Взломать сложные дела: тайм-менеджмент против прокрастинации

Выступление Тима Урбана «Что происходит в голове у прокрастинатора» — одно из самых популярных видео на канале TED. Миллионы людей услышали красивую метафору: за право быть у штурвала в вашем сознании борются три персонажа: Рациональный человечек, Обезьянка сиюминутного удовольствия и Паническое чудище.

В презентации Тима описывается один из четырёх типов хронофагов (пожирателей времени): Прерывания (нас отвлекают), Отвлечения (мы сами отвлекаемся), Ожидания и, собственно, Откладывания (прокрастинации). В этой статье разберём методы борьбы с каждым из хронофагов. 

Откладывания

Чтобы противостоять прокрастинациям, Тим предлагает разделить задачи на бессрочные и срочные. Но при этом не даёт чётких ответов, что с ними делать. А вот что: назначать ответственность и декомпозировать.

Для бессрочных задач нам зачастую не хватает ответственности. Мы ждём у моря погоды — и не занимаемся спортом, не учим языки, не начинаем своё дело. Всё потому, что у задач нет срока, нет коммитментов — а значит, нет и подходящего времени. Добавляем ответственность и сроки — и задачи переходят в разряд важных и срочных. Например, платим фитнес-тренеру вперёд за несколько занятий — и обговариваем, что переносить занятие нельзя, и средства сгорят, если мы не потренируемся. Или, проходим тест на определение уровня иностранного языка и покупаем дорогой тест-ассессмент с датой. Ну и, наконец, назначаем встречу потенциальному компаньону. Так мы создаём ответственность – принимаем обязательства и назначаем сроки.

Срочные задачи для прокрастинатора тоже могут стать проблемой, если они достаточно сложны. Рецептом является декомпозиция. Подобно голубым танцовщицам художника-импрессиониста Эдгара Дега любое дело состоит из множества небольших мазков краски. Декомпозиция и есть разделение сложного на систему элементарного, легко выполнимого.

В книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» Брайана Трейси описываются три типа сложных дел, требующих декомпозиции: «лягушка», «слон» и «швейцарский сыр». В ходе моих многочисленных коуч-сессий и семинаров я дополнил их другими типами сложных задач. Умение понять какая перед вами задача – ключ к тому, чтобы её декомпозировать и выполнить.

Итак, сложные дела — это большие или необычные блюда, которые не каждый умеет есть. В начале книги Брайан Трейси говорит о простых делах — мы их назовём «бутерброды». Такие задачи выполняются легко и автоматически: проверка почты, создание первого слайда, назначение встречи и др. Автор предлагает декомпозировать сложные типы задач в «бутерброды», используя простые приёмы.

Так, для «лягушки» — постоянно переносимого задания, которое мы всё время откладываем из-за страха или неприязни — «рецепт бутерброда» состоит в том, что нужно просто взять и сделать. Первым делом, залпом как горькую микстуру. Взять и записаться к стоматологу, распахнуть дверь руководителя и попросить отпуск или прибавку, оштрафовать нерадивого сотрудника и др. Роль декомпозиции здесь невелика – вы просто выполняете действие, после которого уже сложно не съесть лягушку целиком. Например, заговорили с прекрасной дамой и уже не сбежать от разговора и приглашения на свидание. Если не сделать неприятное или страшное дело сразу, оно либо убежит от вас как упущенная возможность, либо перерастёт в огромную жабу-проблему.

«Слоны» — это большие упорядоченные проекты. Например, при планировании новогоднего корпоратива вам не следует сначала бюджетировать площадку, а затем исследовать рынок цен. Слона следует препарировать на последовательную цепочку действий. Причём действия, как «бутерброды», должны быть просты и легко выполнимы. Чтобы не прокрастинировать необходимо декомпозировать на простейшие действия. Собрать встречу, написать письмо, посмотреть три предложения цен на площадки и т.д. 

Полезна будет и японская методика Кайдзен, «принцип одной минуты», когда человек занимается определённым делом ровно 1 минуту, но изо дня в день в одно и то же время. Чтобы избежать слоновьего аврала, очень хорошо планировать себе работу над долгосрочным проектом на ежедневной основе, хотя бы по минуте.

«Швейцарский сыр» может быть так же велик, как и слон, но его можно есть с любой стороны, как бы увеличивая дырки в этом сыре. Инвентаризация, большая презентация, генеральная уборка – всё это примеры швейцарского сыра. Чудодейственность приёма заключается в том, чтобы начинать выполнять с простого и затем дробить оставшееся сложное на еще меньшие простые сырные кусочки. Инвентаризацию следует начинать с того, что под рукой или с того, что можно быстро проверить, чтобы сразу закрыть целую категорию. Презентацию можно начинать с простых слайдов, а уборку с выноса мусора, например.

Отдельно стоит упомянуть известную всем боязнь чистого листа. Создали письмо и не знаете что писать. Как известно, в аду для перфекционистов не разжигают котлов, их просто ставят немного неровно. Вместо того чтобы искать идеальную первую фразу, просто начните набрасывать тезисы того, что точно окажется в письме, а затем структурируйте и правьте. Вот и всё.

Выше мы рассмотрели задачи, которые выделил Брайан Трейси. К ним я добавил ещё несколько типов.

«Шампиньоны» — это вечно ускользающие от галочки задачи. Перенесённые встречи, возврат долгов и прочее. Секрет нанизывания шампиньона и противостояния ускользающему маслу — открыто заявить виновнику переноса, что встреча отменяется, так как не все стороны, видимо, в ней заинтересованы. Если встреча действительно нужна, партнёр сам выступит инициатором точного времени встречи. Если нет, то просто вычёркивайте её, вы бы и так никогда не встретились. Другой инструмент — привлечь к встрече статусных участников и инстанции. Вас игнорировали, а их не смогут.

Далее следуют две пары задач-антагонистов. «Картошка фри» и «десерт» — это пара дел, которые нужно выполнить «на тройку» и «на пятёрку». Картошка фри хороша в любом виде, её не нужно нарезать идеальными палочками, не нужно одинаково прожаривать. Она в любом случае будет вкусна. Так и некоторые задачи не требуют перфекционизма — например, выгрузка данных или встречи, на которых от вас достаточно лишь присутствия. Если будете проявлять активность там, где достаточно минимального участия, то лишь впустую потратите время. Десерт, напротив, — это задача на 120 процентов. Чтобы именно такой творожный сыр именно с физалисом и именно с корицей! Некоторые ключевые задачи требуют супердотошности, технологичности и внимания к деталям. Обычно их немного, но ваша декомпозиция в таком случае должна включать как можно больше факторов.

«Заготовка» и «деликатес». Когда вы нарезаете овощи и другие заготовки для обеда вполне можете параллельно болтать и смотреть TED. Но когда вы готовите романтический ужин – продумываете все мелочи, чтобы ваш ужин стал объедением. Гай Юлий Цезарь якобы умел делать несколько дел одновременно, но для большинства задач это не вариант. А вот задачи-заготовки можно выполнять и параллельно. Можно ли редактировать текст и слушать лекцию-картошку фри? Да. Слушать аудиокнигу в пути? Да, можно. Писать креативный план и слушать лекцию? Нет. Творческие деликатесные задачи требуют всего вашего внимания. Для них нужно найти уединённое место и полностью сконцентрировать внимание. Как-то раз у Хемингуэя спросили. как у него получаются такие гениальные названия произведений: «Праздник, который всегда с тобой», «Прощай, оружие» и др. Он ответил, – «Всё просто, я придумываю сто хороших, и одно из них мне нравится».

В заключение разговора о прокрастинациях ещё один лайфхак от Эрнеста Хемингуэя. Несмотря на бедность, он снимал для работы отдельный кабинет и всегда заканчивал работу названием следующей главы и её первым предложением. Конечно, он часто всё переписывал. Но ему всегда было с чего начать в комфортном уединённом месте, чтобы не откладывать и не отвлекаться.

Прерывания

Когда-то на тренинге по тайм-менеджменту на программе P&G MBA нас учили говорить «нет». «Нет» участию в беседе, «нет» походу за кофе и т.д. Это бывает неудобно, но необходимо, так как кто-то может утянуть вас в своё болото бездействия или просто занять слишком много места в эфире. Вот небольшой рабочий скрипт. «Извини, я очень занят» и «Сейчас кровь из носа нужно доделать, меня не отвлекать до обеда». И всё это экспрессивно размахивая руками над головой с мимикой Брежнева. 

К сожалению, не для всех это работает. Если ваша работа связана с постоянной коммуникацией (например, менеджер по компенсациям и льготам), то пишите регламенты и время для консультаций, прячьтесь и сбегайте в укромные места, когда вам необходимо сократить прерываний до минимума. Спасайтесь, глупцы!

Иногда вам хотят сесть на шею и просят вашей помощи, участия, присутствия там, где это вовсе не обязательно. Используем другие рабочие скрипты: «Хорошо, подойди ко мне после 17 часов или завтра в 12, и я помогу, тогда же и введёшь в курс дела». Они часто спасают, потому что дела к этому времени сделают и без вашего вмешательства. Если же нет — это уже действительно важно. Конечно, иногда это в любом случае ваши совместные дела, так что здесь нужно чётко разделять зоны ответственности.

«Manage your manager» – ещё один урок с того семинара. Если вас постоянно прерывает начальник, расскажите ему, чем вы заняты, что это срочно и вы подойдёте сразу, когда освободитесь. В случае отказа поделитесь ответственностью, попросив расставить приоритеты между задачами.

Ну, и, наконец, ограничьте уведомления на смартфоне и выключите звук. Так вы сведёте прерывания к минимуму.

Отвлечения

«Focus!» Не следует путать прокрастинации с банальными отвлечениями. Иногда мы не можем собраться, сконцентрировать внимание. Всё наше образование в большинстве своём сводится к развитию эрудиции и умению длительно концентрировать внимание. С пяти минут в детском саду до восьмидесяти минут с перерывами в университете. Внимательность и создание комфортных условий для работы: два щита в борьбе с отвлечениями.

В среднем следует декомпозировать задачи на 25-30 минутные кирпичики. Это нормальный период для интенсивной деятельности, при котором внимание будет функционально и быстровосполнимо. Итак, 25-30 минут работаем, 15-20 отдыхаем. Если перегрузить внимательность, период восстановления значительно увеличится, появятся ошибки, резко вырастет утомляемость. Со временем, длительность таких 25-минутных  рывков может вырасти. Внимательность – это тоже своеобразная мышца.

Ожидания

Время стоит одинаково дорого для всех, если не брать в расчёт смертельно больных. Поэтому говорить о том, что время начальника или клиента дороже вашего — всё равно, что сравнивать белки, жиры и углеводы ваших бизнес-ланчей. Примерно равны. Другое дело, что иногда мы готовы куда-то инвестировать своё время ради личной выгоды. Но о тайм-инвестменте мы поговорим в следующем посте.

«Жду 10 минут и уезжаю», «Тогда давайте перенесём или отменим», – вот, что говорит человек, ценящий своё время. А время ожидания у кабинета врача или в пробке следует использовать с пользой: чтение, планирование, переписка вполне подойдут. В общем, ловите Кайроса, как я писал в прошлом посте.

Перспектива решения невыполнимых дел

Продуктивность раздражает неэффективных тайм-менеджеров и возбуждает плодотворных. Если в обеденный перерыв вы тренируете слепую печать в Stamina, люди могут этого не понять. «Take it easy» и всё такое. Но это не полное высказывание. Целиком выражение звучит так: «take it easy or leave it». Жизни борца с хронофагами и их раба сильно отличаются, так что взвесьте все pros and cons и идите по своему пути. 

Бронни Варе, австралийская медсестра, рассказывает о пациентах хосписа, их последних желаниях и сожалениях. На основе своих наблюдений она составила своеобразный рейтинг, в который вошли пять главных сожалений людей накануне смерти: 

• Я жалею, что не позволил себе быть счастливее.
• Жаль, что я так много работал.
• Хотелось бы, чтобы у меня хватило смелости жить своей жизнью, а не той жизнью, которую другие ожидали от меня.
• Я бы хотел, чтобы у меня хватило смелости выразить свои чувства.
• Хотелось бы, чтобы я остался на связи с моими друзьями.

На пути к продуктивности стоит всё то ужасное самобичевание за лень и непродуктивность. Зато потом чувство бессмысленности собственного существования заменяется деятельностью, за которой следуют всё новые и новые проекты, знакомства и приключения. Там полно трудностей и роста, это тоже больно. Но, по крайней мере, вам будет интересно.

Подробнее о тайм-менеджменте и других темах вы также можете узнать на моём Youtube-канале. В следующем посте я расскажу вам о трендах тайм-менеджмента, тонус-менеджменте и тайм-инвестменте, а также о целеполагании.

Хотите вывести тайм-менеджмент на новый уровень, сделав его важнейшей частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains!