Как Kanban помогает в адаптации сотрудников

Режим удалённой работы заставил многие компании пересмотреть внутренние процессы. Сложно пришлось HR-департаментам: формулировать вакансии, проводить собеседования и адаптировать новичков в коллективе им пришлось из домашнего офиса. Не запутаться в задачах и довести любое дело до конца поможет Kanban. «Мегаплан» подготовил памятку по использованию методики, пришедшей с крупных производств и от IT-разработчиков, для корпоративной социализации сотрудников. 

Kanban — метод визуализации процессов и этапов работы над задачами. Он стимулирует команды сокращать количество незавершённых задач, что помогает увеличить эффективность работы в целом. Лучше всего он подходит для команд до 15 человек и планирования работы в пределах нескольких недель. 

Основной инструмент Kanban — виртуальная или реальная доска. На ней отражены этапы выполнения всевозможных задач. От простых трёх-четырёх колонок — «Идея», «Тестирование», «В работе», «Сделано» — до более сложных схем с отображением множества этапов. 

Метод впервые опробовали на производстве Toyota в 1960-е, с того момента им активно пользуются многие компании, поскольку он отлично подходит для описания любого производственного процесса. Показателем эффективности использования Kanban выступает среднее время прохождения одной задачи по всем этапам — если оно небольшое, значит, команда работала продуктивно. Если та или иная задача «застревает» на каком-либо этапе, значит, есть повод проанализировать причины задержки. 

Включить новичка

Kanban способен оптимизировать и упростить процесс включения в работу новых сотрудников в любой компании. Доска с колонками покажет на экране все этапы адаптации новичков, все задачи и сроки их исполнения. Важная деталь обучения новичка — измеримый результат, которого компания хочет добиться, используя тот или иной процесс. Новый сотрудник сможет лучше понять, что ему обязательно нужно сделать перед тем, как приступить к основным обязанностям. Персонал, задействованный в адаптации, увидит своё расписание и составит оптимальный график дел.

Структурирование приёма новых сотрудников особенно актуально для компаний, которые готовятся к масштабированию, выходу в регионы и на новые рынки. Kanban-доска позволяет назначить ответственного за каждый этап онбординга — адаптацию, обучение, стажировки, испытательный срок. 

Kanban в адаптации сотрудников: 

• стандартизирует процесс для всех сторон; 
• даёт задаче чёткую структуру;
• унифицирует правила перехода новичка на каждый следующий этап (пока не завершены дела предыдущего уровня, перейти на следующий нельзя). 

При таком подходе в «Мегаплане» процесс погружения в работу нового сотрудника можно запустить одной кнопкой. Система сама предоставит новичку все нужные материалы (гид для нового сотрудника, доступ к обучающей платформе и телефонному справочнику) и сформирует чек-лист прохождения процесса. Новый сотрудник может сам переносить карточки из колонки в колонку, как и работники отдела обучения и HR. К тому же, если раньше новый специалист не работал с Kanban-досками, онбординг поможет ему освоить этот инструмент и в дальнейшем эффективнее использовать аналогичную доску для отслеживания сделок. 

Для разных отделов можно создать типовые процессы онбординга сотрудников. Начальный этап можно сделать общим для сотрудников всех подразделений, а завершающий — построить под конкретную должность.  

Как внедрить Kanban для адаптации сотрудников

Перед внедрением:

1. Проанализируйте, какого результата вы ждёте от адаптации сотрудника. Какими навыками он должен будет обладать? Какие знания должен освоить? От этого будет зависеть количество этапов адаптации на Kanban-доске.
2. Соберите обратную связь. Сотрудники, недавно прошедшие онбординг, помогут вам сформулировать важные этапы процесса.
3. Продумайте, какие этапы онбординга будет проходить новый сотрудник. Их нужно сформулировать и записать. 
4. Договоритесь, кто из штатных сотрудников будет отвечать за каждый этап онбординга или за весь процесс в целом.

Во время внедрения:

1. Перенесите этапы в «Мегаплан» или любую другую систему управления сотрудниками, где есть Kanban. 
2. Укажите условия перехода с этапа на этап, включите нужные автосценарии, чтобы всё происходило автоматически.
3. Распределите роли между участниками процесса, укажите, кто за какой этап отвечает и какими правами владеет.

После внедрения:

1. Продумайте критерии оценки: как вы поймёте, что новичок успешно адаптировался?
2. Анализируйте результаты. Не затянут ли процесс выполнения какой-либо задачи?
3. Вносите корректировки, если они нужны, дополняйте учебные материалы.

Процесс адаптации новых сотрудников можно оптимизировать в Kanban, как и множество других бизнес-процессов компании. Достаточно настроить его один раз и дальше система сама будет вести новичка через необходимые этапы. Это поможет не только сэкономить время ваших HR-специалистов и руководителей отделов, но и добиться стандартизации и предсказуемых результатов обучения. Поэкспериментировать с Kanban для адаптации сотрудников и других целей вы можете в нашей CRM-системе «Мегаплан». Первые две недели — бесплатно.