Как сделать подпись в почте: 5 способов + 4 инструмента

Как использовать? Подпись в почте – еще одна возможность ненавязчиво воздействовать на человека, помимо текста. В ней можно отразить слова благодарности к собеседнику, прикрепить логотип для запоминания бренда и даже вставить призыв к действию.

Как сделать? Алгоритм настройки подписи зависит от почтового сервиса – Mail.ru, Gmail, Rambler, Outlook или Яндекс.Почта. Если тех возможностей, которые предлагает электронный ящик, недостаточно, можно воспользоваться сторонними инструментами.

Зачем нужна подпись в почте

Подпись письма в почте — важная часть коммуникации с потенциальными клиентами. На первый взгляд это незначительная деталь, но при грамотном подходе является «лицом» бренда и составляющей его репутации.

Плюсы красивой и грамотно составленной подписи в почте:

• Персонализация. Подпись способствует формированию доверия к бренду, так как отправитель идентифицируется с конкретным сотрудником компании.
• Повышение осведомленности клиентов о бренде. Поставить красиво оформленную подпись в письме, значит способствовать узнаваемости компании. Клиент запомнит бренд и, скорее всего, узнает его продукцию на интернет-площадках или на полках магазинов.
• Простота взаимодействия. Стандартный вариант подписи в почте содержит контактные данные (телефон, адрес). Клиент осведомлен, куда он может отправить запрос или где оставить обратную связь.

Узнай, какие ИТ - профессии
входят в ТОП-30 с доходом
от 210 000 ₽/мес

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Команда GeekBrains совместно с международными специалистами по развитию карьеры подготовили материалы, которые помогут вам начать путь к профессии мечты.

Подборка содержит только самые востребованные и высокооплачиваемые специальности и направления в IT-сфере. 86% наших учеников с помощью данных материалов определились с карьерной целью на ближайшее будущее!

Скачивайте и используйте уже сегодня:

Павел Симонов

Исполнительный директор Geekbrains

Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023

Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда

Подборка 50+ бесплатных нейросетей для упрощения работы и увеличения заработка

Только проверенные нейросети с доступом из России и свободным использованием

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

Список проверенных ресурсов реальных вакансий с доходом от 210 000 ₽

Получить подборку бесплатно

pdf 3,7mb

doc 1,7mb

Уже скачали 31932

• Продвижение всех каналов, используемых брендом для коммуникации с клиентами. Часто в текст подписи добавляют кликабельные иконки социальных сетей. Это несложный способ, способствующий привлечению аудитории и интеграции всех каналов коммуникации в одну систему.
• Рост продаж. Подпись письма, например, в Яндекс.Почте позволяет вставить призывы к действию. Это могут быть промокоды на скидку, специальные предложения, запись на консультацию с менеджером и т. п.

Элементы подписи в электронной почте

Существуют разные варианты, как сделать подпись в электронной почте. Рассмотрим основные тонкости.

Ключевые составляющие подписи любого письма в почте:

• логотип бренда;
• контактные данные: телефон, e-mail адрес;
• ссылка для отказа от рассылки;
• ссылка на социальные сети и сайт компании.

Также есть дополнительные составляющие, которые рекомендуется использовать, но они не являются обязательными:

• слоган и благодарность от компании;
• физический адрес;
• объяснение, почему компания направила клиенту данное письмо. Например, в ответ на оформленную подписку.

Если компания использует персонализацию, то в подписи указывают имя конкретного менеджера, его должность, контакты и добавляется фотография.

Что писать кроме «С уважением»

Самый распространенный вариант, как сделать в почте подпись, — это использование формулировки «С уважением». Однако существует много других способов. Главное — понимать, что подпись не является сухой концовкой письма. С ее помощью можно выразить отношение бренда к клиентам и оставить пожелания. Это основа дальнейшей продуктивной коммуникации.

В подписи к почте можно использовать разные душевные фразы, помимо стандартного примера: «С уважением». Варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Всех благ», «Берегите себя», «Успехов», «Искренне ваш» — список можно продолжить. Привлечь внимание адресата к содержанию письма, а также подтолкнуть к действиям помогут следующие формулировки: «Возлагаю надежды на быстрое решение вопроса», «Благодарю за оперативный ответ» и т. д.

Лучше всего подготовить варианты подписи в почте для разных коммуникаций. Так ваши письма всегда будут восприниматься как уместные. Это очень важно в деловой переписке. В письмах неформального характера можно не ставить подпись вовсе, так как вас уже знают. Добавлять ссылку на профиль в Linkedin в этом случае не имеет смысла.

Вполне естественно, что в завершении письма хочется просто поставить точку. Но в деловой переписке подпись в почте — это незаконченное предложение. Например:

С наилучшими пожеланиями,
команда Почты Gmail

Читайте также!

Как принять решение: сложности и пути выхода

Подробнее

Советы:

• Не пишите весь текст подписи в почте в одну строку. Лучше всего распределять информацию по разным полям.
• Разделите подписи на типы: для формальной и неформальной переписки.

5 способов сделать подпись в электронной почте

Как грамотно создать подпись в почте, зависит от используемого сервиса:

Gmail

Для оформления подписи в Гугл почте нужно зайти в раздел «Настройки» в правом верхнем углу (значок шестеренки). Выбрав вкладку «Подпись», можно указать текст, который будет добавляться в конце письма. Подпись в почте Gmail может быть одинаковой для всех писем или различаться для входящей и отправленной корреспонденции.

Яндекс.Почта

Настроить подпись в Яндекс.Почте можно следующим образом: кликните на значок шестеренки, зайдите в раздел «Все настройки» и нажмите на «Личные данные». Добавьте текст подписи и фотографию. Редактор поддерживает возможность изменения текста подписи в Яндекс.Почте. Не забудьте сохранить изменения.

Mail.ru

Изменить подпись в Майл почте можно через написание письма. Для этого нужно выбрать соответствующую вкладку, нажать «Подпись» и выбрать опцию «Изменить подпись». Редактор позволяет добавить необходимые данные и сохранить подпись в почте Майл.ру как шаблон.

Outlook

Рассмотрим, как в почте Outlook сделать подпись. Это возможно через новое письмо. Для этого нужно открыть «Сообщение», нажать на «Подпись» и выбрать «Подписи». Кликните опцию «Создать» и обозначьте в графе «Новая подпись» название. Поменять подпись в почте Outlook можно через «Изменение подписи». В сервисе есть шаблоны, которые можно использовать.

Rambler почта

В почте поменять подпись можно, используя вкладку «Настройки». В строке «Имя отправителя» нужно ввести соответствующие данные. В поле ниже можно настроить подпись на ваше усмотрение.

Дарим скидку от 60%
на курсы от GeekBrains до 24 ноября

Уже через 9 месяцев сможете устроиться на работу с доходом от 150 000 рублей

Забронировать скидку

Из-за ограниченного функционала есть трудности с тем, как в почте вставить интересную подпись. Поэтому лучше всего воспользоваться основным редактором писем на сайте. Здесь есть все необходимые опции, как и на аналогичных ресурсах. Поэтому алгоритм того, как в почте настроить красивую подпись, будет следующим: создайте письмо на сайте и новый шаблон подписи. Скопируйте содержимое нажатием клавиш «CTRL+C». Вставьте текст в окно создания подписи для писем, используя клавиши «CTRL + V». Часть особенностей разметки исчезнет, но при этом подпись в почте будет выглядеть гораздо интереснее, чем стандартный текст.

4 сервиса для создания красивой подписи в почте

Не нужно быть дизайнером, чтобы оформить подпись в e-mail. Есть специальные сервисы c набором инструментов, существенно облегчающие эту задачу.

Hubspot Signature Generator

На этой маркетинговой платформе есть сервис, позволяющий сделать любую подпись в электронной почте. Сайт на английском языке, но трудностей с генерацией подписи не возникает. Это делается за пять последовательных шагов:

• Зайти в учетную запись и выбрать «Профиль и настройки» («Profile&Preferences»).
• Нажать «Edit email signatures» для изменения подписи в почте.
• Введение необходимых данных.
• Форматирование подписи, исходя из собственных предпочтений.
• Добавить гиперссылку или специальный шаблон, призывающий адресата к действию. Сохранить изменения с помощью нажатия кнопки «Save».

В завершении следует нажать «Copy Signature» и добавить подпись в свою почту.

WiseStamp

На этом сервисе есть бесплатная версия и платная, имеющая расширенные возможности. Новичку будет достаточно бесплатного доступа, который позволяет:

• подобрать шаблон из имеющихся вариантов для определенной профессии;
• выбрать иконки разных соцсетей;
• добавить данные о профиль Skype;
• добавить плагин, позволяющий вставлять ссылки на публикации, твиты, площадки для проведения вебинаров, сайты и т. д.;
• добавить персональный баннер.

Как добавить созданную на сервисе подпись, например, в Яндекс.Почту? Нет необходимости копировать и переносить профессионально составленную подпись в e-mail. Опции сервиса позволяют сделать это автоматически. Для этого нужно выбрать почтовый сервис. Сейчас можно настроить подпись в почте Outlook, Gmail, Yahoo, GoDaddy, Aol.

Newoldstamp

Данная платформа удобна для корпоративного использования. С помощью инструментов Newoldstamp можно создать главный шаблон подписи в почте компании и дублировать его во всех отделах. Есть платная и бесплатная версия. Сервис позволят загружать данные для создания подписей из файла с контактами менеджеров компании.

Только до 25.11

Скачай подборку материалов, чтобы гарантированно найти работу в IT за 14 дней

Список документов:

ТОП-100 площадок для поиска работы от GeekBrains

20 профессий 2023 года, с доходом от 150 000 рублей

Чек-лист «Как успешно пройти собеседование»

Чтобы получить файл, укажите e-mail:

Введите e-mail, чтобы получить доступ к документам

Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:

Введите телефон, чтобы получить доступ к документам

Скачать подборку бесплатно pdf 2,5mb

Уже скачали 52300

Я подтверждаю согласие на обработку персональных данных.

В бесплатной версии Newoldstamp есть все нужные инструменты:

• возможность добавления любых строчек;
• изменение позиций тематических блоков подписи;
• выбор графических элементов оформления;
• возможность добавления и редактирования фотографий.

Основной минус бесплатной версии — отсутствие возможности автоматической выгрузки подписи. Нужно делать это вручную.

MySignature

На этой платформе есть бесплатная и платная версия. Первый вариант доступа предполагает возможность редактирования контактов и добавление фотографий или картинок. Платный тариф содержит такие опции, как возможность добавления дополнительных полей, баннеров, ссылок, дизайнерских решений.

Закончив создание подписи, нужно нажать на «Finish» и экспортировать ее в почтовый ящик. Для этого следует выбрать «Copy to clipboard» и добавить подпись в используемую почту.

Советы по созданию эффективной подписи в почте

Хорошо составленной считается та подпись, которая содержит ключевые данные для клиента, но изложенные кратко. Основные рекомендации:

• Не забудьте добавить способы, как можно связаться с компанией. Например, форма обратной связи, окно для консультации с менеджером на сайте.
• Учитывайте корпоративный стиль вашей компании, оформляя дизайн подписи в почте. Используйте яркие цвета, но при этом они должны гармонировать с шрифтом.
• Разбавьте текст изображениями. Например, вставьте иконку логотипа компании или фотографию менеджера, от лица которого осуществляется коммуникация.
• Акцентируйте ключевые моменты в подписи, выделив их. Текст должен легко восприниматься и умещаться в несколько строк. Максимум — 6.
• Вставьте ссылки на все каналы продвижения, которые используются в компании. Лучше всего добавлять кликабельные иконки, которые пользователи легко распознают. Также обязательный момент — призыв к действию, например, «оформить подписку» и т. п.
• Вставляйте продающие элементы. Конечно, основные сведения о коммерческих предложениях компании содержатся в тексте письма, но в подпись в почте можно вставить ссылки на блог, различные лид-магниты и т. д. Важно мониторить результаты рассылки с помощью UTM-метки.
• Добавьте слоган компании или уместную цитату. Главное — не переборщите с информацией.
• Обратите внимание на наличие ссылки для отписки от рассылки компании. Речь идет не об e-mail службы технической поддержки, а о цифровой ссылке для отказа от писем. Если такой возможности не будет, то адресат может добавить письмо в спам и пожаловаться на отправителя.
• Продумайте подписи так, чтобы они подходили для мобильных устройств.
• Будьте внимательны с контактными данными, а также проверяйте кликабельность ссылок.

Как сделать персонализированную подпись в почте

Маркетологи подчеркивают, что персонализированная подпись является наиболее эффективной. Помимо возможности знакомства с менеджером компании такая подпись в почте способствует выстраиванию доверительной коммуникации.

Рассмотрим на примере. Допустим, клиент ранее уже делал заказ в компании и приобрел дверь в одну из комнат. В дальнейшем у него возникла потребность поменять оставшиеся двери. После звонка клиента менеджер компании направляет ему на e-mail коммерческое предложение. Какую подпись использовать в почте? Лучше всего персонализированную, с указанием контактов менеджера, с которым клиент общался ранее.

Подпись в электронной почте, например, может выглядеть так: «Сергей Иванов, менеджер постоянных клиентов». Адресат оценит, что его помнят и выделяют среди других клиентов. Персональный менеджер уже в курсе того, что интересно клиенту, и подберет наиболее подходящие варианты.

Для создания персонализированной подписи подойдет сервис UniSender. Предварительно следует создать в Excel таблицу с менеджерами компании и их клиентами. Готовую таблицу нужно загрузить в раздел «Списки контактов» на сервисе.

Макет создается с помощью подстановок. На сервисе их большое количество. Используя кнопку «Добавить окно», пользователь может выбрать различные блоки для создания персонализированной подписи в почте.

Основные блоки:

• имя и должность менеджера компании;
• контактные данные;
• ссылки на соцсети;
• призыв к действию.

Часто задаваемые вопросы о подписи в почте

Стоит ли делать яркую подпись в почте?

Оформляя подпись, важно помнить, что главное — не просто выделить ее, но сделать это максимально гармонично. Чрезмерно броские цвета и шрифты только отпугнут потенциального клиента. Допускается сочетание 1-3 цветов, которые гармонируют друг с другом. Лучше всего выбирать оттенки, соответствующие логотипу компании.

Читайте также!

Гештальт: обычный и незакрытый

Подробнее

Каким образом можно адаптировать подпись под мобильные устройства?

Делайте проверочный тест. Нужно отправлять письмо на e-mail и оценить, как выглядит подпись в почте. Часть сервисов для рассылки имеет возможность автоматически подстроить блоки. Но всегда рекомендуется проверять корректность отображения, осуществляя пробную рассылку.

Как в Mail.ru удалить фразу «Отправлено из приложения Mail.Ru на iOS/Android»?

Это по умолчанию установленная подпись в почте Mail.Ru. Отредактировать ее можно следующим образом: зайти в настройки (значок шестеренки); в графе «Аккаунты» нажать на «Подпись»; выбрать аккаунт из имеющихся в приложении и отредактировать.

Как сделать подпись в почте: 5 способов + 4 инструмента

Автор статьи:

Редакция сайта GeekBrains Шеф-редактор раздела Программирование