Постановка задачи: основные принципы и этапы процесса

Что это? Корректная постановка задачи обязательна для качественного управления и координации работы команды. Этот процесс помогает четко определять цели и ожидания каждого сотрудника, распределять ресурсы и устанавливать приоритеты для роста производительности и завершения проектов.

На что обратить внимание? Постановка задачи — это двусторонний процесс, который включает ясное выражение ожиданий руководителя и возможность сотрудника задавать вопросы и выражать идеи. Только в этом случае команда добьется успеха.

Виды задач

В мире предпринимательства одной из главных проблем для молодых компаний становится выживание на рынке. Правильная организация внутренних рабочих процессов поможет конкурировать с другими компаниями. Правильная постановка задач — это ключевой аспект, который помогает добиться успеха.

Каждый этап работы в организации начинается с постановки задач и целей. Последние — это то, чего нужно достичь в конечном итоге, в то время как первые – инструменты для их завоевания. Пример: если целью является успешное продвижение бизнеса в социальных сетях, задачи могут включать в себя формирование SMM-команды, создание стратегии, определение бюджета и анализ результатов. И часто эти проблемы переплетаются и взаимосвязаны, успех одной зависит от выполнения другой.

Правильное планирование и управление задачами играют решающую роль. Без них сотрудники могут работать хаотично, что может серьезно навредить компании. А организованный и согласованный коллектив способствует эффективной работе.

Задачи включают в себя разные аспекты: некоторые – повседневные, другие моментальные, а третьи — долгосрочные. Выбор метода их постановки зависит от важности и сроков выполнения:

• Повседневные задачи. Это рутина, которая является основой для работы бизнеса. Например, кондитерская компания ежедневно готовит тесто, выпекает вафли, упаковывает их, доставляя в магазины. Эффективность повседневных задач непосредственно влияет на успех фирмы.
• Текущие задачи. Они возникают в конкретный момент времени. Например, это может быть необходимость модернизации оборудования, поиск нового поставщика или заключение контракта с курьерской службой.
• Долгосрочные задачи. Они связаны с длительной перспективой развития бизнеса и устанавливаются на определенный период. Это могут быть такие задачи, как увеличение выручки на 15 % за год или открытие филиалов компании в разных районах города в течение пяти лет. Для них требуется стратегическое планирование.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31981

Иногда при постановке задачи руководитель смешивает различные виды задач. Компания слишком сосредотачивается на мелких повседневных проблемах, забывая о долгосрочных. В то время как бизнес тратит время только на незначительные задачи, конкуренты могут разрабатывать длительные стратегии и, следовательно, получить больше клиентов.

10 условий для правильной постановки задачи

Разбивайте крупные задачи на части

В жизни часто мы сталкиваемся с весомыми делами и проектами, которые кажутся настолько огромными, что сразу же создают ощущение беспомощности. Как будто перед вами стоит целый пирог, который невозможно съесть одним укусом. Чтобы добиться успеха, необходимо научиться разбивать эти крупные задачи на более мелкие и управляемые части.

Этот процесс называется декомпозицией. Сначала может показаться нелогичным ставить перед собой больше проблем, но на самом деле это помогает визуализировать масштабный проект и начать его выполнение постепенно. Каждая маленькая задача должна иметь ясные критерии завершения. Они могут упростить проект и поддержать мотивацию. Например, если ваша цель — «Овладение английским», начните с меньших шагов, таких как «Знакомство с иностранным языком» или «10 новых слов в день». Создайте достижимые этапы, приближающие вас к главной установке.

Отсортируйте задачи по приоритету

Современный мир наполняется делами, правильная приоритизация — ключевой инструмент в управлении ими. Она позволяет определить важные задачи и фокусироваться на них. Используйте инструменты для визуализации дел, будь то клейкие заметки или CRM-платформы. Создание системы приоритетов поможет видеть, над чем работать в первую очередь, и снизит стресс.

Держите все задачи в одном месте

Управление временем — ключ к успеху в мире современных дел. Для эффективности храните все задачи в одном планировщике. Это упростит работу и проектирование, предотвратит потерю деталей и сделает процесс более организованным.

Установите сроки выполнения для задач

Сроки делают дела целью. Без них теряется мотивация и эффективность. Важно устанавливать оптимальные сроки, учитывая обстоятельства. Однако не забывайте о балансе, чтобы избежать выгорания. Реалистичные сроки повышают производительность и эффективность.

Делайте задачи по очереди

В мире постоянных отвлечений и множества дел умение сосредотачиваться становится настоящим богатством. Вот несколько стратегий, которые могут помочь повысить концентрацию, эффективность:

• Одна Задача за Раз. Если нет необходимости делегировать дела, постарайтесь выполнять их поочередно. Сосредотачивайтесь на одной задаче и завершайте, прежде чем переходить к следующей. Это позволит избежать размытости внимания и улучшит качество вашей работы.
• Группировка Задач. Попробуйте собирать дела схожего типа и выполнять их в определенные периоды. Это уменьшит переходные затраты времени и снизит отвлекающие факторы.

  Читайте также!

  Корпоративная культура: как создать, управлять и развивать

  Подробнее
  
• Время Сосредоточенности. Выделите период, когда чувствуете себя более сосредоточенным. Например, пятница может быть хорошим днем для выполнения задач, требующих максимума концентрации. Используйте это время наиболее продуктивно.
• Борьба с Отвлекающими Факторами. Постарайтесь минимизировать такие моменты. Отложите смартфон и другие устройства, которые могут вызвать соблазн проверить уведомления. Создайте комфортное и тихое рабочее место.
• Перерывы. Не забывайте делать короткие периоды отдыха, даже если они ненадолго. Они помогут перезарядиться энергией, что в конечном итоге сделает вас более продуктивными.

Ограничьте количество дел на день

Секрет успешной работы и сохранения эффективности заключается в умении ограничивать количество задач на день. Вот несколько советов, как это сделать:

• Подход «Медленно, но Уверенно». Помните мудрое выражение: «Тише едешь – дальше будешь». Не старайтесь взять на себя слишком много задач в один день. Лучше делайте меньше, но качественно.
• Гигиена Рабочего Дня. Соблюдайте это требование. Регулярные перерывы, забота о физическом и эмоциональном здоровье помогут сохранить работоспособность долгий срок.
• Отдых. Не забывайте о перерывах. Отпуск и время для релаксации также важны для вашей продуктивности и психологического комфорта.

Наградите себя за выполнение цели

Создайте для себя позитивный стимул. Сразу же после успешного завершения задачи порадуйте себя чем-то приятным. Например, насладитесь вкусным угощением, послушайте любимую музыку или сделайте небольшой перерыв.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 01 декабря

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Соблюдайте достаточность описания

Наименования задач следует делать короткими и ясными, чтобы обеспечить их понимание и однозначное описание. Это особенно важно, если вы передаете дело на долгосрочную перспективу. Идеальное описание задачи должно включать контекст, чтобы даже через продолжительное время вы могли легко понять, что именно требуется сделать и в какие сроки.

Учитывайте временные затраты

Отслеживание сроков — отличный способ контролировать, сколько времени уходит на задачу. Иногда, когда вы сосредотачиваетесь на выполнении плана, вы впадаете в творческий поток, и часы, даты кажутся незаметно улетающими. Развивайте навык чувства времени, он поможет вам лучше планировать свои дела в будущем.

Зафиксируйте результат

Постоянно отслеживайте и отмечайте итоги выполненного, чтобы извлекать опыт и улучшать процесс общей постановки задач в будущем.

Ключевые этапы постановки задачи команде

Этап 1. Распределение ролей

Для успешной работы над проектом необходима команда, состоящая из разных специалистов. Чтобы гарантировать качественное выполнение задач и соблюдение сроков, каждый член группы должен четко понимать свои обязанности и ответственность.

При формировании команды следует учитывать не только профессиональные навыки, но и личные качества сотрудников. Это имеет важное значение для эффективности работы и межличностных отношений в коллективе. Каждому члену команды следует поручать задачи, соответствующие его индивидуальному стилю работы. Руководителю надо распознавать личные качества и поручать задания сотрудникам, обладающим соответствующими навыками, опытом.

Когда роли определены, каждый член команды чувствует себя комфортно, занимается работой, которая ему близка. Если в компании постановка задач подчиненным правильна и грамотна, это способствует увеличению эффективности и повышению качества работы, а также укреплению авторитета фирмы.

Этап 2. Конкретизация действия и результата

Неопределенность в формулировке задач может снизить эффективность выполнения. Иногда руководители предполагают, что сотрудники понимают все детали дела и не разъясняют их подробно. Чтобы избежать недопонимания, следует уделить больше времени уточнению и обсуждению тонкостей задачи. Важно подробно проработать ключевые и второстепенные моменты, чтобы у сотрудника сложилось ясное представление о том, что требуется сделать и к какому сроку.

Этап 3. Назначение ответственных

Каждая задача должна быть приписана конкретному исполнителю. Когда за результат отвечает определенный человек, руководителю легче контролировать ход проекта, вносить коррективы и оценивать прогресс. Это простое действие способствует повышению качества работы: сотрудники не перекладывают обязанности друг на друга, а полностью вовлечены в выполнение своих задач.

Этап 4. Ограничение по срокам

Определите точный срок выполнения каждой задачи. Недостаточно просто указать «как можно быстрее», «через неделю» или «в ближайшее время». Неограниченные по сроку задачи часто откладывают на последний момент. Если нельзя точно оценить время выполнения, установите контрольные точки.

Этап 5. Трекинг задач

Когда дело доходит до управления, важно не пытаться запомнить все детали и сроки. Вероятно, вы запутаетесь. Их надо фиксировать. Для более удобного и эффективного управления задачами есть множество специальных программ и инструментов. Основные:

• для небольших компаний: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack;
• для крупных проектов: JIRA, Redmine, Яндекс.Трекер;
• для целей, которые выходят за рамки обычного планирования, используют CRM-системы.

Техника SMART при постановке задач

Для более эффективной постановки задач и их выполнения часто применяется метод SMART. Он разработан Джорджем Т. Дораном в 80-х годах прошлого века и остается актуальным и эффективным. Метод включает пять критериев правильной постановки задач:

• Конкретность (specific). Задача должна быть ясной и четко определенной. Вместо абстрактной формулировки («провести обзвон клиентов»), цель должна быть сформулирована конкретно, например, «получить обратную связь по результатам встреч».
• Измеримость (measurable). В задачу следует включить количественные показатели, которые позволят оценить результат и обеспечить ориентир для сотрудников. Например, «увеличить выручку до 10 миллионов рублей» или «провести 15 рабочих встреч».

  Читайте также!

  Целеполагание: что это такое, виды, примеры

  Подробнее
  
• Достижимость (achievable). Важно, чтобы у сотрудников были необходимые ресурсы для выполнения дела, и чтобы цель была достижима. Если задача нереальна, это может уменьшить мотивацию команды.
• Релевантность (relevant). Задача должна соответствовать общим целям фирмы, быть актуальной. Те, что не соответствуют общим целям, утратили актуальность, могут разрушать рабочий процесс.
• Ограниченность в сроках (time bound). Четкие временные рамки помогают эффективно распределять рабочую нагрузку, устанавливать приоритеты, отслеживать ход выполнения задачи.

Часто задаваемые вопросы о постановке задач

Какие ошибки допускают руководители при постановке задач подчиненным?

• Стиль общения и уважение.

Ошибка: Иногда руководство выбирает негативный тон, что оправдано только в кризисных ситуациях.

• Установка сроков.

Ошибка: Неправильное определение периодов выполнения задачи.

• Использование примеров.

Ошибка: Отсутствие образцов при постановке задачи.

Какие выгоды дает ясная и конкретная формулировка?

• Обратная связь.

Ошибка: Недостаточное внимание к конструктивной реакции.

Какие выгоды дает ясная и конкретная формулировка?

Преимуществами четкой постановки задач являются:

• Повышение мотивации сотрудников.
• Улучшение координации работ.
• Избегание недоразумений и неопределенности.
• Ускорение достижения целей.

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

Как осуществить проверку и контроль выполнения задачи?

Наблюдение и ревизии хода дела:

• Регулярные отчеты об этапе выполнения.
• Обсуждение результатов и промежуточные ревью.
• Использование системы обратной связи и корректировки, если необходимо.

Применение этих принципов в предполагает более прозрачный и понятный процесс, а также обеспечивает эффективный контроль на всех этапах выполнения, соблюдение установленных сроков. Качественная постановка задач способствует увеличению лояльности клиентов и обеспечивает успешное выполнение проектов.

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование