Как сделать презентацию проекта

Сегодня умение создавать презентации нужно всем: от менеджеров по продажам, которые регулярно отчитываются о своей работе, до программистов, которые хотят донести до коллег необходимость использования нового метода разработки.

В интернете можно найти много рекомендаций и целые курсы разного уровня по составлению презентаций. В этом посте мы решили не уходить в частности и собрать вместе ключевые советы, актуальные для любых презентаций.

Определите цель каждого слайда

«Зачем нужен этот слайд?», — главный вопрос, на который вам необходимо ответить, когда вы добавляете новый лист в презентацию. У слайдов есть три функции:

• Впечатлять (изображения оказывают более сильное воздействие, чем слова, и запоминаются лучше);
• Объяснять (диаграммы помогают упростить понимание сложных процессов и связей);
•  Убеждать (визуализированные данные позволяют делать сравнения и извлекать выводы).

Смысл в том, чтобы сначала сформулировать послание, а затем решить, какие инструменты использовать, чтобы успешно донести его до аудитории.

Подберите единый шаблон презентации

В любой программе для создания презентаций есть «Образец слайдов», который задаёт шрифты, цвета, фон и местоположение элементов. Используйте его, чтобы сделать слайды единообразными. 

Из презентации общественного активиста, профессора права Гарвардского университета, основателя Creative Commons Лоуренса Лессига.

Американский психолог, философ и специалист по теории межличностных коммуникаций Пауль Вацлавик однажды сказал: «Man kann nicht nicht kommunizieren», что в переводе с немецкого означает «Вы не можете не коммуницировать». То есть всё, что есть у вас на слайде, несёт некоторую информацию —  каждая линия, рамочка, тень, фон. А поскольку человеческие способности обрабатывать информацию ограничены, позаботьтесь о том, чтобы каждый элемент слайда помогал передавать ваше послание аудитории. 

Сфокусируйте внимание слушателей

Люди не хотят читать презентацию. Они хотят быстро просмотреть слайды и получить всю необходимую информацию. Поэтому создавайте их не для чтения, а для «сканирования»: визуально отделите более важные данные от менее важных. Сделайте главные элементы крупными и яркими, а второстепенные — маленькими и близкими по цвету к фону. 

Три слайда из Послания президента Барака Обамы к Конгрессу США, с которым он выступил в 2011 г. 

Фокусная точка этих слайдов находится в центре — там, где располагаются большие цифры. Остальная часть текста набрана меньшим шрифтом.  

Используйте фотографии

Используйте изображения, чтобы проиллюстрировать конкретные события, предметы и места. Лучше всего для этого подойдут ваши собственные фотографии — они покажут, что вы не поленились и озаботились не только текстом, но и визуальным рядом презентации. Аудитория это оценит. 

Стоковые изображения вставляйте в презентацию с осторожностью: избегайте шаблонных изображений или обыгрывайте их с юмором. Используйте абстрактные иконки для иллюстрирования абстрактных же понятий.

Замените статичные схемы динамичными

Проблема большинства диаграмм заключается в том, что их нужно долго объяснять — часто картинки безжизненны, им не хватает драматургии.

Хорошая диаграмма нуждается в действии. На слайде выше представлена структура организации, но не понятно, что более важно, а что — менее, в чём цель схемы. Нужно прилагать усилия, чтобы усвоить даже минимум информации. 

В 2000 г. в Harvard Business Review была опубликована статья «Органограмма: нарисуйте, как компания реально работает». Её авторы предлагают заменить организационные схемы «органограммами», показывающими работу компании, а не её структуру. Там же советуют заменить статичные схемы динамичными — но это более спорный вопрос. 

Набор фактов один и тот же. Чувствуете разницу? 

Диаграмма на слайде выше ориентирована на действие, и каждый символ помогает понять, как работает организация.

Сравните данные

Чтобы представить информацию наглядно, сравнивайте данные. Так, на одной из презентаций астрономы NASA объясняли, почему планета 2003 UB (также известная как Эрис), расположенная за Плутоном и превосходящая его по размеру, достойна планетарного звания, а Плутон — нет.

Схема NASA, на которой сравниваются планеты Солнечной системы

Информация, представленная на слайде, позволяет оценить размеры каждого небесного тела и понять, что Плутон слишком мал, чтобы быть планетой.

Сделайте выводы

Часто докладчики показывают слайды и надеются, что слушатели сами сделают выводы, основываясь на изложенных данных. На самом деле, это говорит о том, что докладчик плохо подготовился: У него нет чёткой позиции по обсуждаемому вопросу, он не пытается убедить аудиторию в чём-либо.

В конце презентации аудитория должна почувствовать, что получила ценные знания. Поэтому сделайте выводы и помогите слушателям запомнить информацию именно в том виде, в котором вы её трактуете.

Проведение презентаций — один из важных навыков работы любого продакт-менеджера. На факультете продакт-менеджмента GeekBrains этому посвящены отдельные занятия уже в первой четверти.