5 024 
Что это? Электронную трудовую книжку начали оформлять в 2020 году. Она не заменяет, а пока лишь дополняет бумажную, но с некоторыми оговорками. В ней содержатся те же сведения, что и в обычном документе, но в сокращенном виде, и стаж до 2020 года не указывается.
Как перейти? Подать заявление на переход на ЭТК можно в любой момент, а вот перейти обратно на бумажную трудовую уже будет нельзя. Те, кто впервые трудоустраивается, выбора иметь не будут – только книжка в электронном формате.
В статье рассказывается:
- Суть электронной трудовой книжки
- Закон и постановления об ЭТК
- Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
- Переход на электронную трудовую книжку
- Новые правила ведения электронной трудовой книжки
- Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
-
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.Бесплатно от Geekbrains
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Трудовая книжка в электронном виде имеет ряд отличительных особенностей в сравнении с бумажным вариантом. Сюда не заносится информация о награждениях работника. Кроме того, многие нюансы деятельности в ЭТК не отображаются. В качестве примера можно привести сезонную работу или выездные вахты. Если работнику эти сведения необходимы, например, для перерасчета пенсии или получения звания ветерана труда, придется оказать факт таких работ, предоставив другие документы.
Для того чтобы электронная трудовая книжка была сформирована в ПФР, в государственный орган работодателями передаются отчеты, имеющие форму СЗВ-ТД. Необходимость предоставления данных не носит регулярного характера, сведения предоставляются, если произошли кадровые изменения. Сроки передачи данных следующие:
- Если сотрудника повысили или понизили в должности, или он был переведен на другую должность, информацию об изменениях необходимо передать не позднее 15 числа следующего месяца.
- Данные о приеме на работу и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня.
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес
Скачивайте и используйте уже сегодня:
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка
Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽
Вышеперечисленные правила вступили в силу 01.01.2020. Отметим, что на каждого работника к этому времени уже была заведена новая электронная трудовая книжка.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Стоит отметить, что ЭТК имеет ряд важных достоинств, которые проявляются в сравнении с бумажной формой документа:
- Возможность получения информации в кратчайшие сроки. Через Госуслуги можно получить выписку из электронной трудовой книжки. Для этого необходимо войти в личный кабинет портала. То есть у сотрудника нет необходимости обращаться к своему руководителю, оформлять заявление на выдачу копии и терять время на ожидание.
- Возможность оформить пенсию дистанционно, нет необходимости посещать лично пенсионный фонд и собирать дополнительную документацию.
Читайте также!
Документы при приеме на работу: обязательные и дополнительныеПодробнее
- Упрощение процедуры оформления пособий и различных социальных выплат. Государственные органы имеют возможность посмотреть информацию в электронной трудовой книжке, не требуя предоставления заверенного бумажного документа.
- Форма СЗВ-ТД, предусмотренная для ведения ЭТК, идентична для всех работодателей, поэтому вероятность ее некорректного заполнения близка к нулю.
- Электронная трудовая книжка является наиболее предпочтительным вариантом при приеме на удаленную работу. Получить необходимую для работодателя выписку из нее можно на портале Госуслуг. Опять же необходимость в предоставлении копии бумажной формы отпадает.
- ЭТК не может быть потеряна, ее невозможно испортить. Таким образом, сохранность ее не зависит ни от каких внешних обстоятельств.
Конечно, у ЭТК есть и ряд существенных недостатков:
- Если посмотреть электронную трудовую книжку, в ней не найти такой информации как, государственные или ведомственные награды, а без них работник не сможет оформить звание Ветерана Труда. Так, наличие наград придется подтверждать.
- Имеется вероятность, что данные о сотрудниках могут утечь в руки злоумышленников. Риск взлома информационных порталов всегда имеет место быть несмотря на то, что Пенсионный Фонд утверждает, что ресурс обеспечивает надежное хранение сведений.
- Если в вашей трудовой книжке, есть сведения, которые могут иметь негативное влияние при приеме на последующую работу, скрыть их уже не получится. Бумажный вариант можно «потерять», «случайно постирать» или придумать что-то еще. Но если на вас заведена ЭТК, и вас уволили по статье, каждый последующий потенциальный работодатель будет знать об этом.
- Чтобы трудовой стаж отобразился в электронной трудовой книжке, работодатель обязан передать данные в ПФР. Советуем сохранять все подписанные трудовые договоры и соглашения, а также периодически запрашивать выписку из ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку
Во всех организациях РФ каждый сотрудник должен быть принять решение, останется ли он бумажной форме трудовой книжки, до 31.12.2020 года. Если в период, когда уточнялось мнение работников, кто-то из них находился на больничном или в отпуске, право сделать выбор, было продлено.
Скачать файлТе, кто не написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, остались с документом, имеющим традиционную форму. Тем не менее, информация о трудовой деятельности таких сотрудников параллельно ведется в электронном виде, а сведения передаются в Пенсионный Фонд по форме СЗВ-ТД.
Итак, могут ли те, кто не сделал это своевременно, сейчас перейти на ЭТК?
- Те сотрудники организаций, которые своевременно не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, могут сделать это в любое время.
- Если запись о переходе на электронную трудовую книжку была сделана в 2020 году, у работника нет возможности начать ведение ЭТК заново.
- Если трудовой стаж сотрудника только начался в 2022 году, то на него в любом случае будет заведена ЭТК.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
на курсы от GeekBrains до 01 декабря
Когда в 2023 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только ее.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains
20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей
Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»
Правила, актуальные для хранения электронных и бумажных трудовых книжек были изменены 01.09.2021 года. Основанием для них послужил Приказ Министерства Труда России от 19.05.21 № 320н. Главные изменения приведены ниже:
- За работодателем сохраняется право самостоятельно выбирать форму журналов по учету трудовых книжек.
- В трудовых книжках, имеющих бумажную форму, можно делать записи, напечатанные на принтере. Также допускается использование штампа и факсимиле.
- В Приказе утвержден формат дубликата документа.
Отчет должен содержать следующие сведения:
- Сведения о работодателе — его регистрационный номер в Пенсионном Фонде, наименование, ИНН и КПП.
- Сведения о сотруднике — полное имя, дата рождения, номер СНИЛС.
- Информацию о деятельности сотрудника в течение отчетного периода: прием на работу, увольнение, повышение, перевод с одной должности на другую, информацию о том, подавал ли сотрудник заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.
- Сведения о документе — здесь указывается номер кадрового события, его наименование, дата.
Читайте также!
Отчет необходимо заверить, это делает руководитель или сотрудник, имеющий доверенностью. Кроме подписи необходимо поставить печать. Если данные передаются в электронном виде, подтверждение их достоверности осуществляется посредством электронной подписи.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
При увольнении сотрудника, имеющего электронную трудовую книжку, работодатель должен передать данные о его трудовой деятельности. Для этого утверждена форма СТД-Р. Для собственников бумажного документа форму заполнять не нужно.
СТД-Р выдается в следующих случаях:
- Если сотрудник увольняется, ее выдают в день расторжения трудового договора.
- По требованию сотрудника работодатель должен заполнить и выдать форму в срок не позднее трех рабочих дней.
Соблюдать контрольные сроки здесь крайне важно. Если форма не будет предоставлена своевременно, работодатель может нарваться на крупный штраф, сумма которого варьируется в диапазоне от 30 до 50 тысяч рублей. Есть возможность избежать начисления штрафных санкций: нужно правильно сформулировать информацию в локальном нормативном акте или кадровом электронном документообороте.
В последнем личность работника проходит идентификацию, то есть у него есть доступ в личный кабинет, а также он может онлайн запросить необходимые документы.
В случае если вы не уверены в том, что готовы отказаться от бумажной формы, — можете не торопиться. Это возможно сделать в любой момент.
У электронной трудовой книжки есть свои достоинства: прием на удаленную работу значительно упрощается, вы не сможете ее потерять, не возникнет сложностей с получением выписок из документа и пр.
Если вы перешли на электронную, не выкидывайте бумажную трудовую, с ее помощью вы сможете подтвердить свой трудовой стаж до 2020 года.
0 
Разберем 11 самых важных жизненных вопросов
Только до 
Эксклюзивные лекции по основам программирования
