KPI: плюсы, минусы нюансы внедрения

Что это такое? KPI – аббревиатура, которая расшифровывается как «ключевые показатели эффективности». Они применяются к отделу, проектной команде специалистов или определенному сотруднику.

Что учесть? Не существует универсальных KPI, подходящих для всех. Для одних бизнес-процессов будут уместны свои метрики, для других – иные. Да и вообще система показателей работает эффективно не в каждой второй компании, так как не все можно оценить цифрами.

Что такое KPI

Расшифровка аббревиатуры KPI – Key Performance Indicators, то есть ключевые показатели эффективности. По ним становится понятно, отвечают ли требованиям компании лица, задействованные в выполнении тех или иных рабочих функций. Это позволяет владельцу бизнеса оценивать результаты, корректировать процессы, распределять премии. При этом KPI каждого специалиста рассматриваются с привязкой к общим показателям коллектива.

Для успешного функционирования компании важно, чтобы все её отделы действовали слаженно на пути к общей цели. В этом помогают эффективная мотивация и адекватное планирование показателей. Тогда вы получите рост продаж, приток клиентов, своевременные доставки и т. д.

Что такое KPI простыми словами? По сути это показатель эффективности сотрудников, для которых поставлены определенные производственные цели. Различают KPI для директора (руководителя) и KPI для каждого отдельного менеджера. Иногда, говоря о выполнении KPI, имеют в виду процент реализации плана (в целом либо по неким отдельным показателям).

KPI для маркетолога, к примеру, может выражаться в числе новых лидов, привлеченных в течение месяца (недели). А для менеджера по продажам, работающего на телефоне, в качестве KPI назначают среднее время, уходящее на обработку звонка, либо число клиентов, перезвонивших по уже заданному вопросу. Внедрение системы KPI актуально для самых разных сфер деятельности, в продажах (там это используется практически повсеместно), услугах, строительных, ремонтных работах и т. д.

KPI демонстрируют, какую отдачу вы получаете от приложенных усилий и как это отображается на показателях производительности и эффективности.

Зачем внедрять систему KPI

Данный маркер позволяет понять, окупаются ли ваши усилия и насколько.

Вот что позволяет сделать внедрение KPI:

• лучше замотивировать персонал, показать, что поставленные цели реальны и достижимы;
• оптимизировать процесс постановки задач, планирования темпов и показателей объёмов продаж;
• максимально объективно подходить к оценке результатов, поощрять тех, кто приложил больше усилий, и избавляться от слабого «балласта», тянущего всех назад.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31984

Практика показывает, что для нормальной оценки продуктивности коллектива личных наблюдений руководителя недостаточно. KPI же отлично демонстрируют производительность, эффективность, результативность. Вот что дают KPI для бизнеса:

• показатели работников неразрывно связаны с общей стратегией развития компании;
• менеджеры ответственнее подходят к выполнению своих обязанностей, когда знают, что все их действия подлежат строгой отчетности;
• когда компания нацелена на повышение производительности, неотъемлемой задачей становятся повышение квалификации кадров и привлечение новых работников;
• производственные показатели неизменно растут благодаря дружной и слаженной работе всей команды.

Еще разработка персональных KPI помогает правильно и прозрачно настроить систему мотивации. От усилий человека зависит, дадут ему премию, оштрафуют, похвалят или уволят. И начальство не сможет поступить несправедливо, потому что все данные четко фиксируются.

Виды KPI

Выделяют две основные разновидности показателя KPI:

• KPI производительности (Output);
• KPI результата (Outcome).

Показатели производительности – количественные. То есть, это может быть подготовка трех рекламных кампаний, размещение 20 баннеров, введение трёх новых операций.

При оценке KPI больше внимании обращайте на показатели результатов. Именно по ним видны не объёмы работы, а то, насколько эффективно она выполняется. Рекламные кампании могут следовать у вас одна за другой, но если они плохо продуманы, роста продаж вы так и не дождетесь.

По скорости достижения намеченных целей отличают KPI:

• опережающие (Leading);
• запаздывающие (Lagging).

По опережающим KPI сразу видно, что маркетинговые шаги принесли свои плоды. А запаздывающие можно будет оценить только позже.

К примеру, вы запускаете приложение на новую страну, где его еще никто не видел. Специально готовите рекламную кампанию и смотрите, сколько людей перешло по ссылке и скачало приложение. Это и будут опережающие KPI. По ним видна результативность проведенного маркетингового мероприятия. А запаздывающие KPI – это число пользователей, которые на протяжении нескольких дней снова зайдут в приложение и приобретут его.

Для объективной оценки эффективности проекта следует учитывать оба KPI. По первому вы сразу будете иметь на руках конкретные цифры. По второму – получите данные через какое-то время. Чаще всего запаздывающие KPI демонстрируют объём прибыли от проекта, степень вовлеченности аудитории либо уровень качества продукта. Вы можете лишь предполагать, сколько людей вернется в приложение через 10 или 20 дней, но чтобы получить точные цифры, придется подождать.

Ещё KPI могут отличаться в зависимости от целей работы. Существуют:

• KPI прибыли;
• KPI возврата средств, вложенных в рекламу;
• KPI поиска лидов;
• KPI привлечения трафика.

Возврат средств, вложенных в маркетинг, оценивается по показателям ROMI (Return on Marketing Investment) и ROAS (Return on Advertising Spend).

ROMI = (Прибыль компании − Бюджет на маркетинг) / Бюджет на маркетинг × 100

ROMI — общий показатель окупаемости рекламных вложений. Они дают вам прибыль, если ROMI превышает 100 %. Если он равен 100 %, это говорит, что маркетинговые расходы окупились, а если ниже 100 %, то реклама себя не оправдывает.

ROAS = Доход от рекламной кампании / Расходы на рекламную кампанию × 100

По показателю ROAS вы видите, насколько себя окупает та или иная кампания. За основу расчета данного KPI берут доход от конкретного мероприятия (а не общую, полученную компанией прибыль). Выводы аналогичные. ROAS выше 100 % — кампания успешная, приносит прибыль. ROAS равен 100 % — дохода от кампании хватило лишь на то, чтобы её окупить. Ну а если показатель ниже 100 %, ваши расходы на кампанию превысили полученный доход.

KPI привлечения трафика показывают, сколько пользователей обратили внимание на ваше предложение (это количество посетителей сайта, широта охвата через социальные сети, число просмотров вашего видеоролика и т. п.).

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 01 декабря

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Читайте также!

Стили лидерства: какие бывают и когда применять

Подробнее

Есть, к примеру, такая метрика MAU (Monthly Active Users). Это число привлеченных активных пользователей в течение месяца. Конечно, чтобы через сайт что-то покупали, нужно, чтобы на него заходил народ. Однако не факт, что чем больше посещений – тем больше продаж. На прибыли это вообще может никак не отразиться. «Метрики тщеславия» чаще рассматриваются как опережающие KPI.

5 этапов разработки системы KPI

Чтобы система KPI компании давала наглядную картину по результатам работы, нужно грамотно подходить к вопросу планирования. Для каждой бизнес-задачи следует внедрять свои KPI, по которым будет видно, насколько своевременно и точно эта задача решается.

Далее – порядок разработки системы KPI для предприятия.

Чётко сформулируйте цель

Цель нужно определить максимально ясно. К примеру, если вы задаетесь целью «занять лидирующие позиции на рынке», то KPI тут могут быть такими: «на 10 % поднять объём дохода», «ввести в товарную линейку 20 новых позиций» и т. п.

Задайте критерии успешного движения к цели

Для этого дайте ответы на следующие вопросы:

• Какова ключевая цель компании?
• Является ли она достижимой?
• В какой срок требуется её достижение?
• Как следить за продвижением к ней?

Соберите информацию

Воспользуйтесь для этого автоматическими сервисами вроде «Яндекс.Метрики». Либо можно вручную собрать нужные цифры в отчетной документации предприятия. Пополняйте информацию всегда из одного и того же места.

Напишите формулу KPI

Какие-то KPI оцениваются по единственной метрике, но в большинстве случаев используются формулы, включающие в себя несколько показателей. К примеру, чтобы посчитать KPI дохода с продажи машины, нужно знать общую выручку и число реализованных машин.

Создайте формулы KPI и протестируйте (с какими-либо конкретными данными), чтобы проверить корректность их работы.

Донесите KPI до коллектива

Можно представить информацию в виде диаграмм и графиков. Учитывайте, что с изменением целей бизнеса (а такое случается часто) нужно будет корректировать либо вовсе менять и показатели эффективности, и это нормально.

Формула расчета KPI сотрудника

Для персонала KPI являются хорошим стимулом, ведь от них напрямую зависит зарплата. По формуле высчитывается индекс KPI, то есть разница между целевыми показателями и достигнутыми результатами. Если KPI = 100 %, сотрудникам полагается премия за перевыполнение плана. Но при KPI = 90 % премии не будет (план не сделан).

Как рассчитать KPI? По следующей формуле:

Индекс KPI = ((Факт — База) / (Норма — База)) х 100 %

Здесь:

• База – минимально возможный результат.
• Норма – запланированный результат.
• Факт – достигнутый результат.
• Цель – идеальный показатель результата.
• Вес – степень важности.

Есть более короткая формула, в которой «База» и «Норма» в расчетах не участвуют:

Индекс KPI = Вес KPI х Факт / Цель

Пример расчета KPI сотрудника

В качестве примера можно привести расчет KPI для менеджера отдела маркетинга Сергея, зарплата которого зависит от выполнения плана. Пусть запланированные KPI – 300, а Сергей совершил 342 уникально-целевых звонка.

Это перевыполнение плана на 14 %. То есть менеджеру полагается соответствующая надбавка к фиксированному окладу. Это расчет персонального KPI. Однако целей и задач для работников может быть больше. Например, цель по звонкам плюс цель по снижению стоимости лида. Пусть одно обращение не должно обходиться больше 700 рублей.

И здесь Сергей немного «не дотянул», цена обращения получилась равной 740 рублям. Тогда выполнение плана получается равным 94 % (700 / 740 × 100 %).

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

Теперь можно посчитать общие KPI: сложить показатели по обеим задачам и разделить на их количество. Получается: (94 + 114) / 2 = 104 %. Это образец расчета среднего значения KPI с учетом всех задействованных метрик. Итоговая зарплата сотрудника непременно будет зависеть от достижения общего KPI.

7 сервисов для KPI-автоматизации

На рынке представлено множество программ для оценки выполнения сотрудниками KPI. У каждого сервиса свои функциональные возможности, разный по глубине методический подход, более или менее понятный интерфейс. Далее – о программных продуктах, заработавших наибольшую популярность.

KPI-Drive

На российском рынке KPI-Drive появился в числе первых. Базируется на облачной платформе, и использовать его нужно через браузер. Стоит признать, интерфейс продукта уже немного устарел.

При этом функционал полностью основан на авторской методике и развивался именно с учетом этого. То есть его пользователи – в основном люди, прошедшие обучение на авторских курсах и использующие затем предложенную методику для разработки системы оценки персонала. По сути, авторский подход к созданию продукта не позволяет считать его универсальным, сужает возможности адаптации (и применения повсеместно по любым предприятиям России).

Функционал позволяет отслеживать выполнение количественных и качественных показателей. Кроме того, здесь есть всё для управления выплатами для персонала, а именно, расчетные листы, учет налоговых отчислений и проч.

Сервис позволяет подключать к работе весь коллектив, согласовывать цели, видеть общие итоги и т. п. К мобильным устройствам продукт не адаптирован. Инструментов визуализации процессов здесь нет, открытых данных об инструментах автоматической загрузке информации тоже. Имеется нечто вроде конструктора отчетов. Отзывы и обзоры по уже задействованным решениям можно посмотреть на сайте.

1C: Управление по целям и KPI

Суть сервиса «1C: Управление по целям и KPI» в том, что он базируется на «1С: Предприятие 8.3». Данная платформа широко используется в российских компаниях, что, несомненно, дает продукту «1C: Управление по целям и KPI» ряд конкурентных преимуществ. Он легко интегрируется с другими системами учета, задействованными в упомянутой платформе.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

Здесь есть конструктор для формирования актуальных для вас методик оценки работы персонала (с учетом KPI, поставленных задач, заданных стандартов). Анализ регулярных метрик можно автоматизировать (есть настройка типовых процессов в бизнесе, оповещений). Предусмотрено использование личных кабинетов пользователей (с указанием ролей и прав), что делает систему интерактивной.

Адаптации к мобильникам нет. Хорошо продуман функционал по автоматическому сбору данных. Они поступают через com-соединение, за счет обмена xml-пакетами, доступна бесшовная интеграция с внешними источниками информации (а именно – с большей частью популярных СУБД). Есть сведения об успешном внедрении продукта на предприятиях не только малого, но и крупного бизнеса.

KPI Monitor

Запатентованный продукт, включенный в реестр российского софта (кстати, «1С: Управление по целям и KPI» тоже там есть) по программе импортозамещения. По замыслу разработчиков KPI Monitor скорее считается инструментом Business Intelligent (BI). Поэтому здесь в основном функционал «заточен» под обработку количественных данных (KPI) и управление ими.

Доступно проведение многомерного анализа, визуализации (с интерактивом). Интерфейс интуитивно понятен и удобен в использовании. Хорошо проработаны опции для консолидации цифровых показателей. Функционал развивается с учетом концепции ЕРМ, поэтому решение отлично подходит для применения в топ-менеджменте, сфере финансирования (для составления финансовых планов и прогнозов).

Для Performance Management есть опция запуска «отчетной компании», возможность самостоятельно оценить каждую из компетенций, однако для согласования планирования проектов и задач специального функционала нет. Ещё из плюсов – наличие мобильной версии. ПО KPI Monitor приобретают крупные компании, банки, например. Для учреждений образования есть возможность приобрести продукт на особых условиях.

Решение с довольно скромным функционалом и, можно сказать, несовременным дизайном, хотя на рынок продукт вышел не так уж давно. Впрочем, он прост в использовании, и первоначальная настройка обходится сравнительно дешево. Поэтому, возможно, для малого бизнеса это как раз то, что нужно. Здесь есть возможность работы с количественными метриками, управления задачами, использования оценочных листов.

Графической визуализации нет ни в каком виде, зато имеется преднастроенная отчетность (несколько вариантов). Плюс есть опция напоминаний: можно поставить задачу администратору либо о том, что пора заполнить оценочные листы. Еще можно подгружать в систему данные из MS Excel, 1C (для зп), csv, xml.

SAP SuccessFactors

Это вариант комплексной HRM-системы. Поговорим более детально об одном из её модулей, а именно — Performance & Goals. Данная разработка базируется на облачной платформе. По сути это веб-портал, позволяющий согласовывать задачи и оценивать эффективность сотрудников компании. Тут можно задавать цели, каскадировать их по непосредственным исполнителям, оперативно отслеживать статусы процесса исполнения.

Что дает калибровка целей? Вы видите, кто из сотрудников работает лучше. Кроме того, есть отличные инструменты для визуализации процесса продвижения к целям и много вариантов для ведения кадровых отчетов и форм. Ещё можно настроить расчет премий с учетом личного вклада каждого участника процесса. На сайте разработчика есть информация об участии продукта в крупномасштабном бизнесе (зарубежном в основном).

И именно эта разработка будет в числе самых выгодных с точки зрения инвестирования. Но имейте в виду, что в РФ может быть ограничен доступ к данному сервису. Причина в том, что по действующим законам персональные данные должны храниться исключительно на российских серверах, а на сегодняшний день дата-центр располагается за границей.

Elma KPI

ПО для автоматического формирования карты стратегических и операционных целей предприятия с последующим распределением их по конкретным специалистам. В матрицах итоговых результатов отображаются и количественные, и качественные показатели. Доступна настройка бизнес-процессов с помощью специального конструктора, а вот шаблоны для оценочных сессий не предусмотрены. Для внутреннего взаимодействия есть возможность отправлять сообщения, комментировать процессы. Нет функционала для управления ФОТ, а для контроля трудозатрат – лишь один единственный отчет.

Для настройки контрольных панелей встроен специальный конструктор, для сортировки данных – разнообразные фильтры. Продукт адаптирован к App Store для iPad в виде приложений. Данные в систему собираются с помощью разных механизмов. Можно брать информацию по встроенным бизнес-процессам, запрашивать её напрямую из баз данных, собирать на сайтах, в электронной почте, интегрироваться с OLAP-кубами и т. п. Опубликованных сведений о практическом применении данного модуля системы на сайте разработчиков нет.

KPI Suite

Изначально KPI Suite задуман как сервис для удобства проведения коллективных работ. Продукт включает в себя готовые модули, среди которых и те, что предназначены для оценки KPI сотрудников и производства. Большое внимание уделено визуализации (при помощи информационных панелей) и приданию процессу интерактивности.

Есть встроенные блоки для управления проектами, просчета рисков, разработки стратегий (для этого используется классическая BSC-карта). Нет функционала для настройки оповещений и осуществления типовых процессов Performance Management. Сервисов для создания отчетов тоже не нашлось. Поставщиком обозначена возможность загрузки данных из СУБД с помощью промежуточных таблиц (витрин). По уже реализованным проектам информация весьма скудная.

Причины внедрять систему KPI и обходить ее стороной

Плюсы от внедрения систем KPI в бизнес:

• Возможность индивидуально распределить ответственность между сотрудниками.
• Возможность расчета премий с привязкой к выполнению персонального плана.
• Возможность наглядной демонстрации личного вклада каждого человека в общий процесс.
• Возможность дать сотрудникам дополнительную мотивацию к более усердной работе.
• Результаты каждого можно в любой момент измерить и оценить.

Читайте также!

Диаграмма Ганта и способы ее использования

Подробнее

На практике (это подтверждено и целым рядом исследований в маркетинговой сфере и бизнес-показателями в самых разных отраслях) внедрение KPI не всегда бывает оправдано.

Далее – пять примеров обстоятельств, при которых система KPI не только бесполезна, но еще и вредоносна для рабочих процессов на предприятии и вообще для всего бизнеса:

• Если KPI никак не перекликается с целями компании и делается лишь для «галочки».
• Если из-за KPI рабочие процессы обезличиваются и подгоняются под стандарты.
• Если результаты отчетных периодов очень «плавают», и в связи с этим показатели приходится то слишком завышать, то, наоборот, занижать.
• Если в качестве KPI устанавливают показатели, никак не зависящие от действий работников.
• Если KPI часто меняют. Такое бывает, когда компания старается подобрать оптимальный набор показателей, постоянно тестирует то одни, то другие KPI, и из-за этого в отчетах картина не видна в динамик.
• Если все KPI зависимы один от другого. Когда на рынке происходят неконтролируемые изменения, упадут все KPI без исключения.

Есть еще ряд вопросов, на которые цифрами не ответить, а между тем, они очень важны:

• Какие конкретно показатели KPI считать нормальными?
• Какие KPI будут реально достижимы, а какие изначально выглядят как фантастические?
• По каким именно показателям будет объективно виден опыт взаимодействия с клиентами как внутри компании, так и «снаружи»?
• Как убедиться в том, что собранной информации достаточно, она достоверна и качественна?

Перспективы KPI

В современном бизнесе постоянно происходят какие-то изменения. Имеются в виду способы построения процессов и управления ими, ожидания сотрудников, плюс очень многие специалисты работают во фрилансе и т. п. В связи с этим компании, которые внедряют у себя Performance Management (систему показателей для измерения KPI), можно условно разделить на три группы:

1. Компании, пересматривающие подход к управлению эффективностью работы. То есть стараются сделать все процессы более гибкими, упрощают постановку задач и контроль исполнения, перестают использовать рейтинги.
2. Компании, принципиально не внедряющие KPI и применяющие дифференцированный подход к уже существующим на рынке практикам. Подобные эксперименты с Performance Management могут приводить к самым разным результатам.
3. Компании, которые оставляют прежними функциональные процессы бизнеса, но вносят изменения в организационную структуру. Активно внедряют фриланс, Agile-мышление, разноплановую занятость, линейное построение оргструктуры.

Что бы вы ни планировали внедрять, всегда требуется скрупулезный анализ происходящих в компании процессов. Изучайте, тестируйте способы работы, возможности контроля выполнения и оценки результатов. Подходите критически к каждому выполненному и каждому последующему шагу. Учитывайте особенности именно вашего бизнеса, взвесьте все за и против, примите во внимание внешние обстоятельства, постарайтесь максимально объективно предусмотреть возможные риски и варианты действий в случае их наступления.

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование