Как повысить продуктивность. Личный опыт

Пабло Пикассо. Студия с гипсовой головой, 1925 г.

Мысли о повышении продуктивности будоражат мой ум с первого курса института, когда на занятиях я услышала о научной организации труда. Придумал ее на рубеже XIX-XX веков Фредерик Уинслоу Тейлор, и для того времени это было революционным открытием. Он первый предложил анализировать выполнение работы и искать в ней однотипные операции, чтобы их стандартизировать и упростить. Методы, предложенные Тейлором, используются повсеместно, и с тех пор количество подходов и способов повышения производительности только растет.

В этом году в моей личной продуктивности произошел существенный прогресс. Я пошла учиться на курсы, где одна из дисциплин посвящена управлению своей деятельностью. Нам дают практические задания, которые мы должны применять в повседневной работе. Они заставили меня взглянуть по-новому на известные методы time-менеджмента. Раньше, когда я читала о них, они выглядели для меня примитивными и сомнительными. Оказывается, я ошибалась.

Сделай это завтра

Теория. Евангелист метода — американский гуру time-менеджмента Марк Форстер. В книге “Do it tomorrow or other secrets of time management” он предлагает несколько подходов для повышения личной продуктивности: вести текущую инициативу, делить работу на свою и чужую, делать закрытые списки задач и переносить дела на завтра.

Предложения Форстера основываются на том, что человек слаб и не в силах бороться с внешними факторами. Мы беремся за чужую работу, пытаемся вместить 33 дела в один час, хватаемся за все сразу, а в итоге не успеваем сделать даже простые задачи. Работая по Форстеру, мы распределяем приоритеты и задумываемся о необходимости каждого пришедшего к нам задания. Так, освобождается время от рутины и бессмысленных дел, а важная работа выполняется в первую очередь.

Практика. Делать закрытый список задач мне понравилось. Составляешь перечень, подводишь черту, остальные — «все в сад». Но в реалиях рабочей культуры России такой подход мне кажется утопическим. Представим ситуацию. К вам подходит босс с просьбой набросать быстренько отчет по продажам за начало месяца к планерке в 5, а вы ему показываете список с чертой. Ожидается, что в ответ босс скажет: «Без проблем. Сделаю сам». Но думаю, что подобный сценарий большая редкость. Я ответ босса слышу примерно так: «Без проблем. Сделаю сам. Выход там».

Тем не менее, из книги Форстера мы многое можем взять. Например, не брать задачи и просьбы других сотрудников на сегодня, а переносить их сразу на завтра, чтобы не выбиваться из собственного ритма. Перед тем, как взять новое дело, подумать, так ли нужно его выполнять. Каждое событие обязательно записывать под чертой. Тогда в конце дня будет ясная картина, куда уходит время и что из списка не нужно было делать.

Помодоро

Теория. Это известный метод time-менеджмента, который предлагает работать с регулярными перерывами. Мы ставим таймер на 25 минут, затем делаем 5 минут перерыва. После четырех 25-минутных интервалов делаем большой перерыв в 20-30 минут. Помодоро не дает отвлекаться на ненужные вещи, позволяет посчитать и оценить объем работы. Применяя метод в течении недели, вы увидите количество времени, необходимое на каждую задачу. Автор Помодоро, Франческо Чирилло, советует работать по 25 минут, но я знаю, что иногда дизайнеры и программисты увеличивают интервалы до 45 минут, потому что им требуется больше времени для погружения в задачу.

Практика. Для меня Помодоро оказался самым эффективным, хотя именно этот метод первоначально казался ненужным. Раньше я писала статью целый день или дольше. Но поставив таймер, увидела, что за 25 минут пишу 2000 знаков. Таким образом, на написание статьи требуется три-четыре часа чистого времени. Остальное уходит в никуда.

Это стало открытием и переломным моментом в работе. Теперь я строго разделяю время на материал и на остальное. Помидорный интервал я отдаю полностью тексту. В это время не отвлекаюсь на звонки, сообщения и подбор иллюстраций. Читаю почту и пишу коллегам во время перерыва. Время работы сократилось существенно, но главное, что теперь я могу точно рассчитать и распланировать время.

В трехчасовых статьях есть неудобный психологический момент. Периодически встречаюсь с мнением, что сильный текст не может быть написан быстро. Если автор не сидел над ним две недели подряд, обливаясь потом и кофе, текст будет халтурным. Позволю себе не согласиться. Уровень и время работы зависят от мастерства. Уровень находится в прямой зависимости, а время — в обратной, поэтому чем выше мастерство автора, тем быстрее и лучше получается результат.

К этому вопросу есть отличная историческая иллюстрация. Однажды на улице к Пабло Пикассо подошла дама и попросила набросать ее портрет. Через пару минут набросок был закончен. В ответ на вопрос о стоимости Пикассо назвал огромную сумму. «Но позвольте, — воскликнула дама, — ведь вы потратили на него всего несколько минут». «Нет, мадам, — парировал мастер, — я потратил на него всю жизнь».

ФФФ

Теория. Принцип ФФФ самый интересный. Он описан командой Basecamp (бывшая — 37signals) в книге “Getting real” и расшифровывается так: fix time, fix money, flex scope. Суть заключается в следующем: при создании продукта разработчики фиксируют сроки и смету, а функциональность оставляют в свободном режиме. Это позволяет выпустить сайт или программу к назначенной дате, урезав часть функций.

Если вы считаете, что так и делают большинство разработчиков, обратите внимание на формулировку “fix money”. Запуск сайта с отсутствующими функциями — распространенная ситуация, однако заказчики, как правило, не оплачивают отсутствующий функционал. Здесь же разработка получает всю оговоренную сумму, несмотря на то, что часть функций не работает. Их доработка оплачивается отдельно.

Это очень сложный метод. Думаю, что в России по принципу ФФФ могут позволить себе работать с десяток команд. Представьте заказчика, который платит по полной, но получает половину. При этом он еще должен быть доволен, что приложение открылось в срок. Рациональное зерно в методе есть. Иногда запуск проектов затягивается на долгие годы, потому что команда пытается создать совершенный продукт. Если бы Билл Гейтс доводил разработки до совершенства, возможно, мы никогда бы не увидели Windows.

Практика. Лично мне тяжело применить этот метод на практике. Сложно представить, как я могу сдать редактору две статьи вместо обещанных трех и попросить полную зарплату. Тем не менее, я нашла ему применение в работе. Когда горят сроки и на встречу «летит» дедлайн, просто «режьте» структуру материала. Планировали рассказать о десяти книгах, но успели семь. Лучше опубликовать семь, чем не выпустить ничего.

Я применяю перечисленные методы последние два месяца и полученными результатами довольна. Я планирую время, больше успеваю и избавилась от стресса. Поделитесь в комментариях советами и лайфхаками, как вы успеваете сделать больше за меньшее время. Повысим продуктивность вместе!