План проекта: какие задачи решает, как создать

Что это? План проекта – документ, помогающий организовать все процессы, нацеленные на конечный результат проекта. Помогает экономить время, ресурсы, мотивирует.

Как создать? Для разработки плана проекта необходимо определить цели, назначить ответственных, объем работ, возможные риски.

Что собой представляет план проекта

Любому проекту предшествует его планирование. Данный этап создает своего рода фундамент, надежность которого определяет успех работы и своевременное ее завершение.

На практике же лишь 29% компаний успешно реализуют свои проекты без превышения сроков и бюджета. Об этом говорят статистические исследования.

Этап планирования является одним из наиболее важных на всем цикле развития проекта. На этой стадии осуществляется сбор всей необходимой для запуска проекта информации. Собранные сведения фиксируются в план-графике.

Итак, следует разделять планирование и план нового проекта. Различие между этими понятиями весьма простое.

Планированием называют процесс, включающий в себя обсуждение деталей, выяснение объема работ, постановку целей и задач.

Данный документ, являющийся итоговым результатом планирования, необходимо утвердить до начала любых работ. Он в дальнейшем послужит ключевым и достоверным источником сведений о реализуемом проекте.

Существует специализированное «Руководство по управлению проектами». Авторы пятого издания включают в процесс планирования создание нескольких вспомогательных планов:

• Управление человеческими ресурсами с учетом их доступности и профессиональных навыков.
• Управление издержками, включающими разного рода закупки и обязательства перед подрядчиками.
• Формирование коммуникаций с указанием порядка, сроков и формата взаимодействия между членами команды и заинтересованными лицами.
• Определение возможных рисков и работа с ними.
• Оценка качества проекта с определением главных показателей.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31976

Для успешной реализации разделы плана проекта могут содержаться и в рамках одного документа. Как правило, все сводится к фиксированию:

• требований к проекту;
• сроков его выполнения;
• объемов предстоящих работ;
• списка заинтересованных участников;
• суммы, выделенной на реализацию;
• ресурсов, которые потребуется использовать;
• возможных рисков.

Цели плана проекта

В графике проекта документируются разного рода договоренности. Также данный документ облегчает взаимодействие между всеми участниками, позволяет зафиксировать объемы работ, составить смету расходов.

Читайте также!

Питчинг, его задачи, цели и принципы

Подробнее

Основной план проекта в целом должен отвечать на 4 ключевых вопроса.

• Для решения каких задач требуется выделять на проект деньги?
• Что следует предпринять, чтобы достичь поставленных целей?
• Кто конкретно будет участвовать в проекте, и каковы его полномочия?
• В какие сроки необходимо выполнить основные шаги и полностью реализовать проект?

Основы разработки плана проекта

Прежде всего проектный менеджер разрабатывает концепцию. Далее определяется стратегия с конкретизацией важных моментов.

Менеджер проводит презентацию проекта перед инвесторами и топ-менеджерами, рассказывая о его методиках. Среди слушателей формируется группа участников, с которыми впоследствии будут заключены контракты. Затем следует этап непосредственного выполнения заявленных работ.

В процессе создания плана проекта необходимо обговорить основные характеристики реализации данного проекта. Они обычно формулируются так:

• Длительность каждого контролируемого процесса проектной деятельности
• Потребность в человеческих, материальных и финансовых ресурсах
• Сроки поставки оборудования, сырья, материалов и т. п.
• Формат привлечения к проекту заинтересованных лиц

Качество планирования напрямую влияет на результат работы, поэтому на каждом этапе необходима гарантия, что планируемые процессы будут реализованы в установленные сроки и с соблюдением заданных требований. Последние касаются, в частности, нормативов и стоимости работ. Необходимо также назначить лиц, ответственных за выполнение проекта.

При составлении плана реализации проекта выполняется ряд процессов, как основных, так и вспомогательных. В частности, обязательно:

• кратко описывается содержание плана;
• формулируются базовые этапы реализации проекта;
• производится декомпозиция крупных задач на мелкие;
• разрабатывается смета, оценивается стоимость использования всех ресурсов;
• составляется календарный цикла работ;
• определяются конкретные ресурсы, необходимые для выполнения проекта;
• формируется бюджет;
• определяются вероятные риски, способные ограничить выполнение работ или воспрепятствовать этому;
• собираются и компонуются воедино результаты других проведенных процессов планирования;
• разрабатывается пошаговый алгоритм действий, которые гарантированно приведут к заявленному результату и к успешному завершению проекта.

Вспомогательные процессы отличаются от основных тем, что могут быть частью планирования лишь по мере необходимости. Как правило, это проектирование и установление стандартов качества, подбор персонала с распределением обязанностей, логистические вопросы и т. д.

План выполнения проекта должен в итоге содержать всю необходимую информацию, систематизированную по срокам, уровням сложности, моделям и т. п. Эти данные в дальнейшем нужно регулярно сравнивать с фактическими показателями для обеспечения максимальной эффективности и гибкости реализации.

Как составить план проекта: пошаговая инструкция

Менеджер проекта прежде всего составляет список вопросов, с которыми придется столкнуться на всех этапах реализации проекта, а также ищет ответы на эти вопросы. Желательно при этом использовать некие общие шаблоны и модели. Далее рассмотрим конкретные шаги по составлению графика проекта.

Шаг 1: Общение

Необходимо плотно взаимодействовать с командой, обсуждая с ее участниками цели и задачи предстоящей работы. Руководитель проекта должен распределить между исполнителями зоны ответственности, сроки и прочие нюансы, связанные с реализацией проекта.

Активно общаться нужно не только на первом этапе, но также в течение всего процесса работы.

Шаг 2: Определение целей, назначение конкретных исполнителей

Как одна из составляющих плана проекта, данный шаг может вызвать некоторые трудности. Во-первых, для работы зачастую требуется достаточно большая команда. Во-вторых, участники влияют на процесс как напрямую, так и опосредованно. К тем, кто будет оказывать непосредственное влияние, нужно отнестись особенно серьезно.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 01 декабря

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

К участию в проекте могут быть привлечены:

• Заказчик, финансирующий весь объем работ и утверждающий проект.
• Руководитель проекта, который планирует работы, реализует их и контролирует их выполнение.
• Команда исполнителей, занимающаяся созданием конечного продукта на всех этапах, включая разработку продукта, дизайн, контроль качества и т. д.
• Конечный потребитель продукта.
• Другие заинтересованные лица (риск-менеджеры, снабженцы и пр.).

Также на втором этапе проводятся собеседования с главными ответственными лицами. По результатам таких интервью выявляются установленные требования и цели. Здесь лучше всего подойдет методика SMART.

Шаг 3: Определение полного объема работ

Это, безусловно, наиболее важный из всех этапов плана проекта. Здесь выявляются и совместно с участниками конкретизируются ключевые моменты всего хода работ. В частности, обсуждают экономическое обоснование проекта, описывают конечный продукт, составляют критерии соответствия, определяют конкретные цели и желаемые результаты и т. д. Необходимо на этой стадии достичь полного понимания участниками всех вопросов. Основные данные заносятся в график проекта.

Шаг 4: Назначение ролей и распределение зон ответственности

Менеджер проекта должен распределить задачи между участниками команды и полностью донести их до участников. При этом нужно помнить, что любой сплоченный коллектив состоит из ограниченного числа специалистов.

Шаг 5: Составление графика

Данный этап непосредственно следует из предыдущего. После распределения ролей и зон ответственности далее необходимо установить длительность работ по каждому ресурсу с обозначением начала и окончания.

Здесь же фиксируются ключевые события, и в итоге формируется график выполнения работ.

Шаг 6: Визуализация плана с использованием диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта является эффективной методикой составления плана проекта. Менеджеры используют ее для упрощения обмена информацией между всеми участниками и заинтересованными лицами. Благодаря этому создается понятная общая картина работ.

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

Календарный план можно создавать и другими методами визуализации:

• Метод критического пути (Critical Path Method, CPM).
• Иерархическая структура работ (Work Breakdown Structure, WBS).
• Диаграмма PERT.

Читайте также!

Рентабельность: зачем считать и как

Подробнее

Также существуют удобные специализированные онлайн-сервисы планирования. Используя эти инструменты, менеджер выполняет следующие функции:

• Создание и распределение задач.
• Определение сроков выполнения этих задач.
• Установление зависимости между задачами, а также контроль их выполнения.
• Отслеживание хода конкретных событий и процесса реализации проекта в целом.
• Определение требуемых ресурсов, а также установление их стоимости.
• Взаимодействие с участниками команды, просмотр произведенных ими изменений.
• Отслеживание ключевых событий.
• Визуализация кратчайшего срока завершения проекта (так называемого «критического пути»).

Шаг 7: Управление рисками

План организации проекта предполагает наличие рисков на любой стадии реализации данного проекта. Управлять ими крайне важно в процессе планирования.

Опытный руководитель умеет не только предугадывать рискованные ситуации, но также планировать способы решения в случае возникновения таких ситуаций. Остальным участникам при этом необходимо соответствующим образом реагировать на любые изменения.

Перечислим наиболее вероятные риски.

• Завышенные ожидания о сроках и затратах.
• Плохо сформулированные требования и пожелания.
• Нечетко обозначенные роли и зоны ответственности.
• Изменение существующих или создание новых требований.
• Сокращение бюджета, выделенного на реализацию проекта.
• Плохо налаженное взаимодействие между членами команды.

Итак, планирование является обязательной частью деятельности любого менеджера. При отсутствии подробного графика слаженная работа команды и успешное завершение работы будут невозможны.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

К процессу планирования необходимо походить особенно серьезно, если участники команды заняты параллельно в других проектах, работают удаленно либо взаимодействуют с международными компаниями.

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование