Как не срывать дедлайны?

Изначально дедлайном называли линию вокруг тюрьмы, заступать за которую заключённым запрещалось под угрозой расстрела. Сейчас срыв дедлайна (срока сдачи работы) не угрожает жизни, но способен убить деловую репутацию и желание людей сотрудничать с вами. Рассказываем, что делать, чтобы завершать дела вовремя.

Ставьте дедлайн правильно

Первый шаг на пути к соблюдению дедлайна — адекватная оценка времени, которое будет потрачено на работу. Ещё из детских сказок мы должны были уяснить, что если ты должен к утру построить хоромы и мост «от нашего дворца до вашего крыльца», то ничем хорошим это не закончится. Поэтому ставьте реалистичные сроки выполнения задачи.

По закону, сформулированному физиком Дугласом Хофштадтером, на работу всегда потребуется больше времени, чем вы ожидаете, даже если вы учли этот самый закон. Помните об этом, когда вас спрашивают, к какому сроку проект будет готов.

Заложите время на исправление ошибок

Человеческое мышление устроено так, что даже пессимисты при планировании ориентируются на наиболее благоприятный сценарий. При этом закон Мёрфи гласит: «Всё, что может пойти не так, пойдёт не так». Поэтому в срок выполнения задачи обязательно нужно заложить время на исправление ошибок и недочётов.

Но и к этому не стоит относиться слишком оптимистично. Следствия из того же закона Мёрфи:

• «Из всех возможных неприятностей произойдёт именно та, ущерб от которой больше»;
• «Всякое решение плодит новые проблемы».

Стоит ориентироваться на наихудший сценарий, чтобы предусмотреть максимум вариантов. При таком подходе вы рискуете только выполнить работу заранее и наслаждаться свободным временем или премиями за оперативность.

Минимизируйте риски

На старте проекта есть уникальная возможность подумать, где вы можете поскользнуться, и подстелить там соломки. Учтите факторы, которые могут вмешаться в привычное течение дел, и постарайтесь сделать так, чтобы они не повлияли на вас.

Ищите простой путь

Многие задачи можно выполнить быстрее и проще, если делать не «как принято», а «как эффективнее». Поиск простых путей и попытки объяснить их руководству и коллегам займут время. Но, вероятно, намного меньшее, чем работа с традиционным чек-листом по проектам.

Установите свои сроки

Пусть в вашей системе управления проектами дедлайн — первое число будущего месяца, лучше поставьте дополнительную личную цель — выполнить задачу на несколько дней раньше. У такого подхода бездна преимуществ:

• Кратковременный форс-мажор не выбьет вас из графика. В запасе останутся дни, чтобы немного сдвинуть сроки;
• У вас будет возможность исправить ошибки, которые не учтены даже в наихудшем сценарии развития событий. А они не исключены;
• Вы будете более продуктивны. По закону Паркинсона, любая работа заполняет всё время, отпущенное на неё. Вы наверняка замечали, что в условиях стресса можете выполнить за несколько часов задачу, которую в спокойной ситуации неспешно реализовывали бы несколько дней. Персональный дедлайн создаёт более жёсткие временные рамки, и в то же время вы уложитесь в срок, если что-то пойдёт не так.

Планируйте долгосрочно

Планирование — звучит очень скучно, но немного занудства делу не повредит. Вы должны иметь чёткий график выполнения всех задач по дням, неделям, месяцам и даже годам, если работаете над чем-то грандиозным. Такой план не даст потерять ориентиры и сохранит понимание, на каком этапе рабочего процесса вы находитесь.

Трудность в том, что придётся заранее найти способ вести дела, который будет удобен именно вам. Можно создать гибрид из бумажных блокнотов и цифровых приложений, чтобы ничего не потерять и всё разложить по полочкам.

Кому-то подходят сервисы вроде Trello, где можно создавать виртуальные карточки с задачами и делиться ими с коллегами, а другим важно прилепить бумажный стикер на пробковую доску, чтобы ничего не забыть. Одних мотивируют чек-листы, где можно вычёркивать сделанное, а есть и те, кому необходимо делиться планами с большим количеством людей, чтобы точно не «соскочить». Найдите свой путь систематизации, каталогизации и целеполагания и придерживайтесь его.

Разбейте задачи на подзадачи

На тренингах для иллюстрации этого совета обычно используют вопрос «Как съесть слона?». Проглотить гиганта никому не под силу, как и с ходу выполнить амбициозные планы. Но если откусывать понемногу — разбивать огромную задачу на маленькие, — то дело пойдёт быстрее. В принципе, пиццу тоже целиком в рот никто не пихает, так что и для средних задач этот принцип подойдёт.

У такого подхода два преимущества:

• Вы не будете ходить вокруг да около, думая, как подступиться к масштабной задаче;
• Сможете присвоить подзадачам разный приоритет, распределить их по времени и степени нагрузки — жонглировать ими по своему усмотрению.

Начинайте со сложного

Марк Твен говорил, что если с утра съесть лягушку, остаток дня будет чудесным, ведь худшее уже позади. Так что начинайте работу с «жаб», то есть самых утомительных и неприятных подзадач.

В начале пути ещё полно сил и мотивации, чтобы делать что-то не очень занимательное быстро и с огоньком. А интересные задачи останутся «на десерт» — с ними работать будет легко.

Поставьте напоминалки

Пусть телефон призывно тренькает, напоминая о каждой подзадаче. Лучше, чтобы уведомлений было несколько: когда вы должны приступить к делу, выполнить треть, половину, три четверти от объёма, закончить. Важно установить на рабочие уведомления специальный сигнал — иначе они утонут в потоке информационного шума.

Если вам кажется, что напоминалки будут раздражать и нервировать — да, будут! В этом весь смысл. Чтобы избежать стресса, придётся засучить рукава и начать вкалывать.

Используйте «метод помидора»

Этот способ тайм-менеджмента получил название по аналогии с кухонным таймером в виде томата, и он настолько же прост, насколько эффективен. Суть в том, чтобы 25 минут работать, не отвлекаясь ни на что. Затем — пятиминутный перерыв и новые 25 минут работы. После четырёх «помидорок» нужно отдохнуть 15–30 минут.

Для «метода помидора» подойдёт кухонный таймер любой формы и цвета, а также специальные сайты (например, этот и этот), приложения (например, это и это для iOS, это и это для Android). Для большего эффекта лучше отключить мессенджеры на рабочие 25 минут, чтобы не было соблазна заглянуть в них «всего на секундочку». К слову, время работы и отдыха можно выставлять самостоятельно.

Отдыхайте

В «методе помидора» неслучайно предусмотрено время на отдых. Не пренебрегайте им, даже если используете другой способ тайм-менеджмента. И лучше потратить свободные минуты не на обновление ленты в соцсетях.

Выпейте стакан воды, недостаток которой может спровоцировать усталость. Пройдитесь, чтобы размять мышцы. Кажется, если отвлечься, уже не сможешь вернуться к темпу работы, заданному до перерыва. Но это не так — качественный отдых только пробудит новые силы.

Не ждите вдохновения

Вопрос «Откуда вы берёте вдохновение?» вызывает недоумение даже у представителей творческих профессий. Успех — это 10% таланта и 90% трудолюбия, поэтому любое дело нужно просто начать.