Базы данных Access: функции, режимы работы и элементы

Общая характеристика базы данных Access

Чтобы глубже ознакомиться с возможностями реляционной системы, которая входит в пакет Microsoft Office, следует разобраться с таким понятием, как база данных Access. Напомним, что набор информации, включающей структурированные по установленным правилам данные, который характеризуется особыми правилами описания и хранения, а также является независимым от программных приложений, называют базой данных (БД).

Самой популярной моделью представления упорядоченной информации является реляционная система. Ее название происходит от прилагательного relational (относительный). Это связано с тем, что отдельная запись в БД включает сведения, касающиеся только одного объекта.

При этом появляется возможность для работы с данными, которые принадлежат различным объектам, как единым целым, базирующимся на значениях, связанных друг с другом. Особенность реляционных систем управления информационными базами состоит в том, что весь массив обрабатываемых данных представлен в табличной форме.

Access – это современная прикладная программа Windows, позволяющая использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внесение объектов.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 27886

DDE позволяет обеспечивать обмен данными между MS Access и любым приложением от Windows. OLE также способен как устанавливать связь с объектами других прикладных программ, так и внедрять определённый объект в БД Access. Примером таких объектов могут быть электронные таблицы, диаграммы, рисунки, или документы из других приложений Windows.

Access способен работать с огромным количеством различных форматов данных. При этом, импорт/экспорт данных производится из электронных таблиц и текстовых файлов. Система способна заниматься непосредственной обработкой файлов FoxPro, Paradox, dBase III, dBase IV, и т.д.

Система ориентирована на конечного пользователя. В работе Access используется язык программирования Visual Basic for Application. Он может создавать массивы, собственные типы данных, вести контроль работы прикладных программ.

Функции и режимы работы Access

Access обладает такими важными функциями, как:

1. Определение данных, то есть анализ структуры, типа и установление связей.
2. Обработка данных, которая включает поиск, сортировку, фильтрацию, вычисление. Также эта функция объединяет данные с иной информацией, связанной с ними.
3. Управление данными. Необходимо только прописать разрешение на использование информации (кому именно разрешено). Помимо перечисленного эта функция поможет определить правила совместного пользования данных.

В системе Access есть широкий набор инструментов для того, чтобы задать типа данных — электронные таблицы, числовые значения, денежные эквиваленты, документы, текст, даты, время, рисунки, звук. Можно задавать и разные форматы хранения информации (размер длины строки, точность представления числовых данных и даты времени) и представлять эти данные при выводе на печать или экран.

Существует 3 режима работы базы данных Access:

1. Режим запуска, который позволяет осуществлять сжатие и восстановление базы данных без необходимости в её открытии.
2. Режим конструктора, где есть возможности для создания и модификации структуры таблиц и запросов, создания форм для отображения и редактирования данных и подготовки отчётов перед печатью.
3. Режим выполнения, где в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

Элементы базы данных Access

Классическая версия Access состоит из определённого набора объектов. Основными элементами выступают:

• Таблицы

Панель «Таблицы» открывает для редактирования таблицы. Распределение информации происходит по строкам и столбцам. Это обеспечивает значительное упрощение процесса импорта электронной формы в таблицу базы данных. Отличие всего одно – информация структурирована.

Строки называются записями. Они состоят из информационных блоков. Каждая из записей состоит из одного поля. Поля располагаются в соответствии со столбцами. В них могут быть расположены конкретные виды данных (цифровые, текстовые, и т.п.).

Описание записей и полей таблицы базы данных Access производится при помощи визуализации стандартного стиля каталога карточек библиотеки. Каждая из карточек соответствует записи в базе данных. Определённый информационный фрагмент на отдельно взятой карточке соответствует полю в базе данных.

• Формы

Применение форм для объектов базы данных Access направлено на создание интерфейса пользователя, в который можно заносить и редактировать информацию. Обычно формы состоят из кнопок с командами и иными функциями управления, которые используются для реализации того или иного функционала. При их отсутствии можно собрать БД путём редактирования имеющейся информации в таблицах Access. Таким образом, большинство пользователей используют формы с целью просмотра, ввода и корректировки сведений в таблицах. Командные кнопки позволяют:

• задать данные для конечного отображения в форме;
• открыть другие формы и отчёты;
• выполнить другие задачи, например, работать с «Формой клиента».

Формы базы данных Access позволяют обеспечить контроль взаимодействия пользователей с данными. Например, есть возможность создать форму, которая отображает определённые поля и выполняет конкретное число операций. Это, в свою очередь, даёт гарантию защиты и правильность при вводе данных.

• Отчеты

Такая кнопка предназначается для форматирования, сведений и представления информации. В большинстве случаев в отчёте представлен ответ на заданный вопрос пользователя. Отчёты необходимо форматировать для отображения информации в максимально читабельном виде. Пользователь имеет право формировать отчёт в удобное время, в котором будет представлена действующая информация базы данных. В основном отчёты форматируют для конечной печати, представления на экране, экспорта в определённые программы или размещения в сообщении электронного вида.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 05 мая

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

• Запросы

Запросы в базе данных Access необходимы для реализации многих функций. Главная опция – это поиск информации в той или иной таблице. Если необходимые сведения располагаются в разных таблицах, их можно просмотреть в одной (при помощи запроса). Запросы могут позволить пользователю производить фильтрацию данных путём определения критериев поиска для отображения только нужных сведений.

С помощью функции «обновляемых» запросов можно заниматься редактированием данных, найденных в основных таблицах. При этом правки появляются как в таблице запроса, так и в основных таблицах.

В данном случае результаты запроса могут быть выведены на экран, печать или перемещены в буфер обмена. Данные на выходе запроса необходимо применять, как источник записей для формы. Функция запроса на изменение – выполнение задач с информацией. С ними удобно создавать новые таблицы, делать пополнение сведений существующих таблиц, удалять или обновлять данные.

Только до 29.04

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

• Макросы

Это аналог упрощённого языка программирования. При помощи макросов можно повысить уровень функциональности базы данных. Например, если добавить макрос к командной кнопке, он сможет запускаться при каждом нажатии на данную кнопку. Макросы состоят из команд, по средствам которых можно решить конкретно поставленную задачу: открыть отчёты, выполнить запросы, закрыть базы данных и т.д.

Читайте также

Работа с базами данных SQL для новичков

Подробнее

Макросы дают возможность для автоматизации многих операционных процессов, которые ранее выполнялись в ручном режиме. Такая функция может существенно сэкономить время при работе с программой.

• Модули

Элементы в таком виде предназначены для того, чтобы повысить уровень функциональности баз данных. Создание модулей происходит на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой набор инструкций, описаний, процедур. Есть стандартные элементы и модули класса.

Популярные статьи

Высокооплачиваемые профессии сегодня и в ближайшем будущем

Дополнительный заработок в Интернете: варианты для новичков и специалистов

Востребованные удаленные профессии: зарабатывайте, не выходя из дома

Разработчик игр: чем занимается, сколько зарабатывает и где учится

Как выбрать профессию по душе: детальное руководство + ценные советы

В последнем случае у них имеется не только связь с конкретными формами или отчётами, но и содержание процедур по работе с ними. У стандартных модулей имеются общие процедуры, несвязанные с определёнными объектами. Список стандартных модулей представлен в перечне «Модули в области навигации».

Типы данных в Microsoft Access

Таблицы баз данных дают возможность для работы с различными типами данных. Система баз данных Access предназначается для таких типов данных, как:

• Текстовый. Может быть использован для хранения стандартного текста с ограничением 255 символов в размере. Текст или числа не предназначаются для расчётов.
• Числовой. Используют для хранения действительных чисел. Здесь есть огромное число подтипов, выбор которых определяет точность вычислений.
• Поле Мемо – специальный тип данных, предназначенный для хранения текстов объёмом до 65 535 символов. В поле хранится именно указатель на место базы данных, где хранится непосредственно текст. Поле данного типа не может быть ключевым или проиндексированным. Предусмотрены длинный текст или комбинация текста и числовых значений.
• Дата/время. Предназначен для хранения дат календаря и настоящего времени в специальном фиксированном формате.
• Денежный. Необходим для хранения денежных сумм. В него включены денежные значения и числовые сведения, используемые при математических расчётах.
• Счётчик, в форме специального типа данных для оригинальных натуральных чисел, неповторяющихся в поле и обладающих автоматическим наращиванием. Функция заключается в порядковой нумерации записей.
• Логический. Нужен для хранения логических данные и полей, которые содержат одно из 2-х возможных значений (могут принимать только 2 значения, например: «Да» или «Нет»).
• Гиперссылка в форме специального поля, в котором хранятся адреса URL web-данных в сети интернет. При нажатии на ссылку, в автоматическом режиме запустится браузер и будет воспроизведён объект в его окне.
• Мастер подстановок. Не представляет собой специальный тип данных. Можно автоматизировать настройки таким образом, чтобы не вводить информацию в ручном режиме. Сведения в таком случае можно выбрать из раскрывающегося списка.
• Поле объекта OLE предназначается для включения изображения, звукозаписи и других типов данных. Такое поле не является ключевым или проиндексированным.

Создание базы данных в MS Access

Формировать базу данных программы Access можно, используя шаблоны, представленные в самом приложении. Кроме того, их можно найти на портале у разработчиков.

Конечно, существует вероятность, что доступные шаблоны не смогут полностью удовлетворить ваши потребности, но, опыт формирования БД на их основе будет полезен с точки зрения знакомства со структурой таких баз, их компонентами и возможностями применения. Далее мы продемонстрируем, как выглядит процесс формирования.

Для создания баз данных необходимо запустить Microsoft Access. После этого нужно нажать кнопку Office и использовать команду «Создать». Программа по умолчанию предложит имя БД. Затем, чтобы выбрать место, куда сохранится база данных нужно открыть каталог, а после выбора нажимаем «Создать».

Есть и другой вариант, связанный с использованием шаблонов. Для этого необходимо выбрать в группе соответствующей категории локальные шаблоны, после чего откроется перечень доступных форм. Это будет список задач, из которого мы выбираем ту, которая больше всего соответствует нашим целям. К примеру, возьмем шаблон «Учащиеся». Как и в первом случае программа предложит имя БД. Нужно определиться с каталогом, в который будет сохранена база и кликнуть «Создать».

Теперь у нас есть, пока еще, пустая база данных, включающая готовые шаблоны разных ее составляющих. Так как в БД могут содержаться исключительно активные компоненты, кликаем «Параметры»-> Включить активное содержимое (затем это содержимое может быть включено в базу данных).

Мы можем вносить данные в таблицы или в соответствующие им формы. В ходе изучения окна программы Microsoft Access можно обнаружить большое количество уже знакомых нам компонентов интерфейса. Здесь есть панель Office, кнопка быстрого доступа и т.д. Но, среди известных элементов есть и совершенно новый, который называется «область переходов». Здесь отображается весь перечень элементов БД.

Читайте также

Программы для создания базы данных: Топ-10

Подробнее

Все эти элементы мы подробно рассмотрели в предыдущих разделах этого материала. При этом, обращаем ваше внимание, что все объекты БД Access могут храниться в едином файле с расширением.

Подытожим информацию, представленную в этой статье. С точки зрения обычного пользователя система управления базами данных Access в плане использования предполагает перечень несложных операций: формирование БД с выбором типов информации, ввод/вывод последней по запросу, создание отчета по доступу в виде презентации. При достаточно широком наборе возможностей система Access от Майкрософт отличается простотой, и работа с ней не вызывает каких-либо проблем.

Автор статьи

Редакция сайта GeekBrains

Продвижение блога - Генератор продаж

Оцените статью

Рейтинг: 4.75

( голосов 4 )

Поделиться статьей