Как сделать почту на своем домене: обзор наиболее популярных сервисов

Задачи и преимущества почты на своем домене

Зачем нужна почта на домене компании:

• Контакт с клиентами. Для связи с заинтересованными лицами, потребителями или партнерами компания может сформировать свою почту. Там будет база контактов, шаблоны для разных ситуаций и другие инструменты, которые упростят и систематизируют коммуникации с пользователями сервиса.
• Создание корпоративного почтового ящика для работников компании. Все они пользуются собственными аккаунтами. Чтобы сотрудники систематизировали коммуникацию на почте и не смешивали ее с личными контактами, организации используют корпоративные ящики. Более того, так можно лучше вовлечь сотрудника в рабочий процесс, а еще такую почту помогают настраивать и следят за ее безопасностью технические специалисты.
• Формирование единого пути и ресурса для обмена файлами. К тому же, такой обменник легче проверять, удобнее следить за безопасностью данных.
• Контроль деятельности работников. Руководство имеет доступ к почтовым ящикам подчиненных и может видеть активность работников. Часто это касается сотрудников отделов поддержки и связи с клиентами.

Плюсы корпоративной почты:

• Узнаваемость бренда компании. Еще не прочитав письмо, пользователь увидит, какая организация ему пишет или отвечает. Если он часто будет встречать название этой компании, вскоре оно станет уже хорошо знакомым.
• Доверие клиентов. Связь с компанией через ее корпоративный ящик, а не личную почту каждого сотрудника, вызывает большее доверие и предрасположенность пользователей. Соответственно, при рассылке число прочитанных писем повышается.
• Вероятность попадания отправления в спам ниже. В корпоративных доменах используются записи SPF и DKIM. Они позволяют подтвердить подлинность адреса абонента и предотвращают попадание писем в спам.
• Конфиденциальность и безопасность. В личной переписке зачастую можно найти важные документы или другие сведения и данные, которые требуют конфиденциальности и могут быть уязвимы при нападении взломщиков. В то время как индивидуальную почту нельзя (или довольно тяжело и очень дорого) обезопасить с помощью специальных систем, технологий, корпоративные домены предполагают расширенные настройки безопасности.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31975

• Предотвращение обмана клиентов. Сейчас очень распространены случаи мошенничества, когда злоумышленники выходят на контакт с жертвой через почту, пересылая вредоносные письма. Увидев отправление с официальной почты организации, пользователь поймёт, что этому адресу стоит доверять.

Правила наименования почты на домене

Перед обдумыванием как сделать почту на своем домене, стоит рассмотреть общие правила и нормы наименования такого ящика. Сейчас в обществе популярно мнение о том, что для крупной и амбициозной компании неприемлема регистрация имейл-адресов на бесплатных доменах. Многие посчитают плохим знаком и сделают негативные выводы об отношении компании к своему бренду, если увидят, что почта ее представителей зарегистрирована на таких, например, сервисах, как Gmail, Yahoo, Hotmail, Yandex, Mail или Rambler.

Далее рассмотрим две самые частые ошибки, которые допускают фирмы при создании имейл-адресов.

Первая из них – это регистрация аккаунтов сотрудников в разных сервисах. Обычно это происходит как раз при использовании бесплатных доменов.

Неправильный подход:

• brown@gmail.com;
• jones@yahoo.com.

Правильный подход:

• brown@company.com;
• jones@company.com.

Согласно корпоративной культуре, именовать почтовые адреса сотрудников или отделов нужно по определенным схемам:

Работникам:

• имя.фамилия;
• @домен компании.

Пример: michael.ashley@apple.com.

Отделам или командам работников:

• название отдела;
• @домен компании.

Пример: press@apple.com.

Почтовые сервисы при регистрации ящика позволяют использовать самые разные символы в локальной части адреса (имени перед «@»), однако приемлемым считается обычно использование только букв для написания имени или названия и точек в качестве разделителя. Другие символы, например, цифры или нижнее подчеркивание лучше не использовать.

Использование точки как разделителя слов при именовании ящика обусловлено нюансами, связанными с требованиями некоторых сервисов. Так, например, Gmail не позволяет использовать в адресе нижнее подчеркивание, которое некоторые ставят как разделитель, и даже отправлять письма на адреса с этим символом в имени (несмотря на то, что в почтовых протоколах этот знак разрешен и используется в некоторых других имейл-сервисах).

