3 шага к идеальному ТЗ

Курсы закончены, пробные полеты сделаны, учебные проекты написаны, и вот на горизонте появляется первый клиент с настоящим заказом на разработку сайта. Не спешите начинать работу после первого: “Ну что ж. Давайте”. Составьте техническое задание, согласуйте его с заказчиком и подпишите с двух сторон. Сэкономьте время и деньги: без подписанного задания вы рискуете поработать вхолостую.

Шаг 1. Задайте правильные вопросы

Видение задачи со стороны заказчика и со стороны исполнителя кардинально различается. Но вам нужно максимально понять пожелания к работе. Для этого узнайте как можно больше информации, которая поможет в работе. Не стоит додумывать за клиента даже мелкие детали. Может оказаться, что он как раз считает ровно наоборот.

Бизнес. Выясните модель бизнеса вашего клиента: что за компания, чем занимается, история, миссия и цели. Узнайте, какие продукты или услуги предоставляет фирма, почему они востребованы и какое у клиента УТП. Кто конкуренты и чем компания заказчика отличается от них? Также узнайте побольше о целевой аудитории: социально-демографические характеристики, географию, интересы и предпочтения.

Цель проекта. Узнайте, зачем заказывают разработку сайта и что именно хочет получить клиент. Есть ли или был у заказчика сайт, чем он не устраивает и что в нем нравилось. Попросите клиента говорить языком бизнеса, т.е. не “создать красивый и удобный сайт”, а “повысить продажи”, “привлечь новых клиентов” или “провести масштабную акцию”.

Проект. Постарайтесь понять, как в итоге заказчик видит вашу работу. Что конкретно он хочет получить? Определите перечень задач, стоящих перед вами как исполнителем. Что заказчик ожидает получить в первую очередь? Выясните, по каким критериям будет решаться, что задача выполнена или проект подходит. Также спросите, какие проекты нравятся заказчику, а какие вызывают отторжение.

Бюджет. Обсудите бюджет проекта: общую стоимость, этапы работы, порядок и сроки оплаты. Постарайтесь договориться об авансе на работу, просите не менее 30% от общей стоимости. Так вы сможете себя обезопасить на случай неплатежеспособности заказчика или разрыва договора. Если заказчик откажется от сотрудничества, согласно ГК РФ, он должен оплатить фактически выполненные работы. На практике получить деньги при расторжении договора сложно, но вы сможете удержать оплату работ из аванса.

Ожидания. Спросите, что важно для клиента в исполнителе. Как он хочет взаимодействовать, кто будет ответственным со стороны заказчика. Определите процесс согласования и перечень вопросов в ведении ответственного лица. Какие будут каналы связи для текущих вопросов и официальной переписки? Узнайте, что больше всего пугает клиента в будущем сотрудничестве. Обговорите порядок действий на случай, если что-то пойдет не так или нужно будет получить срочное согласование.

Шаг 2. Запишите детально

В IT-сфере обычно оформляют два вида документов: бриф и техническое задание - ТЗ. Бриф используют на начальном этапе, прописывая в него концепцию, видение, направления работы. ТЗ более формализовано, имеет строгую форму, содержит точные формулировки и технические детали.

ТЗ - юридический документ,

в который записывают весь перечень работ и

оформляют в виде приложения к договору.

Различают ситуации, когда нужны оба документа или можно обойтись одним:

• бриф - простая задача, быстрое выполнение.

Пример: дизайн рекламного баннера.

• ТЗ - только техническая работа, стилистика определена заказчиком.

Пример: добавить страницу на действующий корпоративный сайт с утвержденным дизайном.

• бриф + ТЗ - большой проект с общей стилистикой, дизайном и разработкой.

Пример: создание сайта.

Глоссарий - первый раздел, в который записываются используемые термины и их толкование. Формулировки в техзадании записывайте подробно, точно и формальным языком. Пункты в формате “хороший сайт с веселеньким дизайном” будут трактоваться всеми участниками по-разному и приведут к отсутствию желаемого результата. Хорошее ТЗ может в несколько раз превышать объем договора. Пусть вас это не смущает, все-таки ТЗ и есть главный документ.

Предмет разработки. Запишите, какой конкретно сайт вы должны разработать. Его название, назначение, цель создания и целевую аудиторию.

Требования к дизайну сайта. В этом разделе указывается стилистика, цветовые решения, требования к юзабилити, сроки и порядок утверждения проекта дизайна.

Функциональные требования - большой раздел, в котором описаны структура и разделы сайта, навигация, меню, права администратора, административный интерфейс, классы пользователей и их права, порядок авторизации и возможности личного кабинета.

Требования к информационному обеспечению. Зафиксируйте, в каких форматах будут хранится данные, какие языки программирования будут использованы, технические требования к изображениям. Укажите ограничения по весу сайта и скорости загрузки.

Требования к программному обеспечению. Перечислите ПО для серверной и клиентской частей, которое планируете использовать в работе.

Порядок приема-сдачи проекта. Укажите, в каком виде и в каких файлах передаются заказчику результаты работы. Должен ли исполнитель размещать сайт на хостинге? Если да, на каком? Разбейте работу на этапы, укажите сроки, процесс согласования и подписания акта приема выполненных работ.

Шаг 3. Утвердите сроки

Для слаженной работы с заказчиком нужно определиться со временем. Важен не только срок разработки сайта. Договоритесь и зафиксируйте количество времени на взаимодействие друг с другом.

Дата запуска сайта. Узнайте, к какому сроку проект должен быть запущен и почему эта дата важна. Допустим, заказчик настаивает, чтобы сайт заработал через три недели, но вы не успеваете сделать большой проект за такой срок. Спросите, почему важна дата: может оказаться, что заказчик планирует участвовать в выставке и ему нужен сайт. Получается, что к началу выставки на сайте должна быть информация о компании и контакты, а весь запланированный грандиозный функционал может разрабатываться дольше, еще месяц или два.

Общее время работы. Общее время может не совпадать с датой запуска сайта. Заложите дополнительное время на тестирование работы и внесение финальных корректировок.

Этапы. Разбейте весь объем на этапы. Вам будет проще планировать работу, а заказчику давать замечания. Можно привязать работу к неделям, когда в понедельник или в пятницу вы готовите отчет для заказчика, что сделано и что нужно согласовать. Если этапы занимают много времени, три недели, месяц или больше, договоритесь об оплате каждого этапа по отдельности. Пример оформления этапов проекта:

Срок согласования этапов. Часто случается, что заказчик тянет с согласованием и замечаниями. Это тормозит работу и откладывает запуск сайта. По итогу заказчик еще и обвиняет исполнителя в срыве сроков проекта. Чтобы этого избежать, пропишите в договоре время на согласование (3-4 дня). Если заказчик в этот срок не пришлет замечаний, этап будет считаться согласованным, и исполнитель примет решение в одностороннем порядке.

Срок подписания актов намного важнее, чем согласования этапов. Без подписанного акта вы не сможете получить оплату за выполненную работу. Если заказчик поступит непорядочно и не переведет оставшуюся сумму, вам придется “бегать” за ним, названивать и заваливать письмами. Формально договор еще не завершен, ведь акт выполненных работ не подписан сторонами.

Включите в договор привязку ко времени. Заказчик должен в течение двух недель подписать акт или прислать мотивированный отказ. После этого срока акт будет считаться подписанным. Продумайте, от какой даты считать срок для подписания: передача файлов, размещение сайта на хостинге или другое событие. Ставьте заказчика в известность письменно в том виде, в каком указано в договоре: по электронной почте, через обычную почту или отправьте акты курьером.

Можно ли работать без ТЗ?

Поклонники гибкой методологии разработки (agile, scrum и др.) вместо четкого и строгого технического задания используют концептуальные документы: скетчи, user stories и пр. По ним задается вектор направления, а детализация появляется во время разработки. Другой альтернативой свободного ТЗ выступают mindmap - диаграммы связи с древовидной структурой.

Однако если вы - фрилансер или маленькая студия, рекомендуем сотрудничать в классическом формате. При негативном развитии событий придется идти в суд, а там лучше воспримут документ с точными и понятными формулировками. Судья будет смотреть по факту: в ТЗ и на сайте есть разделы “О нас”, “Новости” и “Контакты”, значит работа выполнена.

Оформляйте техническое задание в виде приложения к договору и подписывайте одновременно с ним. Все значительные изменения и дополнительные пожелания заказчика, поступившие во время работы, добавляйте в договор как отдельное приложение и тоже подписывайте. Чтобы ускорить процесс подписания, обменивайтесь сканами документов. Тогда у вас на руках будет договор и приложения с факсимильной подписью заказчика, но в дальнейшем обменяйтесь оригиналами документов при встрече или по почте.

Шпаргалка

1. Не приступайте к работе без договора.

2. Спросите обо всем, что может относиться к проекту.

3. Составьте бриф и ТЗ.

4. Внесите в ТЗ точную, понятную и максимально подробною информацию.

5. Установите и зафиксируйте сроки.

6. Техзадание оформляйте отдельным приложением к договору.

7. Все дополнительные пожелания и изменения добавляйте в договор как еще одно приложение.

8. Для ускорения согласования обменивайтесь сканами документов. Но потом получите от заказчика оригинал.

9. Пропишите в договоре все сроки: дату запуска сайта, общее время работы, этапы, сроки согласования и подписания актов.