Как структурировать рабочие задачи

Продуктивная работа требует энергии и концентрации. Но рабочих задач бывает слишком много, к тому же встречи, электронная почта и сообщения в соцсетях отвлекают внимание и отнимают время. Справиться с потоком дел помогут расстановка приоритетов и структурирование списка задач. Рассказываем, какие методы и сервисы можно использовать.

Расставьте приоритеты

Если хвататься за все подряд задачи из своего списка, можно сделать множество неважных дел и не успеть самое важное. Определитесь, чем заняться в первую очередь, а что спокойно можно отложить на завтра или на следующую неделю.

Для этого можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра. Разделите весь список дел на четыре группы:

• срочно и важно;
• не срочно и важно;
• срочно и не важно;
• не срочно и не важно.

Начните со срочных и важных задач, обязательно уделите время важным, но не срочным. Постарайтесь сделать так, чтобы задач в остальных двух группах было как можно меньше.

Определите сложность задач

Ещё один способ структурировать и приоритизировать задачи — список 1-3-5. В нём ваши дела ранжируются по сложности и времени выполнения. Каждый день выполняйте одну крупную и сложную задачу, три средних и пять мелких.

Так вы будете закрывать девять задач разной сложности и при этом ограничивать свой список дел, чтобы не перетрудиться.

Меняйте локацию

Когда вы работаете долгое время в одном и том же окружении, это утомляет и влияет на концентрацию и продуктивность. Если работа позволяет, попробуйте сменить обстановку.

Выберите несколько локаций: например, дом, офис, кафе. Каждый день работайте в новом месте — это поможет быть более продуктивными.

Попробуйте канбан-доски

Вам понадобится доска, стикеры и список дел, например на неделю. Разделите доску на четыре столбца:

• бэклог — задачи, которые нужно выполнить, когда на это будет время;
• нужно сделать — задачи, которые должны быть сделаны на этой неделе;
• в работе — то, чем занимаетесь прямо сейчас;
• готово — задачи, которые уже сделаны.

Перемещайте задачи из одной колонки в другую. Так вы будете видеть свой прогресс и точно заметите, если нагрузите себя слишком сильно.

Попробуйте онлайн-сервисы

Trello

Это популярная бесплатная система управления проектами в компаниях, но её можно использовать и для личных целей. В Trello вся работа ведётся на канбан-досках. Можно создать несколько досок, например для рабочих задач, дел по дому, учёбы. В Trello легко оценить прогресс по всем задачам сразу на одном экране.

MindMeister

Это бесплатный сервис для составления интеллект-карт, которые структурируют информацию в виде центральной идеи и связанных с ней проблем или задач.

В MindMeister удобно планировать большие проекты: на месяц или квартал. Вы можете создать разветвлённую ментальную карту, чтобы увидеть картину целиком. MindMeister синхронизируется на разных устройствах, поэтому можно создать карту на компьютере и отслеживать свой прогресс со смартфона или планшета.

TickTick

Бесплатное приложение для планирования дел на каждый день по системе Getting Things Done. По этой системе нужно выписывать все дела, даже самые мелкие, и определять для каждого из них дату выполнения. В приложении есть календарь, который присылает пуши о задачах. К своим задачам можно добавить комментарии, чек-листы и файлы.