Вся Всемирная сеть и. в частности, электронная почта были созданы на Западе. Этим обусловлены некоторые нюансы корпоративной культуры в отношении именования рабочих ящиков:

• Большинство жителей Запада не имеют отчества, поэтому в адресе электронной почты использование его не предусмотрено.
• За рубежом уже довольно давно существуют некие правила написания имени и фамилии в документах и подписях, а также и в имейл-адресах. В отличии от наших норм, там имя пишется первым, а фамилия – второй: «James Blake» против «Сергеев Иван». То есть, когда иностранец видит сообщение от адреса, созданного по нашим нормам (например, sergeev.ivan@domain.com), он может подумать, что «sergeev» – это имя, «ivan» – фамилия.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 01 декабря

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Вторая ошибка, которую часто допускают при формировании базы электронных ящиков компании – это личные имейл сотрудников.

Неправильный подход:

• petrov2017@yandex.ru;
• olga@rambler.ru.

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

Правильный подход:

• andrey.petrov@company.ru;
• smirnova@company.ru.

Когда контактная почта создана на корпоративном домене, клиенты, партнеры и вообще все, с кем ведет переписку сотрудник фирмы, сразу воспринимают его как представителя организации, это выглядит официально и серьезно.

Как уже было сказано выше, сейчас компания, чьи специалисты контактируют с клиентами и партнерами через личные имейл, совсем не подкупает отношением к делу, а, наоборот, не внушает доверия, в сравнении с организациями с корпоративными доменами.

ТОП-3 сервиса для почты на своем домене

• Mail.ru

Этот бесплатный сервис входит в состав группы Mail.ru, ее бизнес-подразделения. На их домене можно создать до 5 000 почтовых аккаунтов без ограничений по числу писем, а также с защитой от вирусов и спама.

Пользуясь этим сервисом, вы получаете:

• Календарь.
• Инструменты, с помощью которых можно редактировать документы.
• Мессенджер.
• Доступ к облачным хранилищам Mail.ru.
• Приложения для мобильных устройств на iOS и Android.

• Яндекс

А конкретнее – сервис Яндекс.Коннект. С ним вы сможете создать до 1 000 адресов, объём также не ограничен. Сервис, как и предыдущий, бесплатный.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

Яндекс предлагает:

• Защиту от вирусов и спама.
• Облако с 10 гигабайтами на диске на каждый аккаунт.
• Мессенджер, доступный в браузере и приложениях на Windows, Android, Mac и iOS.
• Календарь.
• Инструменты для управления задачами и проектами организации.
• Средства, с помощью которых можно создать внутреннюю базу знаний компании.

• Gmail

Платный сервис из пакета G Suite от Google. Оплачивается каждый адрес на домене по отдельности. Есть бесплатный пробный период – 14 дней.

Функции сервиса:

• Возможность общения через видео- и голосовой чаты.
• Календарь.
• Инструменты для совместного редактирования документов.
• Облачное хранилище файлов.
• Мобильные приложения для устройств на iOS и Android.

Когда выбираете, какой домен использовать, важно опираться на следующие нюансы:

• Интерфейс сервиса. Удобный и дружелюбный, он облегчит и ускорит взаимодействие с почтой.
• Функции. Нужно найти набор полезных и необходимых для быстрой работы.
• Стоимость (Очевидно).

После выбора домена можно переходить к следующим шагам.

Инструкция по созданию почты на своем домене

• Создание почты с корпоративным доменом в Яндексе.

Как сделать почту на своем домене в Яндекс? Придерживайтесь следующего алгоритма:

• Шаг 1. Подключение. Для этого нужно авторизоваться со своими данными в Яндекс.Почта и там открыть страницу для домена. После надо написать свое доменное имя и выбрать «Подключить бесплатно».
• Шаг 2. Подтверждение. Для этого можно воспользоваться одним из трех способов: теги META в HTML, сам HTML-файл или же ресурсная запись DNS. Разберем способ, в котором используется запись DNS. Яндекс выдаст вам определенное значение, его нужно скопировать. Далее нужно открыть DNS своего домена, в котором выбрать запись TXT. В нее нужно вставить информацию, которую только что копировали. Пройдет некоторое время, необходимое для обновления. После начните проверку.
• Шаг 3. Добавьте запись MX. В Яндекс откройте «Профиль организации», в котором есть страница «Управление DNS». Там найдите и скопируйте MX-запись. Снова откройте панель управления DNS, затем – новую запись MX и туда вставьте то, что копировали.
• Шаг 4. Добавление SPF-запись. В панели DNS откройте новую запись TXT, в которую вставьте следующий текст: v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all.
• Шаг 5. Добавьте DKIM-подпись. Для этого нужно зайти в Яндекс, затем в Почту, где открыть вкладку «DKIM-подписи». Скопировать текст, который там указан. Опять же, откройте DNS-панель управления вашим доменом и создайте TXT-запись, куда вставьте скопированное.

Для применения изменений и обновления параметров может понадобиться до трех суток. После ваши письма будут иметь новую подпись DKIM.

Читайте также!

Как узнать кому принадлежит домен: несколько работающих способов

Подробнее

• Создание почты с корпоративным доменом в Mail.ru.

Процесс в данном случае следующий:

• Шаг 1. Подтвердите домен. Легче всего это сделать с помощью DNS-проверки. Откройте панель DNS и скопируйте значение, которое там указано, а потом откройте новую запись TXT и в нее вставьте то, что скопировали. Когда все будет готово, подтвердите действия.
• Шаг 2. Добавьте запись MX. В панели управления DNS нужно создать запись MX. Далее необходимо открыть значения и скопировать. Создайте новую запись и вставьте туда скопированный текст. После этого нажмите кнопку «Проверить все записи». На внесение изменений может потребоваться некоторое время – до нескольких часов. Если все пройдет правильно, вы увидите изменения.
• Шаг 3. Настройте запись SPF. Для этого откройте панель управления DNS, в ней – запись TXT и вставьте туда следующий текст: v=spf1 include:_spf.mail.ru ~all.
• Шаг 4. Добавьте запись DKIM. В Mail.ru откройте запись DKIM, скопируйте указанное там значение. Этот текст нужно снова вставить в открытую в DNS-панели новую запись TXT.

• Создание почты с корпоративным доменом в Google Suite.

Для этого выполняем следующие действия:

• Шаг 1. Добавьте домен. Откройте Google Suite и на домашней странице найдите кнопку «Нажать здесь». Тут нужно заполнить поля с названием страны, организации, проставить число работников и информацию о контактах. Далее надо записать вашу личную Gmail-почту и имя. И, наконец, выбрать домен, локальный адрес и придумать пароль, а также настроить тариф.
• Шаг 2. Подтвердите домен. Сделать это можно несколькими способами. Как и в случае с Яндекс, за это отвечают теги META в HTML, сам HTML-файл или же запись MX, а также запись TXT. Рассмотрим способ c MX. Через панель управления доменом DNS надо удалить предыдущие и создать новые записи MX, вставив в них текстовые значения, которые выдаст сервис. Закончить изменения нужно, нажав на «Подтвердить право собственности на домен». Далее настроить почту.
• Шаг 3. Добавьте запись SPF. Создайте запись TXT в панели управления DNS, в новый файл вставьте следующий текст: v=spf1 include:_spf.google.com ~all.
• Шаг 4. Добавьте подпись DKIM. Откройте в сервисе раздел «Консоль администратора». Откройте «Приложения», там найдите G Suite и выберите Gmail, где нужно открыть окно «Аутентификация электронной почты». Впишите новый домен и создайте запись, нажав соответствующую кнопку. Откроется меню, в котором можно настроить префикс и длину; ключи следует оставить такими, какими они являются изначально. Кликните на «Создать». Далее откройте и скопируйте предложенный Google TXT, в DNS создайте новый TXT-файл, куда надо вставить то, что копировали. В параметрах Gmail выберите «Начать аутентификацию».

Внесение изменений может длить до 2 суток.

Подключение почты на домене к CMS

Также вам доступна функция авторассылки писем с рабочего адреса на корпоративном домене. Чтобы ее подключить, необходимо выполнить настройку штатного почтовика. Алгоритм зависит от сервиса, в котором вы создавали домен и от инструментов, которые он предлагает.

Если фирма создала сайт на WordPress, вы можете применить плагин Configure SMTP или похожий.

Когда эта утилита установлена и готова к работе, откройте параметры и впишите следующие значения:

• SMTP host – «smtp.yandex.ru».
• SMTP port – 465.
• Secure connection prefix – «ssl».
• Use SMTPAuth – здесь надо поставить отметку для использования.
• SMTP username – а тут ввести имя пользователя (info@domen.com).
• SMTP password – здесь укажите пароль.
• Sender e-mail – полный почтовый адрес, с которого будут отправляться письма (info@domen.com);
• Sender name – подпись отправителя, например, «Рассылка сайта XXX».

Читайте также!

Домен третьего уровня: как зарегистрировать и где использовать

Подробнее

Другие системы CMS настраиваются примерно также, главное – верно настроить SSL-шифрование, а также внести такие настройки, как логин, хост, порт и прочие.

Пользователям доступны различные функции, от контроля активности сотрудников, безопасности, конфиденциальности до календаря, шаблонов и рассылок.

Как вы уже поняли, корпоративный домен просто необходим для развития бренда организации. Личные контактные почты – это сегодня просто несерьезно. Клиенты и, тем более, партнеры сразу сделают вывод о вашем подходе к рабочему процессу и имиджу компании.

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование