Чек-лист: суть, основные форматы, правила составления

Зачем нужен? Чек-лист призван упрощать процесс работы, тем самым облегчая труд человека и экономя его время. Также он может служить напоминанием, мотиватором, а иногда инструментом для получения аналитических данных. В целом задач, которые способен выполнять подобный список, очень и очень много.

На что обратить внимание? Пользу принесет только верно составленный и грамотно оформленный чек-лист. В противном случае он легко может причинить вред: если человек запутается, то с большой вероятностью совершит ошибку.

Суть чек-листа

Чек-лист является своеобразным списком, с помощью которого большую задачу можно разделить на отдельные подпункты и контролировать их выполнение. После завершения каждого этапа из такого перечня, он помечается как выполненный. Задача состоит в закрытии всех или максимально возможного количества пунктов. Более того, такой чек лист может применяться многократно для повторяющихся процессов.

Этот инструмент был придуман авиаторами. Когда в 1934 году новая модель «Боинга» в ходе испытаний попала в аварию, специалисты задумались над тем, как решить проблему сложности управления самолетами. Пилоты не в состоянии запоминать и тем более осуществлять контроль всех процессов, которые сопутствуют взлету, посадке и маневрированию воздушных судов. Решением этой проблемы стала пошаговая инструкция, в которой были перечислены все необходимые действия летчика.

Чем отличается чек-лист от списка дел? Может показаться, что это один и тот же инструмент, позволяющий запомнить перечень необходимых действий и содержащий инструкцию по достижению результата. Но, помимо этого сходства, есть и существенные различия.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 27821

Постараемся простыми словами дать ответ на вопрос «что такое чек-лист?». Это инструмент, который создают, чтобы контролировать постоянные (повторяющиеся) процессы. В свою очередь список дел имеет отношение к отдельно взятой конкретной ситуации. Он используется один раз, и те или иные его пункты могут быть отменены или перенесены. В этом и состоит очень важное отличие рассматриваемых понятий. В чек-листе должны быть выполнены все этапы и чаще всего строго в указанной последовательности.

К примеру, если мы говорим, что для организации праздничного обеда следует купить продукты, сервировать и накрыть стол, то речь идет о списке дел. При этом каждый рецепт приготовляемых блюд является чек-листом. Списки дел меняются с учетом условий и обстоятельств. Чек-лист всегда остается неизменным. Этот инструмент используется в самых разных сферах.

Различают два варианта чек-листов: Read-Do (прочти и выполни) и Do-Confirm (выполни и сверь). В первом случае речь идет об инструменте для новичков, которые впервые встречаются с определенной процедурой. После ознакомления с инструкцией они выполняют задачи в указанном порядке и отмечают их. Do-Confirm рассчитан на профессионалов для обеспечения самоконтроля.

Читайте также

Авторское право: как защитить и правильно использовать

Подробнее

Нередко чек-листы применяют в качестве обучающих материалов. Такой продукт несложно разработать и предоставить пользователям в формате файла без потери информативности. Его можно продавать, или использовать как лид-магнит для наполнения воронки продаж, или разместить на сайте для сбора данных пользователей.

10 главных преимуществ чек-листа

• Геймификация. Часто при выполнении задач, состоящих из нескольких этапов, мы отмечаем крестиками или «птичками» завершенные работы. Это может стать своего рода игрой, где количество галочек становится мерилом успеха.
• Делегирование задач. При более детальном анализе определенных этапов работы становится ясно, какие из них можно выполнить лично, а какие – делегировать другим.
• Простой контроль выполнения задач. С помощью четкого алгоритма процесс проверки любой работы становится легче. С чек-листом контроль за выполнением задач исполнителями более удобный.
• Предотвращение возможных ошибок. Иногда даже мелкие неточности способны привести к серьезным последствиям. Использование чек-листов может существенно снизить вероятность ошибок и несостыковок.
• Мотивация. Если человек использует чек-лист для отслеживания прогресса в выполнении задания, он получает возможность четко видеть свои достижения. Это может вызвать чувство удовлетворения и стимулирует к быстрому завершению этапов.

• Грамотная организация процесса подразумевает, что ни один шаг работ не будет пропущен. Это позволяет обеспечить прямое выполнение задач и значительно поднимает уровень организованности людей.
• Повышение производительности. Как было отмечено ранее, использование чек-листа снижает вероятность ошибок и ускоряет выполнение рутинных задач. Таким образом, можно предотвратить непредвиденные ситуации и повысить продуктивность действий.
• Сбор аналитики. Полученные данные могут использоваться для создания графиков и диаграмм для формирования наглядной картины роста производительности.
• Совершенствование бизнес-процессов. Использование чек-листа является основным инструментом для обеспечения дисциплины исполнителей и последовательности их действий в рамках задач. В этом случае можно получить уверенность, что не будут пропущены важные детали.
• Ускорение процессов. Наличие алгоритма решения задач существенно экономит время на ежедневное формирование перечня дел. При применении чек-листа не приходится долго раздумывать о следующем шаге, так как все необходимые действия будут под рукой.

Популярные форматы чек-листов

Сами того не замечая, мы часто используем данный инструмент для решения разных задач. Какие форматы современных чек листов наиболее распространены?

Трекеры – это средства, которые помогают развивать и закреплять полезные привычки в повседневной жизни или в работе, а также позволяют отказаться от вредных. Важно, что они ориентированы на определенный временной отрезок. Так, можно установить цель выпивать конкретное количество стаканов воды в течение дня или избавиться от пагубной привычки.

Памятки действуют на основе принципа «читай и делай». Они больше подходят для новичков, и их подпункты оформлены в виде советов. Если последовательно соблюдать приведенные в них простые инструкции, можно добиться желаемого результата. К примеру, написать резюме или выполнить сборку шкафа. Этот формат может использоваться и для составления плана задач на день (сделать звонок заказчику, отправить коммерческое предложение, найти подрядчика и т. д.).

«Прочитай – соотнеси». Здесь речь идет о формировании представления о конкретном явлении. Чем больше позиций в этом виде чек-листа отмечено галочками, тем больше вероятность того, что объект соответствует указанному описанию. Такой формат широко используют в различных тестах и опросах.

Лайфхаки и рекомендации обеспечивают оптимизацию процессов. Это может быть, к примеру, совет по правильному написанию резюме или секреты для эффективного изучения английского языка.

Бинго – популярный формат в социальных сетях. Речь идет об изображении, которое разделено на несколько блоков с прописанными фразами, соответствующими разным условиям или группам пользователей. Если высказывание подходит, напротив него нужно поставить отметку. Встречаются бинго по различным тематикам, к примеру, «Саморазрушение», «Плохой сын» или «Бинго для корпоративных совещаний».

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 28 апреля

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Алгоритм создания списка

• Установите цель и определите целевую аудиторию чек-листа. Вам этот инструмент необходим, чтобы ничего не пропустить, найти новые сведения или создать нужное настроение? Возможно, чек-лист пригодится для фрилансеров – мам с маленькими детьми или студентов первого курса?
• Подготовка начинается с заголовка. Он должен отражать тему и ориентироваться на различные группы потребителей. Кроме того, он может включать и цели, указанные в п. 1, и отдельные списки для различных пользователей.
• Переходите к пунктам. Их следует расположить в хронологическом порядке или по приоритету. Этапы нельзя прописывать вразнобой. Важно соблюдать структуру и логическое построение.
• Разделяйте сложные задачи на более мелкие подпункты и организуйте их в тематически связанные разделы.

Только до 25.04

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

• Перепроверьте, что все ключевые вопросы по теме учтены и описаны. Если чек-лист слишком большой и разнообразный, возможно, его следует сузить. Не опирайтесь на личные предпочтения и малозначительные детали. Делайте перечень более универсальным.

10 рекомендаций по составлению чек-листа

• Каждый пункт чек-листа должен отводиться под одно действие или свойство. Более эффективным чаще будет простой список. Пункты следует делать максимально краткими.
• Чтобы создать чек-лист, пользуйтесь простыми и однозначными формулировками.
• Мы уже отмечали, что при составлении перечня важно придерживаться определенной логики и не нарушать последовательность действий. Однако если список используется только для самоконтроля, можно записывать задачи в произвольном порядке. К примеру, если речь идет об уборке квартиры, то не имеет значения, с чего начать. Но если это чек-лист для установки программ на компьютер, то важно указывать все шаги в правильной очередности.
• Рекомендуем ограничиться списком примерно из 20 позиций. Если он получается слишком длинным, лучше разделить задачу на более мелкие и составить по каждой из них отдельный чек-лист.
• Необходимо записывать пункты в утвердительной форме. К примеру, «Отправить техническое задание исполнителю», «Передать документ на утверждение», «Принять проект у разработчика». Допускается использование повелительного наклонения: «Поставьте смартфон в беззвучный режим на час», «Сделайте перерыв».
• Рекомендуем предусмотреть в чек-листе место для отметки выполнения задачи. К примеру, оставьте поле для «птички». Можно обойтись без отметки, если просто зачеркивать выполненные пункты.

• Чтобы не отвлекать внимание от содержания, не рекомендуется использовать большое количество оттенков в чек-листах. Оптимальное решение – двухцветный список: черный на белом фоне (или однотонная цветная подложка). Если хотите фоновое изображение, оно должно быть прозрачным.
• Вы можете выделить важные задачи в чек-листе ярким цветом и прописать сроки их выполнения.
  

  

  Читайте также

  Проверка текста по разным параметрам

  Подробнее
• Для более сложных вариантов можно использовать табличный формат вместо списка. В этом случае будут колонки для задачи, дедлайн, отметка о завершении. Можно предусмотреть поля для комментариев. Впрочем, такие чек-листы могут потерять свое главное преимущество – простоту. Важно, чтобы список был эффективным для решения задачи. Создавайте чек-листы в том виде, который будет наиболее удобным для вас. В дальнейшем вы разберетесь, как подстраивать их под свои потребности и научитесь выбирать оптимальные форматы составления.
• Желательно, чтобы чек-лист не выходил за пределы одной страницы или экрана, но нельзя утверждать, что такое требование обязательно. Просто так будет удобнее работать со списком.

Программы для оформления чек-листов

Создавать чек-листы может любой человек. Для этого подойдут разные формы: список в текстовом редакторе Word, нарисованный от руки трекер и т. д. Важно, чтобы он был удобным, понятным и эффективным. Для реализации таких требований автор должен обладать достаточными знаниями в соответствующей теме.

Сервис 365done.ru предоставляет 11 простых шаблонов, включая трекеры, списки, челленджи, расписания и памятки. Готовые чек-листы от самого сервиса или других пользователей можно скачать за символическую плату или репост.

Canva предлагает 67 шаблонов, отличающихся по дизайну и содержанию (некоторые доступны бесплатно, другие за один доллар). Их можно настроить под свои нужды. Кроме того, здесь можно разработать персональный чек-лист с нуля.

01 Planners – это аналог Canva, но с менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Все шаблоны на этом сайте полностью бесплатны, так что можно попробовать любой из них, если они покажутся вам интересными.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

В сервисе «Чеклист | Эксперт» есть только один общий шаблон. Его преимущество в том, что действия пользователя сводятся к минимуму. Нужно лишь указать названия разделов и пунктов в специальных полях, а затем скачать готовый список в формате PDF. Также можно просмотреть работы других пользователей.

Собираетесь многократно создавать чек-листы онлайн? Рекомендуем обратить внимание на такие сервисы, как EverNote, ToDo, Notion или приложения-планировщики.

Работа с программными продуктами позволит обрабатывать большие объемы информации, систематизировать ее и интегрировать с другими ресурсами, чтобы поделиться с командой или обсудить определенные моменты.

В завершение нашего материала отметим, что чек-лист – это очень полезный инструмент как для бытового применения, так и для бизнеса. С его помощью можно оптимизировать разные операции. Однако извлечь выгоду от работы с чек-листом можно лишь при ответственном подходе к его составлению. Придерживайтесь приведенных здесь рекомендаций, консультируйтесь с профессионалами и тестируйте различные варианты, чтобы подобрать наиболее эффективный инструмент для своих задач.

Автор статьи

Редакция сайта GeekBrains

Оцените статью

Рейтинг: 5

( голосов 1 )

Поделиться статьей