Как управлять личными проектами и доводить их до конца

Правильно ставить цели, определять приоритеты, контролировать процесс и оценивать результаты
7 минут19213

Источник фото: dailymail.co.uk.

Как часто мы обещаем себе сделать что-то, что требует от нас продолжительных усилий? И как часто в итоге завершаем это? Проходит пара лет, а мы всё ещё не смотрим британские сериалы в оригинале, мучаемся перееданием и нам едва хватает денег на отпуск. Причина кроется в неправильном управлении личным временем. На рабочем месте нам приходится доводить дела до конца, а на саморазвитие времени совсем не остаётся.

В этом посте эксперт в области проектного управления Виктор Щербинин расскажет о том, как адаптировать корпоративные техники по управлению проектами и научиться применять их в обычной жизни. 

Личный проект и необходимые ресурсы

Для начала важно понять принципиальную разницу между личным проектом и процессом. Личный проект – это цепочка связанных между собой действий, ограниченная по времени и приносящая уникальный результат. Если же говорить о процессе, то это ежедневные повторяющиеся дела с предсказуемым результатом: иными словами, операционная деятельность на языке компаний.

У личного проекта есть две важные особенности. Во-первых, его результат имеет значение лично для вас: итоги проекта качественно изменят вашу жизнь, при этом никак не повлияв на жизнь окружающих. Во-вторых, личный проект невозможно делегировать: ответственность за сделанное полностью лежит на вас

Для выполнения такой задачи понадобятся ресурсы. Если в компаниях это продуктовые команды, материалы и оборудование, то в случае с личными проектами основной источник энергии — это личность главного его участника: здоровье, характер, настрой, внутренние установки и принципы.

Чтобы понять, какими характеристиками вы обладаете, необходимо собрать их в список и поставить примерную дату рядом с каждой из них. Это простое упражнение поможет в данный момент оценить свои силы, а в будущем — личностный прогресс. А также провести качественную рефлексию по итогам работы над собой.

Как ставить личные цели

Чтобы сформулировать свои цели и начать работать над личным проектом, сначала нужно помечтать! 

С этим поможет техника визуализации: представьте своё будущее через 5-10 лет без привязки к сегодняшнему дню, руководствуясь только вашими мечтами, желаниями и намерениями. 

Затем, опираясь на созданную картинку, выделите сферы, которые хотите «прокачать», исходя из концепции колеса жизненного баланса, будь то здоровье, карьера или творческое начало. 

После этого перечислите список своих «хотелок», касающихся выбранных сфер жизни. Чтобы любое ваше «хочу» приобрело форму и превратилось в осязаемую цель, оно должно быть:

  • Конкретным. То есть, рабочая цель содержит в себе чётко сформулированный конечный результат. Возьмём цель «Хочу похудеть» — выглядит вполне конкретно.
  • Измеримым. По этому критерию «Хочу похудеть» не проходит. А вот «Хочу похудеть на 15 кг за три месяца» уже проходит.
  • Достижимым. Если вы хотите похудеть на 15 кг за три дня, не стоит рисковать: если это и возможно, то, скорее всего, нанесёт необратимый ущерб здоровью.
  • Истинно вашим. Пожалуй, это самая важная характеристика любой цели: вы всегда должны чувствовать её значимость лично для вас, она не может быть навязана извне. Если вы сами чувствуете необходимость похудеть — прекрасно. Но если это только из-за общественного мнения, критерий не удовлетворён.
  • Эмоциональным. Что как не страсть подогревает интерес к любому делу? Это отличительная черта личных проектов —  в данном случае вы должны чувствовать. в себе желание стать человеком с массой 65 кг.

Также следует определять для своей цели приоритет. Здесь выделяются три группы:

  1. Проекты, которые нужно сделать прямо сейчас, иначе это сильно повлияет на качество жизни. Например, вылечить зубы.
  2. Проекты самообразования, развития новых навыков — те, которые в перспективе улучшат нашу жизнь.
  3. Проекты-хотелки, мечты разного порядка — научиться играть на гитаре, подняться в Альпы и т.д. Отбрасывать мы их не хотим, но заниматься сейчас тоже не будем. 

Личные проекты вполне могут перемещаться между этими группами, особенно между второй и третьей.

Горизонты планирования

Чтобы не забросить личный проект в самом начале, важно сделать декомпозицию каждой своей цели. Это означает, что каждый ожидаемый результат стоит разделить на задачи и подзадачи. 

Например, чтобы в совершенстве разговаривать по-английски, нужно сначала сдать экзамен на базовом уровне (А1), после этого – за полгода подтянуться до Intermediate, а через год – уехать на практику в Великобританию. За каждой из перечисленных задач кроется список более мелких, но не менее важных дел: найти подходящие курсы или преподавателя, не пропускать занятия, заниматься по полчаса дома ежедневно и т.д.

В зависимости от долгосрочности целей, существует четыре горизонта планирования. Их можно сравнить с принципом работы «Яндекс.Карт»: чем крупнее цель, тем мельче масштаб изображения.

  1. Миссия и стратегические цели могут растянуться на 10 лет вперёд;
  2. Долгосрочное планирование варьируется от трёх до пяти лет;
  3. Среднесрочные цели выполняются в течение одного года;
  4. Оперативное планирование исчисляется днями или неделями.

Важный фактор успеха – активное вмешательство в процесс, контроль своих результатов и актуализация задач. Если вы пассивный наблюдатель в работе над личным проектом, то вы теряете способность видеть полную картину, погружаетесь в рутину и, в конце концов, не доводите дело до конца.

Для реализации больших целей необходима сквозная связь между недельными, месячными и годовыми целями. Именно преемственность между мелкими и более крупными задачами помогает не бросать начатое на полпути.  

Правило трёх результатов

Этот принцип поможет вам сфокусироваться на главном в ходе личного проекта. В рамках одного месяца работы над проектом нужно выделить три результата. Если вы достигли всех трёх — вы молодец. Если ещё больше — вы супермолодец!

В дальнейшем эти результаты нужно декомпозировать в более мелком и крупном масштабах, чтобы сохранялась преемственность, и цели на более короткий период вносили свой вклад в цели более продолжительного. Так мы в каждый момент времени понимаем, что делаем и зачем.

Рассмотрим это правило на примере. Допустим, я хочу через три года купить квартиру за три миллиона рублей. Тогда через год мне нужно отложить на неё миллион рублей — декомпозиция (без учёта инфляции — прим. ред.). В месяц нужно откладывать 83 тысячи. Так моя задача сводится к тому, чтобы найти для этого источники дополнительного дохода и оптимизировать расходы.

Моя цель бьётся на несколько, и все они работают в масштабах одного месяца. Так что я уже сейчас могу завести приложение для учёта финансов, подумать о том, как получить достаточное повышение на работе или открыть новые горизонты бизнеса. Мозг уже начинает работать на ту цель, которую я поставил через три года.

Три фактора успеха личного проекта

В управлении личными проектами есть три ключевых фактора успеха:

  • Трезвая оценка своих сил и личного ресурса. Мы часто переоцениваем свои возможности и воображаем себя сверхлюдьми. Зная об этой особенности психики, важно закладывать на выполнение целей чуть больше времени, чем изначально планируется. Лучше выполнить поставленную задачу заранее, чем не успеть её доделать.
  • Планирование по методу «набегающей волны». Согласно этому принципу, ближайшие задачи стоит планировать детально, а грядущие – более крупными мазками. Чем дальше от нас цель, тем меньше в ней определённости. Это нужно обязательно учитывать.
  • Приоритизация и фокусировка на главном. Концентрация на важном вопросе сегодня всегда определяет наш завтрашний результат, поэтому «глаза боятся, а руки – делают».

Контроль и мониторинг

Для успеха личного проекта также важно понимать разницу между словом «мониторинг» и словом «контроль». Вроде бы синонимы, но на самом деле есть большая разница.

Мониторинг предполагает пассивное наблюдение. Охранник, наблюдающий за картинкой, ведёт мониторинг. Но когда он начинает реагировать на события, отдавать команды по рации, он переходит к контролю. Контроль предполагает активное участие при отклонении ситуации от нормы.

Как вы уже догадываетесь, нужно стремиться не мониторить проекты, а контролировать их. План проекта — это ваш помощник, путеводитель к цели. Но к сожалению, он не умеет самостоятельно меняться в зависимости от обстоятельств. Это необходимо делать вам самим.

Три самые распространённые ошибки личного проекта

Работа над личными проектами, даже при соблюдении всех рекомендаций, не застрахована от ошибок. И напоследок мы разберём наиболее частые из них:

  • Преждевременные разговоры с окружающими. Бывает так, что мы принимаем какое-то важное для нас решение и стремимся поделиться им с окружающими, ещё не имея никаких результатов. Так, мы делимся своими намерениями, а наше подсознание, получая одобрение со стороны родственников, друзей и коллег, считает, что мы уже достигли цели и пускается во все тяжкие: срывает диеты, дедлайны, нарушает обещания.
  • Неуверенность в цели. Это один из самых тревожных сигналов, который может означать то, что выбранная вами цель – не истинно ваша. В случае сомнений, остановите работу и прислушайтесь к своему внутреннему «я»: возможно, вы переформулируете цель или полностью от неё откажетесь.
  • Много проектов категории «надо, но не хочу». Этот пункт отчасти связан с предыдущим и означает, что от части проектов вам, скорее всего, стоит отказаться. Тем не менее есть среди них и те проекты, которые нужны вам лично: например, изучение языков как процесс может совершенно вас не привлекать, но знание английского – обязательный критерий для отбора на позицию, о которой вы так давно мечтаете. Приходится идти на компромисс с самим собой, и в каждом конкретном случае важно его найти.

Об авторе: Виктор Щербинин — эксперт в области проектного управления, практикующий руководитель проектов со стажем 10+ лет. Адаптирует техники и инструменты из корпоративного проджект-менеджмента к достижению как личных, так и бизнес-целей любого масштаба. Сфера профессиональных интересов: project management, роль и миссия руководителя проектов, менеджмент в целом, повышение эффективности, soft-skills, саморазвитие.

Можете похвастаться большим количеством успешно завершённых проектов на благо себя любимого? Так может это и есть ваше призвание? ;) Приходите учиться на факультет проджект-менеджмента GeekUniversity и масштабируйте свой успех!

managementprojectmanagement
Нашли ошибку в тексте? Напишите нам.
Спасибо,
что читаете наш блог!
Posts popup