. Визуализация данных повышает доверие клиента, так как является наглядным представлением того, что он сможет получить при заключении контракта.

Зачем нужен бизнес-аналитик на этапе пресейла

Заказчики аутсорсинговой IT-компании могут вести деятельность в разных направлениях бизнеса. Например, клиент может заниматься медициной, предоставлением косметологических услуг, ресторанным сервисом, логистикой и т. д.

Дарим скидку от 60%
на обучение «Digital-маркетолог» до 21 апреля

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Обычно предпродажная подготовка связана с рядом ограничений по срокам и затрачиваемым ресурсам. Доступ к информации о компании клиента также ограничен. В этом случае появляется риск неправильно установить потребности заказчика, что приведёт к возникновению проблем во время реализации контракта. Задачей бизнес-аналитика является предотвращение подобных недоразумений и выявление верной стратегии ещё на этапе разработки проекта.

Во время пресейла бизнес-аналитик становится ключевым контактным звеном между клиентом, сейлз-менеджером и технической командой. Специалист общается с каждой из сторон, обрабатывает данные и комментирует их, а также составляет документацию. Совместно с пресейл-командой аналитик проверяет, насколько потребности клиента соответствуют возможностям предприятия, совмещая цели заказчика и выгодные для компании условия в единый проект.

Основной целью предпродажной подготовки является заключение контракта и превращение интересующегося клиента в заказчика. Чтобы это произошло, нужно разработать эффективный и полезный для обеих сторон проекта. Именно этим и занимается бизнес-аналитик: он находит оптимальное решение, которое удовлетворит потребности заказчика и принесёт выгоду компании. Объём работы этого профессионала в основном зависит от масштаба фирмы клиента.

В любом случае специалисту предстоит решить следующие задачи:

• Ознакомиться со всей доступной информацией о деятельности заказчика.
• Проанализировать бизнес конкурентов, предложения на рынке, рассмотреть аналогичные проекты.
• Осуществить коммуникации с заказчиком для выявления его потребностей.
• Сформулировать границы проекта и описать решение поставленной проблемы.
• Оценить трудозатраты бизнес-аналитика.
• Принять участие в формировании КП.

После можно поискать актуальную информацию в интернете. При изучении проблем заказчика лучше продвигаться от общей информации к частной. Сначала стоит выявить основные проблемы его сферы бизнеса, ее тенденции. Можно почитать отчеты других агентств, проанализировать конкурентов, найти сформулированные решения его потребностей.

Когда все сотрудники команды пресейла ознакомились с запросом, стоит организовать брейншторм-сессию для обсуждения деталей и разработки подходящего решения. Во время такой встречи аналитик задаёт другим участникам вопросы, направленные на решение потребностей заказчика.

Только до 22.04

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

После проведения совещания будет проще сформулировать запросы к клиенту и определить приоритеты при разработке проекта. Обычно достаточно 10–15 уточняющих вопросов, которые проявят невыясненные детали. Такое количество позволяет команде получить нужные данные и в то же время не быть слишком навязчивыми.

Оптимальным является вариант, когда диалог с клиентом ведётся при участии бизнес-аналитика, сейлз-менеджера и представителя технической команды. При таком формате каждый из сотрудников сможет ответить на вопросы по своему направлению и выяснить необходимые для формирования проекта данные.

Какие документы готовит бизнес-аналитик на этапе пресейла

Первым документом, который подготавливает бизнес-аналитик, является набросок концепции решения (Vision and Scope). В нём структурируются имеющиеся данные о компании клиента и предполагаемом объёме проекта. Каждое предприятие имеет собственный шаблон концепции решения. Vision and Scope должен быть наглядным и ёмким. Этот документ позволяет легко понять связь между целями заказчика и тем, какое решение станет эффективным для их достижения. Отличный вариант – лаконичная презентация с использованием диаграмм и схем.

На следующем этапе аналитик составляет описание функциональности (Feature list). Этот документ позволяет оценить предстоящие затраты на реализацию проекта. Для того чтобы сделать решение более понятным, можно составить диаграмму связей или Mind map.

Список документов, которые составляет бизнес-аналитик на этапе пресейла, зависит от временных и финансовых ограничений, а также от специфики деятельности компании. Помимо основных артефактов, указанных выше, можно подготовить:

• Вайрфреймы и user flow. Позволяют визуализировать проект.
• Различные канвасы. Помогут понять особенности бизнеса клиента.
• Матрицы, сравнительные таблицы, диаграммы и т. д. От простых (карта сайта, матрица ролей, BPMN основного бизнес-процесса и др.) до сложных (GAP-, SWOT-анализ и т. п.).
• Демо коробочного решения. Позволяет создать у клиента видение преимуществ сотрудничества с вашей компанией.
• Описание персон и пользовательские сценарии.
• Другие документы, которые будут иметь значение при проведении presales.

Заключительным этапом пресейла является формирование предложения для заказчика. Как правило, этот документ включает в себя маркетинговую, коммерческую и техническую часть. Аналитик участвует в работе над предложением и знакомит команду с предполагаемыми временными затратами на разных этапах активности. Помните о том, что при составлении этого документа основным фактором является поиск точек пересечения потребностей заказчика и возможностей вашей компании.

Клиент на этапе пресейла часто не знает, какое решение может стать оптимальным в его случае. Он ждёт экспертной оценки ситуации и инициативного предложения от IT-компании. Фирме важно показать свои особенности с выгодной стороны и заполучить клиента. В такой ситуации функции IT-консультанта часто исполняет бизнес-аналитик. Если он может предложить эффективное решение проблем заказчика, то доверие к нему возрастает.

Что вызывает сложности в работе пресейл-менеджера

В своей работе пресейл-менеджеры сталкиваются с различными трудностями:

• Ожидания клиентов. Бывают ситуации, когда заказчик приходит в компанию с масштабным заданием, которое нужно выполнить в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. Понятно, что любой человек ищет для себя максимальную выгоду. Но если заявленные требования невозможно выполнить, необходимо грамотно выстроить коммуникацию с клиентом. Важно объяснить заказчику, почему компания не может удовлетворить его потребности и как на самом деле обстоят дела. Расскажите, что готовы сделать, чтобы максимально быстро и бюджетно решить его проблему. Грамотное выстраивание диалога с клиентом приведёт к заключению контракта.
• Взаимодействие с менеджерами по продажам. Таким сотрудникам необходимо постоянное обучение, на котором они будут знакомиться с инновациями компании и её приоритетами. Это убережёт от неэффективных решений.
• Горящие сроки. Часто пресейл необходимо проводить быстро, чтобы клиент не успел передумать по списку заявленных требований или вовсе уйти к конкуренту.
• Работа с возражениями. Клиент может отказываться от сделки по различным причинам. Возможно, он считает проект слишком дорогим или сложным. Некоторые заказчики не хотят заключать контракт, потому что не видят гарантии успеха. Пресейл-менеджер должен иметь аргументированные ответы на самые популярные возражения и корректно подводить клиента к оформлению сделки.
• Дефицит персонала. Для разработки сложных проектов требуется вовлечение большого количества различных специалистов. Сроки проведения пресейла обычно горящие, а найти компетентных сотрудников не так-то просто.

Читайте также

Яндекс.Метрика: востребованная система веб-аналитики

Подробнее

Если менеджер по пресейлу квалифицирован и обладает необходимыми профессиональными навыками, то он умеет справляться со всеми вышеперечисленными сложностями. Способность конструктивно выстраивать диалог поможет при работе с клиентами и сотрудниками отдела продаж. Умение грамотно распределять время пригодится в условиях горящего дедлайна.

Анализ эффективности пресейла

Помимо очевидного KPI — Win rate, желательно отслеживать следующие показатели:

• Число полученных RFx.
• Скорость обработки RFx.
• Периодичность контактов с потенциальным клиентом.
• Степень заполненности карты клиента (кто ЛПР, основные проблемы клиента и проч.).
• Степень удержания текущих потребителей (контактов, предложений).
• Количество продаж постоянным клиентам.
• Длительность цикла сделки.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

Системное отслеживание данных показателей позволит вам сформировать представление о том, насколько эффективны предлагаемые клиентам решения.

Некоторые IT-компании считают presales слишком затратным подходом, который не окупает себя. Обычно это происходит по следующим причинам:

• Отсутствие видения целевой аудитории.
• Низкая эффективность в том случае, если заказчик общается только с одним представителем компании. Клиенту важно видеть, что за разработкой его проекта стоят реальные специалисты.
• Неправильное определение сотрудника со стороны клиента, с которым стоит вести переговоры. Именно выявление такого специалиста является одной из важнейших задач presales.
• Проблемы воронки продаж. Важно понимать, что на работе команды пресейла коммуникация с клиентом не заканчивается. Чтобы заключить контракт, нужна грамотная работа всех специалистов компании.

Оптимальным считается разделение воронки продаж на три стадии: подготовка предложения клиенту; его презентация; сбор обратной связи и уточнения в предложении. Для контроля каждой из них нужно подобрать компетентных сотрудников, которые смогут отслеживать эффективность работы на этапе и вносить улучшения при необходимости.

Предпродажная подготовка так же важна, как и действия во время заключения сделки. Клиент в поисках оптимального решения рассылает свой запрос по нескольким компаниям, и чем быстрее и грамотнее вы отреагируете на его потребности, тем выше шанс совершения покупки. Отслеживайте важные показатели и работайте над повышением привлекательности проектов. Тогда успех и увеличение процента конверсии не заставят себя долго ждать.

Автор статьи

Редакция сайта GeekBrains

Оцените статью

Рейтинг: 5

( голосов 2 )

Поделиться статьей