Принципы тайм-менеджмента: как подчинить себе время

Последствия отсутствия тайм-менеджмента в жизни

Наверно, каждому из нас хорошо знакома ситуация, в которой мы испытываем стресс от нехватки времени, горящих дедлайнов и острой необходимости постоянно спешить, чтобы успеть доделать хотя бы какую-то часть ежедневных дел и рабочих проектов.

И каждый раз мы обещаем себе, что отныне начнём тщательно и заблаговременно планировать все задачи, а, может быть, даже переделаем все дела за раз. По какому пути пойти, чтобы работать максимально продуктивно: решая задачи последовательно, одну за другой, либо выполняя несколько дел одновременно?

Давайте вспомним, в какой ситуации мы особенно остро задумываемся о собственной эффективности? Когда сроки горят по всем важным задачам, электронная почта и мессенджеры ломятся от новых писем и непрочитанных сообщений, а телефон разрывается от нескончаемых звонков. Именно в таких обстоятельствах нам обычно хочется работать ещё больше и быстрее, а мозг уже с трудом концентрируется даже на приоритетных задачах.

Перенасыщение мозга случается, когда он получает слишком много информации в короткий промежуток времени. Ощущение хаоса появляется из-за необходимости практически одновременно реагировать на все имеющиеся «вводные данные». При этом мозг сам создаёт дополнительную суматоху в виде проактивных и реактивных мыслей.

Всё те же британские учёные доказали, что человек способен максимально концентрироваться не более чем на 9 факторах. Всё, что выходит за границы этого показателя, моментально воспринимается мозгом как опасность, в результате чего он усиливает выработку адреналина и блокирует логическое мышление. У наших пещерных предков такая реакция лежала в основе выживания: при встрече с дикими хищниками человек под действием адреналина спасался бегством либо атаковал опасного зверя.

В наши дни мозг работает точно так же, и его реакция на угрозы абсолютно идентична. Взяв в работу крупный проект, мы изо всех сил пытаемся сразу охватить всё имеющееся информационное поле, но мозг по своей природе не способен это сделать. В результате мы ощущаем усталость, беспокойство, разочарование и раздражение, даже когда рабочий день уже давно закончен.

Трудоголизм – это заболевание, которому периодически подвержен практически каждый из нас. Две главных причины его появления: гиперответственность и адреналиновая зависимость к аккумулированию проблем (человек сам себе создаёт большое количество проблем, чтобы героически победить их на очередном выбросе адреналина в кровь).

Что такое тайм-менеджмент

Любой дошкольник сегодня знает, что тайм-менеджмент – это управление временем. Тот, кому удалось освоить принципы и инструменты тайм-менеджмента, умеет эффективно распоряжаться своим временем, продуктивно планировать собственный рабочий день (неделю, месяц и даже год), а также может распределить все текущие задачи по приоритетности.

Николай Евгеньевич Введенский, известный российский физиолог, утверждал, что «мы устаём и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем». Наверно, каждый замечал это за собой: если рабочий день чётко не распланирован по задачам, мы постоянно берёмся то за одно дело, то за другое, не можем надолго сконцентрироваться на какой-либо определённой задаче и в итоге к концу дня понимаем, что ничего толкового за день не сделано.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31934

Давайте рассмотрим эту ситуацию на конкретных примерах. Предположим, у нас есть два школьника. Один из них, придя домой после занятий, растягивает процесс выполнения домашних заданий на несколько часов, потому что постоянно отвлекается на игры и другие бесполезные дела. Второй максимально концентрируется на уроках и справляется с ними всего за час, освобождая оставшееся время для прогулки или отдыха. Кто же из них освоил принципы эффективного тайм-менеджмента?

Пойдём дальше в наших примерах. Прошло время, мальчишки окончили школу и стали владельцами бизнеса. У каждого из них несколько действующих фирм, множество подчинённых и десятки ежедневных задач, требующих решения в режиме рабочего времени. Первый из них, по старой привычке, постоянно отвлекается на нерабочие дела, прокрастинирует, а потом в спешке пытается решить всё за раз и, как следствие, ничего не успевает.

Через какое-то время он приходит к профессиональному выгоранию, потому что абсолютно никто в этом мире не способен работать на пределе своих возможностей в режиме 24/7. Второй же, наоборот, поставил все рабочие вопросы и задачи на поток, поэтому может позволить себе уделять работе всего несколько часов в день, не теряя при этом в качестве выполнения поставленных задач.

Методики тайм-менеджмента помогают эффективно распределять работу и контролировать количество времени, которое тратится на решение задач, что по итогу приводит к карьерному росту и личностному развитию.

В основе этих методик лежат следующие составляющие:

• чёткое определение целей и задач;
• планирование рабочего дня;
• планирование личного и свободного времени;
• расстановка приоритетов между задачами и внутри них;
• управление имеющимися ресурсами;
• определение эффективных стратегий и тактик;
• составление списков (задач и дел);
• делегирование задач и поручений;
• фиксирование времени, затрачиваемого на выполнение проектов;
• анализ эффективности затраченного времени.

Все эти методики описаны во множестве книг, посвящённых этой теме. Самые известные и полезные из них: «Жёсткий тайм-менеджмент» от Д.Кеннеди, «Как привести дела в порядок» от Д.Аллена, «Работай меньше, успевай больше» от К.Глиссона, «К чёрту всё! Берись и делай» от Р.Брэнсона.

10 заблуждений о тайм-менеджменте

Достаточно много людей сегодня всё ещё относятся с недоверием к возможности эффективно организовывать собственное время. Это связано с тем, что в обществе сложилось множество заблуждений относительно тайм-менеджмента. Ниже мы постараемся опровергнуть самые распространённые из них.

• Нельзя управлять временем

Разумеется, время движется по законам Вселенной, и никто не в силах на него повлиять. Time-management – это наука про управление самим собой, своими решениями и действиями.

• Time-management не работает

Обычно эту фразу говорят те, кто воспользовался какой-то одной методикой тайм-менеджмента, не получил результата и, не попробовав другие техники, сделал общий вывод о том, что система не работает. Также к этому заблуждению часто приходят те, кто недостаточно себя мотивирует, ставит нечёткие задачи или неправильно их приоритизиует.

• Чтобы управлять своим временем, обязательно нужно очень много работать

В основе эффективного управления временем лежит не стремление делать больше дел, а умение выделять наиболее важные задачи и работать исключительно над ними, не отвлекаясь при этом на посторонние дела и контролируя свои привычки в целях достижения максимальной продуктивности.

• Time-management лишён творческой составляющей, в нём нет места спонтанности

Это заблуждение обязано своим появлением первым обучающим тренингам по тайм-менеджменту: именно на них изначально советовалось планировать каждую минуту своего времени. Сейчас же упор делается на концентрацию на одном деле и ликвидацию всех отвлекающих факторов.

• Тайм-менеджмент не работает в России

Ничего подобного. Time-management давно существует в России, просто на Западе на эту систему раньше обратили внимание и, соответственно, раньше начали активно её развивать.

• Умение управлять собственным временем пригодится только тем, кто постоянно опаздывает

Очередное заблуждение. Все методики и техники направлены на эффективное планирование и достижение целей. А цели перед собой ставит любой человек, независимо от того, опаздывает он на работу или нет.

• Прокрастинацию невозможно победить

Несомненно, все люди разные: есть высокомотивированные люди, есть люди с серьёзной самодисциплиной, но есть и те, кому организация собственного времени даётся с большим трудом. Прокрастинация – это психологическое явление. И с ним возможно справиться. И с ним, непременно, нужно бороться. Но не доходите в своих попытках до крайности: некоторые люди так рьяно и настойчиво пытаются применять методики тайм-менеджмента в жизни, что переворачивают все его инструменты и принципы с ног на голову.

• Успех зависит только от эффективного тайм-менеджмента

В основе успеха всегда лежат конкретные решения, которые вы принимаете. Вы можете быть профессионалом в области организации собственного времени, но, если при этом вы ставите в приоритет задачи, которые практически ничего не приносят, успеха вам не достичь.

• Time-management основан на универсальных методиках, которые подойдут каждому

В очередной раз вспоминаем о том, что все люди разные. Кому-то помогает одна техника, кому-то – другая. Универсальных методик, одинаково успешно работающих у всех, не существует. И это касается всего, не только тайм-менеджмента.

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

• Тайм-менеджмент помогает экономить время

Чудес не бывает, time-management не увеличит количество часов в ваших сутках. Но он точно поможет выполнить все дела вовремя благодаря сосредоточенности на задачах и отсутствию отвлекающих факторов.

18 главных принципов тайм-менеджмента

• Ежедневно составляйте список дел

Обязательно намечайте список дел на день и фиксируйте его в письменно виде – так мозг максимально эффективно запоминает и усваивает информацию. Идеальный вариант – планировать точное время по каждому делу.

Например: 09.00 – утренняя планёрка с сотрудниками, 10.30 – встреча с рекламным агентством, 12.00 – совещание с производственным отделом и так далее. В результате перед вами ежедневно будет появляться пошаговая инструкция, помогающая понять, как и когда успеть сделать все запланированные на день дела.

Читайте также!

27 вариантов где работать из дома и не ходить в ненавистный офис

Подробнее

• Делите большие задачи на мелкие

Крупные задачи всегда пугают нас своим объёмом, психологически мы стремимся отложить их выполнение на потом, потому что боимся их масштабности и не всегда понимаем, с чего начать. Если разделить большую задачу на несколько более мелких, появляется чёткая структура и последовательный план действий – и начинать уже совсем не страшно. Выполняя задачу за задачей, вы и не заметите, как оперативно и продуктивно придёте к финальному результату.

• Расставляйте приоритеты правильно

Ежедневно в вашем списке дел выделяйте самое важное дело (или задачу). Направляйте максимум своих возможностей и ресурсов на него. Начинайте выполнять дела именно с него, в течение дня, работая над более мелкими текущими заданиями, постоянно возвращайтесь к главному. Ваша цель заключается в том, чтобы к концу дня это дело обязательно было выполнено.

• Концентрируйтесь, исключите отвлекающие факторы

Выделите себе для самой напряжённой и усиленной работы несколько определённых часов, во время которых вы не будете ни на что отвлекаться и во время которых окружающим также запрещается вас отвлекать. Приучите подчинённых не трогать вас в это время.

И сами не беритесь за посторонние дела: не отвечайте на звонки, не читайте письма, не тратьте время на ответы на сообщения в мессенджерах – именно это, как правило, съедает несколько часов вашего времени ежедневно. Идеальный вариант: выделить на эти дела по тридцать минут утром, днём и вечером и стараться не выходить за границы установленного лимита.

• Ставьте цели правильно

Любая ваша цель должна быть чётко сформулированной, конкретной, актуальной и реальной для достижения за поставленный промежуток времени.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

Проследите разницу между формулировкой цели: «Я хочу добиться повышения» – «Я хочу добиться повышения в следующем полугодии» – «Я хочу добиться повышения в следующем полугодии благодаря прохождению курсов повышения квалификации» – «Я хочу добиться повышения в следующем полугодии благодаря прохождению курсов повышения квалификации и реализации на основе полученных знаний разрабатываемого мною сейчас проекта по оптимизации веб-сайта».

Как вы думаете, какая цель будет реально работать и мотивировать вас к действиям?

• Не бойтесь «задирать» планку

Всегда старайтесь ставить немного больше задач, чем сможете выполнить, либо устанавливайте сроки гораздо раньше, чем изначально планировали. Например: вывести новинку в каталог не через полгода, а через два месяца. Цель поставлена – препятствий нет. Даже если вдруг вы не успеете к поставленным срокам, всегда можно отыграть назад, но в большинстве случаев азарт возьмёт своё, и вы будете прикладывать максимум усилий для достижения поставленной цели.

• Не бойтесь оставлять время про запас

Чёткие планы и жёсткие дедлайны лежат в основе большинства принципов тайм-менеджмента. Но в любом деле могут возникать непредвиденные обстоятельства. Например, поставщик задержал доставку груза или ключевой сотрудник уволился в самый разгар реализации важного проекта.

Чтобы у вас всегда была возможность контролировать подобный ситуации, не устанавливайте на самые крупные задачи минимальных дедлайнов, всегда оставляйте себе в сроках небольшой временной запас на случай возникновения необходимости разбираться с форс-мажорными обстоятельствами.

• Выполняя текущие дела, всегда помните о главных задачах

Даже выполняя мелкие ежедневные дела, всегда помните о самых главных целях. Проанализируйте задачу, над которой вы сейчас трудитесь. Если она способствует достижению главной цели, значит, вы на правильном пути. Если нет – скорректируйте её.

• Делегируйте задачи

Незаменимых людей нет – помните об этом. Даже если вы абсолютно уверены, что лучше вас никто не сделает, это не так. Именно для этого вы и нанимали подчинённых – чтобы делегировать текущие задачи и дела уполномоченным на это сотрудникам.

Вы как руководитель должны заниматься глобальными делами: бизнес-планированием, разработкой стратегий и тактик, постановкой долгосрочных целей и планов, поиском возможностей для роста и расширения бизнеса. Освободите себе время для этого, перепоручив все текущие дела своим подчинённым.

• Умейте говорить «нет»

Это один из основных принципов тайм-менеджмента. Учитесь говорить «нет» нецелесообразным, бесполезным и нерентабельным делам. Они губительны не только для руководителя, но и для всего бизнеса, в целом. Поэтому смело отказывайтесь от всех без исключения невыгодных предложений.

• Не забывайте о качественном отдыхе

Работающий в режиме 24/7 руководитель – бомба замедленного действия не только для сотрудников фирмы, но и для самого себя. Невозможно на постоянной основе работать на пределе своих возможностей, если пренебрегать качественным и полноценным отдыхом.

Не забывайте о личной жизни, устраивайте выходные, позволяйте себе несколько раз в неделю расслабиться и позаниматься любимым делом, каким бы бесполезным оно вам ни казалось. Это поможет отвлечься, перезагрузить мозг, восстановить физические и душевные силы. Самый приятный бонус от качественного отдыха заключается в том, что ваша продуктивность взлетит до небес.

• Живите по привычным биоритмам

Живите по собственным биоритмам, в гармонии со своим разумом и телом. Нет абсолютно никакого смысла вставать на работу в 6.30 утра, если вы сова – как минимум до обеда ваша продуктивность будет стремиться к нулю. Если вы – руководитель компании или ваша работа позволяет подстраивать рабочий график под ваши биоритмы, пользуйтесь этим. Если вы прекрасно и с удовольствием работаете в два часа ночи – это ваше право, работайте.

• Хотя бы несколько минут

Один из базовых принципов тайм-менеджмента, отлично помогающий побеждать прокрастинацию. Если вам совсем не хочется приступать к выполнению определённой задачи, попробуйте начать с того, чтобы посвятить ей всего десять-пятнадцать минут.

С психологической точки зрения такая тактика очень успешна: у человека формируется ощущение того, что именно он контролирует ситуацию, так как у него сохраняется право передумать. В таких условиях он перестаёт видеть принуждение к исполнению задачи, поэтому работать становится гораздо легче.

• Мелкие задачи – первые в списке дел

Данная методика противоположна предыдущей. Она основана на том, что первым делом с утра выполняются самые мелкие и простые задачи, чтобы потом в течение дня не отвлекаться по мелочам, а посвятить время работе над крупными проектами.

• Используйте автоматический фокус

Метод автофокуса предлагает записать все дела и задачи в единый список, пройтись по нему глазами, пункт за пунктом, и выбрать дело, которое захочется выполнить прямо сейчас. Если удастся справиться с ним в текущем рабочем дне – вычёркивайте его из списка, если нет – переместите его в конец и снова выбирайте задачу для выполнения, начав заново с первого пункта.

• Техники фиксированного времени

Сюда относятся методики выполнения задач по установленному таймеру. Они помогают повышать общую эффективность в решении задач, тренировать концентрацию и силу воли, правильно оценивать своё время, а также контролировать собственные ожидания.

• «Принцип помодоро» от гуру тайм-менеджмента Ф.Чирилло. Согласно данной методике помидором (или pomodoro) называют тридцатиминутный отрезок времени, 25 минут из которого уделяется работе, 5 минут – отдыху и не связанным с работой делам. Спустя два часа работы по данной методике разрешается сделать получасовой перерыв. Интересный факт: метод назван в честь помидора, потому что Ф.Чирилло изначально работал по кухонному таймеру в виде небольшой помидорки.
• Методика «90/30», автором которой является Т.Шварц. Согласно данной технике 90 минут необходимо уделять работе, 30 минут оставлять на отдых. Существует также разновидность методики, согласно которой 52 минуты идут на интенсивную работу, 17 – на перерыв.

Эти методы похожи на принципы тайм-менеджмента по установке дедлайнов: в них чётко фиксируется время, которое нужно отводить на интенсивную работу над задачами. Многочисленные небольшие перерывы помогают отвлечься, восстановить силы и разгрузить мозг.

Если вы хотите следовать данным методикам, помните о том, что перерывы так же важны, как и сконцентрированная работа. Чтобы эти техники давали успешные результаты, нужно отдыхать положенное время, а затем продолжать работу над задачами в течение установленного временного срока.

• Используйте «метод канбана»

Данная техника отлично помогает распределять задачи и загруженность между сотрудниками и соответствовать установленным дедлайнам.

В классическом варианте метод реализуется в виде таблицы с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе», «Сделано». Число столбцов и их названия вариативны и могут меняться в зависимости от специфики деятельности вашей компании и проектов, над которыми вы трудитесь.

Изначально абсолютно все задачи попадают в первую колонку. Как только кто-то начинает работать над определённой задачей, она переносится во второй столбец. Выполненные задачи передвигаются в третью колонку.

Такая методика позволяет наглядно оценивать прогресс по текущим задачам, а также загруженность и продуктивность выполняющих их сотрудников.

• Принцип Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Методика, придуманная тридцать четвёртым президентом Соединённых Штатов Америки, основана на распределении всех текущих и предстоящих задач и дел по четырём категориям в матрицу в зависимости от их приоритета и сроков выполнения:

• Приоритетные и срочные задачи – выполнить. Это дела с чётко установленными сроками, которые обязательно необходимо сделать. Если их не выполнить, появятся негативные последствия. Например, согласовать новую упаковку для товара, утвердить график отпусков, забрать ребёнка из детского сада и так далее.
• Приоритетные и несрочные задачи – поставить в план. Это дела без чётко установленных дедлайнов, необходимые вам для личностного и профессионального развития. Их тоже необходимо планировать, чтобы не потерять их из виду в общей массе текущих и более важных задач. Например, записаться на курсы повышения квалификации, сходить на мастер-класс по рисованию и так далее.

Читайте также!

Дистанционная работа на дому через интернет: преимущества и недостатки

Подробнее

• Неприоритетные и несрочные задачи – делегировать. Все простые, рутинные поручения и дела, которые не требуют высокой квалификации и специальных профессиональных навыков, следует перепоручить своим подчинённым. У вас при этом освободится время на решение глобальных задач. Например, организацию почтовой рассылки и ведение блога можно запросто делегировать своим сотрудникам.
• Неприоритетные и несрочные задачи – удалить. Сюда относятся все занятия, которые не приносят никакой пользы и не способствуют достижению глобальных целей. Как правило, они отнимают немало времени, поэтому надо контролировать их либо исключить полностью. Например, перестаньте тратить время на листание ленты соцсетей или просмотр телевизора – вы сами удивитесь, насколько быстро и ощутимо возрастёт ваша продуктивность.

Планирование одинаково важно абсолютно для всех: от домохозяек, ухаживающих за детьми, до руководителей крупных корпораций. Продуманный подход к организации собственного рабочего и личного времени помогает освобождать время, которое можно потратить на то, чтобы прожить яркую, интересную и насыщенную жизнь, наполненную не только трудовыми подвигами, но и самой жизнью.

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование