Получите бесплатно 4 курса для лёгкого старта работы в IT
Получить бесплатно
ГлавнаяБлогЧек-лист: суть, основные форматы, правила составления
Чек-лист
26.05.2023
8 088
Время чтения: 14 минут

Чек-лист: суть, основные форматы, правила составления

26.05.2023
8 088
Время чтения: 14 минут
Сохранить статью:
Сохранить статью:

Зачем нужен? Чек-лист призван упрощать процесс работы, тем самым облегчая труд человека и экономя его время. Также он может служить напоминанием, мотиватором, а иногда инструментом для получения аналитических данных. В целом задач, которые способен выполнять подобный список, очень и очень много.

На что обратить внимание? Пользу принесет только верно составленный и грамотно оформленный чек-лист. В противном случае он легко может причинить вред: если человек запутается, то с большой вероятностью совершит ошибку.

В статье рассказывается:
  1. Суть чек-листа
  2. 10 главных преимуществ чек-листа
  3. Популярные форматы чек-листов
  4. Алгоритм создания списка
  5. 10 рекомендаций по составлению чек-листа
  6. Программы для оформления чек-листов
  7. Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
    айти, дизайн или маркетинг.
    Бесплатно от Geekbrains

Суть чек-листа

Чек-лист является своеобразным списком, с помощью которого большую задачу можно разделить на отдельные подпункты и контролировать их выполнение. После завершения каждого этапа из такого перечня, он помечается как выполненный. Задача состоит в закрытии всех или максимально возможного количества пунктов. Более того, такой чек лист может применяться многократно для повторяющихся процессов.

Суть чек-листа
Суть чек-листа

Этот инструмент был придуман авиаторами. Когда в 1934 году новая модель «Боинга» в ходе испытаний попала в аварию, специалисты задумались над тем, как решить проблему сложности управления самолетами. Пилоты не в состоянии запоминать и тем более осуществлять контроль всех процессов, которые сопутствуют взлету, посадке и маневрированию воздушных судов. Решением этой проблемы стала пошаговая инструкция, в которой были перечислены все необходимые действия летчика.

Чем отличается чек-лист от списка дел? Может показаться, что это один и тот же инструмент, позволяющий запомнить перечень необходимых действий и содержащий инструкцию по достижению результата. Но, помимо этого сходства, есть и существенные различия.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Павел Симонов - исполнительный директор Geekbrains
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains
Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.
Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов - исполнительный директор Geekbrains
Павел Симонов
Исполнительный директор Geekbrains
pdf иконка

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

doc иконка

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

pdf иконка

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

pdf 3,7mb
doc 1,7mb
Уже скачали 28722 pdf иконка

Постараемся простыми словами дать ответ на вопрос «что такое чек-лист?». Это инструмент, который создают, чтобы контролировать постоянные (повторяющиеся) процессы. В свою очередь список дел имеет отношение к отдельно взятой конкретной ситуации. Он используется один раз, и те или иные его пункты могут быть отменены или перенесены. В этом и состоит очень важное отличие рассматриваемых понятий. В чек-листе должны быть выполнены все этапы и чаще всего строго в указанной последовательности.

К примеру, если мы говорим, что для организации праздничного обеда следует купить продукты, сервировать и накрыть стол, то речь идет о списке дел. При этом каждый рецепт приготовляемых блюд является чек-листом. Списки дел меняются с учетом условий и обстоятельств. Чек-лист всегда остается неизменным. Этот инструмент используется в самых разных сферах.

Чек-листы организации будут полезны для составления графиков выполнения плана, оптимизации бизнес-процессов, разработки задач для сотрудников и контроля их выполнения. Они необходимы для мотивации и самоорганизации, решения рутинных задач, особенно в тех случаях, когда рискованно полагаться исключительно на собственную память.

Различают два варианта чек-листов: Read-Do (прочти и выполни) и Do-Confirm (выполни и сверь). В первом случае речь идет об инструменте для новичков, которые впервые встречаются с определенной процедурой. После ознакомления с инструкцией они выполняют задачи в указанном порядке и отмечают их. Do-Confirm рассчитан на профессионалов для обеспечения самоконтроля.

Нередко чек-листы применяют в качестве обучающих материалов. Такой продукт несложно разработать и предоставить пользователям в формате файла без потери информативности. Его можно продавать, или использовать как лид-магнит для наполнения воронки продаж, или разместить на сайте для сбора данных пользователей.

10 главных преимуществ чек-листа

  • Геймификация. Часто при выполнении задач, состоящих из нескольких этапов, мы отмечаем крестиками или «птичками» завершенные работы. Это может стать своего рода игрой, где количество галочек становится мерилом успеха.
  • Делегирование задач. При более детальном анализе определенных этапов работы становится ясно, какие из них можно выполнить лично, а какие – делегировать другим.
  • Простой контроль выполнения задач. С помощью четкого алгоритма процесс проверки любой работы становится легче. С чек-листом контроль за выполнением задач исполнителями более удобный.
  • Предотвращение возможных ошибок. Иногда даже мелкие неточности способны привести к серьезным последствиям. Использование чек-листов может существенно снизить вероятность ошибок и несостыковок.
  • Мотивация. Если человек использует чек-лист для отслеживания прогресса в выполнении задания, он получает возможность четко видеть свои достижения. Это может вызвать чувство удовлетворения и стимулирует к быстрому завершению этапов.
10 главных преимуществ чек-листа
10 главных преимуществ чек-листа
  • Грамотная организация процесса подразумевает, что ни один шаг работ не будет пропущен. Это позволяет обеспечить прямое выполнение задач и значительно поднимает уровень организованности людей.
  • Повышение производительности. Как было отмечено ранее, использование чек-листа снижает вероятность ошибок и ускоряет выполнение рутинных задач. Таким образом, можно предотвратить непредвиденные ситуации и повысить продуктивность действий.
  • Сбор аналитики. Полученные данные могут использоваться для создания графиков и диаграмм для формирования наглядной картины роста производительности.
  • Совершенствование бизнес-процессов. Использование чек-листа является основным инструментом для обеспечения дисциплины исполнителей и последовательности их действий в рамках задач. В этом случае можно получить уверенность, что не будут пропущены важные детали.
  • Ускорение процессов. Наличие алгоритма решения задач существенно экономит время на ежедневное формирование перечня дел. При применении чек-листа не приходится долго раздумывать о следующем шаге, так как все необходимые действия будут под рукой.

Популярные форматы чек-листов

Сами того не замечая, мы часто используем данный инструмент для решения разных задач. Какие форматы современных чек листов наиболее распространены?

Трекеры – это средства, которые помогают развивать и закреплять полезные привычки в повседневной жизни или в работе, а также позволяют отказаться от вредных. Важно, что они ориентированы на определенный временной отрезок. Так, можно установить цель выпивать конкретное количество стаканов воды в течение дня или избавиться от пагубной привычки.

Памятки действуют на основе принципа «читай и делай». Они больше подходят для новичков, и их подпункты оформлены в виде советов. Если последовательно соблюдать приведенные в них простые инструкции, можно добиться желаемого результата. К примеру, написать резюме или выполнить сборку шкафа. Этот формат может использоваться и для составления плана задач на день (сделать звонок заказчику, отправить коммерческое предложение, найти подрядчика и т. д.).

«Прочитай – соотнеси». Здесь речь идет о формировании представления о конкретном явлении. Чем больше позиций в этом виде чек-листа отмечено галочками, тем больше вероятность того, что объект соответствует указанному описанию. Такой формат широко используют в различных тестах и опросах.

Лайфхаки и рекомендации обеспечивают оптимизацию процессов. Это может быть, к примеру, совет по правильному написанию резюме или секреты для эффективного изучения английского языка.

Популярные форматы чек-листов
Популярные форматы чек-листов

Бинго – популярный формат в социальных сетях. Речь идет об изображении, которое разделено на несколько блоков с прописанными фразами, соответствующими разным условиям или группам пользователей. Если высказывание подходит, напротив него нужно поставить отметку. Встречаются бинго по различным тематикам, к примеру, «Саморазрушение», «Плохой сын» или «Бинго для корпоративных совещаний».

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 23 июня
Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей
Забронировать скидку

Шутливые чек-листы создаются для развлечения и часто используются в рекламе для привлечения внимания. К примеру, «Чек-лист для формирования настроения выходного дня» или «Как правильно собраться на пикник».

Алгоритм создания списка

  • Установите цель и определите целевую аудиторию чек-листа. Вам этот инструмент необходим, чтобы ничего не пропустить, найти новые сведения или создать нужное настроение? Возможно, чек-лист пригодится для фрилансеров – мам с маленькими детьми или студентов первого курса?
  • Подготовка начинается с заголовка. Он должен отражать тему и ориентироваться на различные группы потребителей. Кроме того, он может включать и цели, указанные в п. 1, и отдельные списки для различных пользователей.
  • Переходите к пунктам. Их следует расположить в хронологическом порядке или по приоритету. Этапы нельзя прописывать вразнобой. Важно соблюдать структуру и логическое построение.
  • Разделяйте сложные задачи на более мелкие подпункты и организуйте их в тематически связанные разделы.
Только до 24.06
Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней
Список документов:
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей
Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»
Чтобы получить файл, укажите e-mail:
Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам
Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:
Введите телефон, чтобы получить доступ к документам
Уже скачали 52300
  • Перепроверьте, что все ключевые вопросы по теме учтены и описаны. Если чек-лист слишком большой и разнообразный, возможно, его следует сузить. Не опирайтесь на личные предпочтения и малозначительные детали. Делайте перечень более универсальным.

10 рекомендаций по составлению чек-листа

  • Каждый пункт чек-листа должен отводиться под одно действие или свойство. Более эффективным чаще будет простой список. Пункты следует делать максимально краткими.
  • Чтобы создать чек-лист, пользуйтесь простыми и однозначными формулировками.
  • Мы уже отмечали, что при составлении перечня важно придерживаться определенной логики и не нарушать последовательность действий. Однако если список используется только для самоконтроля, можно записывать задачи в произвольном порядке. К примеру, если речь идет об уборке квартиры, то не имеет значения, с чего начать. Но если это чек-лист для установки программ на компьютер, то важно указывать все шаги в правильной очередности.
  • Рекомендуем ограничиться списком примерно из 20 позиций. Если он получается слишком длинным, лучше разделить задачу на более мелкие и составить по каждой из них отдельный чек-лист.
  • Необходимо записывать пункты в утвердительной форме. К примеру, «Отправить техническое задание исполнителю», «Передать документ на утверждение», «Принять проект у разработчика». Допускается использование повелительного наклонения: «Поставьте смартфон в беззвучный режим на час», «Сделайте перерыв».
  • Рекомендуем предусмотреть в чек-листе место для отметки выполнения задачи. К примеру, оставьте поле для «птички». Можно обойтись без отметки, если просто зачеркивать выполненные пункты.
10 рекомендаций по составлению чек-листа
10 рекомендаций по составлению чек-листа
  • Чтобы не отвлекать внимание от содержания, не рекомендуется использовать большое количество оттенков в чек-листах. Оптимальное решение – двухцветный список: черный на белом фоне (или однотонная цветная подложка). Если хотите фоновое изображение, оно должно быть прозрачным.
  • Вы можете выделить важные задачи в чек-листе ярким цветом и прописать сроки их выполнения.
  • Для более сложных вариантов можно использовать табличный формат вместо списка. В этом случае будут колонки для задачи, дедлайн, отметка о завершении. Можно предусмотреть поля для комментариев. Впрочем, такие чек-листы могут потерять свое главное преимущество – простоту. Важно, чтобы список был эффективным для решения задачи. Создавайте чек-листы в том виде, который будет наиболее удобным для вас. В дальнейшем вы разберетесь, как подстраивать их под свои потребности и научитесь выбирать оптимальные форматы составления.
  • Желательно, чтобы чек-лист не выходил за пределы одной страницы или экрана, но нельзя утверждать, что такое требование обязательно. Просто так будет удобнее работать со списком.
Важно, чтобы чек-лист обеспечивал необходимые результаты, которые можно зафиксировать (к примеру, завершение определенной задачи).

Программы для оформления чек-листов

Создавать чек-листы может любой человек. Для этого подойдут разные формы: список в текстовом редакторе Word, нарисованный от руки трекер и т. д. Важно, чтобы он был удобным, понятным и эффективным. Для реализации таких требований автор должен обладать достаточными знаниями в соответствующей теме.

Тем не менее следует отметить, что правильное оформление – важная составляющая успеха. Эргономичный дизайн помогает быстрее ориентироваться в списке. Для этого совсем необязательно нанимать дизайнера. Существуют бесплатные конструкторы чек-листов, примеры которых приведены далее.

Сервис 365done.ru предоставляет 11 простых шаблонов, включая трекеры, списки, челленджи, расписания и памятки. Готовые чек-листы от самого сервиса или других пользователей можно скачать за символическую плату или репост.

Откройте для себя захватывающий мир IT! Обучайтесь со скидкой до 61% и получайте современную профессию с гарантией трудоустройства. Первый месяц – бесплатно. Выбирайте программу прямо сейчас и станьте востребованным специалистом.

Canva предлагает 67 шаблонов, отличающихся по дизайну и содержанию (некоторые доступны бесплатно, другие за один доллар). Их можно настроить под свои нужды. Кроме того, здесь можно разработать персональный чек-лист с нуля.

01 Planners – это аналог Canva, но с менее удобным интерфейсом и без русскоязычной версии. Все шаблоны на этом сайте полностью бесплатны, так что можно попробовать любой из них, если они покажутся вам интересными.

В сервисе «Чеклист | Эксперт» есть только один общий шаблон. Его преимущество в том, что действия пользователя сводятся к минимуму. Нужно лишь указать названия разделов и пунктов в специальных полях, а затем скачать готовый список в формате PDF. Также можно просмотреть работы других пользователей.

Собираетесь многократно создавать чек-листы онлайн? Рекомендуем обратить внимание на такие сервисы, как EverNote, ToDo, Notion или приложения-планировщики.

Программы для оформления чек-листов
Программы для оформления чек-листов

Работа с программными продуктами позволит обрабатывать большие объемы информации, систематизировать ее и интегрировать с другими ресурсами, чтобы поделиться с командой или обсудить определенные моменты.

В завершение нашего материала отметим, что чек-лист – это очень полезный инструмент как для бытового применения, так и для бизнеса. С его помощью можно оптимизировать разные операции. Однако извлечь выгоду от работы с чек-листом можно лишь при ответственном подходе к его составлению. Придерживайтесь приведенных здесь рекомендаций, консультируйтесь с профессионалами и тестируйте различные варианты, чтобы подобрать наиболее эффективный инструмент для своих задач.

Оцените статью
Рейтинг: 3
( голосов 2 )
Поделиться статьей
Добавить комментарий

Сортировать:
По дате публикации
По рейтингу
До конца акции осталось
0 дней 00:00:00
Получите бесплатно 3 курса для лёгкого старта работы в IT
  • Начни зарабатывать от 210 000 ₽ в ИТ-сфере
  • Работай там, где ты хочешь: дома, на море, и даже на концерте
Получить бесплатно
Забрать подарок

Получите подробную стратегию для новичков на 2023 год, как с нуля выйти на доход 200 000 ₽ за 7 месяцев

Подарки от Geekbrains из закрытой базы:
Осталось 17 мест

Поздравляем!
Вы выиграли 4 курса по IT-профессиям.
Дождитесь звонка нашего менеджера для уточнения деталей

Иван Степанин
Иван Степанин печатает ...