Бюджет проекта: суть и правила составления

О чем речь? Бюджет проекта – совокупная стоимость работ, необходимых для выполнения поставленной задачи. В него входят накладные, операционные и управленческие расходы, а также резерв на случай непредвиденных обстоятельств.

На что обратить внимание? Составление бюджета происходит после анализа рынка, оценки сроков, выявления рисков и определения задач. Нужно учитывать ряд принципов: полноту, реалистичность и обоснованность трат.

Понятие бюджета проекта

Бюджет проекта — это общая стоимость задач, мероприятий и расходных материалов, нужных для выполнения проекта. На эту стоимость ориентируются участники и заинтересованные стороны при работе над проектом. Этот бюджетный документ также необходим для того, чтобы убедиться, что выделенные деньги используются по назначению.

Перед началом работы над проектом необходимо сформировать бюджет. После его начала увеличение бюджета будет нецелесообразным, если критерии проекта останутся прежними. Бюджет может представлять собой объемный документ с многогранной структурой. Тем не менее, благодаря детализации, можно составить точный бюджет, который легко отслеживать. Бюджет проекта обеспечивает открытую коммуникацию между командой проекта и заинтересованными сторонами.

Реализация проекта предполагает отслеживание реальных затрат в сравнении с планом и информирование заинтересованных сторон. Если требования проекта изменяются, то соответствующие затраты включаются в бюджет. Кроме того, бюджет необходим для оценки хода реализации проекта: по мере выполнения задач в бюджете отражается, сколько средств было израсходовано.

Бюджет служит для обеспечения финансирования и обеспечивает прозрачность для всех, кто участвует в проекте. Он помогает команде двигаться вперед и концентрировать внимание на поставленных задачах. Кроме того, в нем содержатся факты и цифры о том, сколько стоят предыдущие компоненты проекта; таким образом, можно более точно прогнозировать будущие расходы.

Структура бюджета проекта

В основе бюджета лежат контракты с заказчиком и ожидаемые расходы. Он состоит из двух компонентов — доходов и расходов, которые планируются с учетом сроков, установленных в договорах. Доходы и расходы должны быть разделены на разные статьи для обоих компонентов.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31975

Для точного прогнозирования доходов проекта его расходная часть, как правило, имеет большее количество статей, поскольку включает в себя как прямые расходы (оплату труда, материалы, услуги), так и разнообразные косвенные затраты. Под оценкой стоимости проекта понимается оценка затрат, распределенных по временным интервалам, которая включает:

Операционные расходы проекта

Затраты на эксплуатацию проекта состоят из расходов на ресурсы, обеспечивающие выполнение задачи:

• Расходы на приобретение материалов, инструментов.
• Расходы на оплату услуг субподрядчиков.
• Прямые затраты на оплату труда.

Читайте также!

План проекта: какие задачи решает, как создать

Подробнее

Управленческие расходы

Кроме того, существуют расходы на управление проектом, поддержку его функционирования, но которые не могут быть связаны с конкретными работами и задачами. Эти расходы относятся ко всему проекту:

• Контроль и структурирование проектов.
• Обучение и аккредитация персонала.
• Организация деловых поездок
• Обслуживание и использование имеющегося оборудования.

Накладные расходы

Это расходы, которые не могут быть точно определены в рамках конкретного проекта, но являются частью производственного процесса. Такие расходы необходимо распределять между проектами, и для этого существует несколько наиболее распространенных способов:

• Деление накладных расходов и их вычитание из общего финансового результата.
• Применение коэффициентов деления накладных расходов.
• Определение ставки оплаты труда основного персонала, включая накладные расходы. Эта ставка позволяет пропорционально разделить накладные расходы между проектами в зависимости от количества затраченного на них времени. Ставка также может различаться для разных категорий сотрудников.

Резерв на непредвиденные расходы

Кроме того, необходим резерв на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы учесть незначительные отклонения в стоимости проекта. Этот резерв должен быть точно рассчитан для каждой вероятности риска, а не рассчитываться как единый процент от стоимости или выручки. Это необходимо для того, чтобы резерв реально отражал возможные риски в ходе реализации проекта.

Принципы формирования бюджета проекта

Необходимо помнить о наиболее важных элементах бюджетирования:

• Обоснованность: бюджет должен гарантировать выполнение всех мероприятий, предусмотренных планом. Необходима привязка расходов к мероприятиям, то есть каждый расход должен быть связан с конкретным событием.
• Реалистичность: расходы должны соответствовать рыночным ценам. Если план проекта предполагает приобретение технической поддержки или оплату услуг, то необходимо включить в заявку текущую рыночную стоимость этих позиций, найденную в Интернете, а также предложения от фирм-подрядчиков.

• Полнота. Бюджет проекта никогда не будет соответствовать запрашиваемым инвестициям. В любом случае необходимо внести свой вклад в начинание: это может быть собственное оборудование, труд волонтеров, средства уже существующей организации, привлечение ресурсов партнеров и т. д. Обязательно укажите в бюджете все расходы, включая софинансирование, которое представляет собой вклад компании в проект наряду с вкладом партнеров.
• При реализации проекта учитываются затраты на его осуществление. Фонд не может компенсировать затраты, которые были произведены до начала проекта. Фонд не предоставляет средства на покрытие расходов, понесенных после завершения проекта. Если аренда, услуги связи или другие услуги, которые будут использоваться для реализации проекта, были оплачены заранее, за целый год, то можно включить часть этих расходов в качестве софинансирования, что соответствует периоду реализации проекта.

Этапы разработки бюджета проекта

В начале проекта бюджет формируется в два этапа: планирование затрат верхнего уровня и, если проект инициирован, то более детальное планирование. Например, заказчик обращается в фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Менеджер проекта выясняет первичные требования к проекту, оценивает бюджет и обговаривает условия. Если они устраивают заказчика, менеджер создает комплексный план проекта.

Для тщательного составления бюджета необходимо сначала оценить работу и собрать дополнительную информацию. Для этого необходимо:

• Определить, кто является заинтересованными сторонами

Это те сотрудники, которые получат выгоду от проекта или будут иметь к нему отношение. Например, если требуется автоматизировать систему документооборота компании, то в проект будут вовлечены ответственные за отделы и сотрудники офиса. Для того чтобы руководитель проекта смог получить информацию обо всех заинтересованных сторонах, ему необходимо провести интервью с представителями заказчика.

• Собрать требования к проекту

Руководитель проекта собирает требования от всех участвующих сторон. Эти требования — то, что должно быть выполнено. Например, при создании сайта — это функции, доступные пользователям и администратору сайта.

• Оценить ресурсы

В зависимости от требований менеджер оценивает, какие ресурсы необходимы для реализации проекта. Это могут быть разработчики, программисты, серверные мощности, лицензии на программное обеспечение, аппаратные средства.

Читайте также!

SMART-цели: критерии, алгоритм постановки, примеры

Подробнее

• Исследовать рынок

Чтобы найти ресурсы для выполнения проекта, компания должна изучить рынок, сравнив различные предложения и определив средние цены. Кроме того, необходимо выбрать подрядчика для выполнения работ, учитывая не только стоимость, но и надежность компании. Для определения уровня заработной платы нужных специалистов руководитель проекта должен привлечь отдел кадров. Важно учитывать эти факторы.

• Оценить сроки работы

Руководитель проекта беседует с членами команды: разработчиками, кодерами, исследователями, дизайнерами и другими людьми, которые будут задействованы в проекте. Каждый из них даст оценку, сколько времени займет его работа. Например, программисту потребуется 5 часов на подключение и настройку CRM-системы и 10 часов на сопряжение с API. Все эти расчеты будут суммированы для вычисления продолжительности проекта.

Менеджер проекта переводит часы работы в дни. Желательно использовать 6-часовой день, так как человек не может работать 8 часов без перерыва. Допустим, для создания интернет-магазина требуется 48 часов или 8 дней. Так определяется срок выполнения заказа. В первоначальных расчетах могут быть допущены ошибки, поэтому лучше проконсультироваться с менеджером, чтобы минимизировать риск.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 01 декабря

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

• Определить и оценить риски

Анализ возможных рисков необходим для того, чтобы предусмотреть в бюджете резерв на непредвиденные расходы. Например, во время выполнения проекта был принят новый закон, требующий проведения аттестации рабочих мест.

Проблемы при составлении бюджета проекта

• Пренебрежение финансовой классификацией: бюджет должен охватывать все предстоящие расходы или, как минимум, те расходы, которые учитываются инвестором при создании предприятия.
• Отсутствие уровня прибыльности: если проект является коммерческим, его результат будет передаваться заказчику, то необходимо обязательно указать ожидаемый уровень прибыльности проекта.
• Средства могут быть распределены заранее: во многих компаниях, в зависимости от особенностей их финансового цикла и сложности управления проектами, деньги выделяются до завершения работ (планирования). В этих условиях бюджет является основным ограничителем проекта, в конечном итоге ограничивая возможности привлечения активов и количество выполняемых работ.
• Подготовка предварительных счетов может не соответствовать требованиям проекта. Это может привести к ограничению возможности регулирования расходов.

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

Часто задаваемые вопросы о бюджете проекта

Как оптимизировать бюджет проекта?

Чтобы оптимизировать бюджет проекта, используйте принцип Парето. Он предполагает, что 20 % задач приносят 80 % желаемого результата, а остальные 80 % задач вносят вклад только в 20 % результата. Это означает, что можно сократить расходы на задачи, которые оказывают наименьшее влияние на успех.

Как контролировать бюджет проекта?

Для управления бюджетом проекта создается система внесения изменений в бюджет для команды и заинтересованных сторон. Например, может быть создана форма запроса на изменение, при заполнении которой всем заинтересованным сторонам рассылаются уведомления.

Какие используются методы оценки бюджета проекта?

Для точной оценки бюджета проекта обычно используются два метода:

Оценка «снизу вверх» предполагает оценку больших объемов работ путем агрегирования оценок составляющих их элементов. Чем полнее и точнее иерархическая структура проекта, тем точнее будут оценки. С другой стороны, оценка «сверху вниз» используется в случае отсутствия детальной иерархической структуры. Вначале производится всеобъемлющая оценка всего комплекса работ, а затем разбивка на отдельные компоненты.

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование