Бесплатный тайм-менеджмент: нужны только ваши усилия и время

Сегодня каждому доступны инструменты планирования. Советы из книг и от бизнес-тренеров, приложения, онлайн-школы заполонили наше информационное пространство. Возникает логичный вывод: все люди, умеющие читать и стремящиеся к развитию, уже должны были освоить эффективные технологии самоорганизации, перестать прокрастинировать и открыть колонию на Марсе. Ну или как минимум освоить английский, фортепиано и накачать пресс. Но этого не произошло.

Почему? Перестали ценить время? Нет, вижу, что фейсбук заполнен жалобами о нехватке часов в сутках даже на самоизоляции. Слишком сложные технологии, доступные только выпускникам мехмата? Опять мимо: о том, что слона нужно есть по бифштексам (разделять крупные задачи на мелкие), знает каждый пройдоха. Не хватает времени на то, чтобы применять техники планирования? Абсурд, ещё Линкольн говорил: «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу четыре часа, чтобы наточить топор». Пожалуй, к этому выводу тоже несложно прийти.

Из учебника по маркетингу мы знаем, что на внедрение антиперспиранта потребовалось аж тридцать пять лет. Видимо, и с тайм-менеджментом дело в непонимании, как это работает на практике, как с этим жить и вообще «стоит ли игра свеч». 

Но она того стоит. Невозможно прожить счастливую и насыщенную жизнь без тайм-менеджмента — постоянного, как проверка уведомлений от приложений и пролистывание ленты Instagram. В этой статье я поделюсь своей историей и бесплатной технологией под ключ для планирования на Mac OS.

Что вам понадобится и почему

На первом курсе я решил сдать сессию досрочно и отправиться в начале июня вожатым в Болгарию.  Лектор по антропологии, не понимающая моих стремлений, хотела поставить мне четвёрку. И уже тогда я пришёл к выводу: то, как я планирую, — не работает.

Я хочу успевать слишком многое для моей системы планирования в Excel. Двенадцать лет назад мне хватило матрицы Эйзенхауэра и метода Мерлина, чтобы уже загорать на пляже, когда мои однокурсники возились с конспектами. С тех пор я прочитал почти все книги о планировании, посетил десятки тренингов и перепробовал массу платных приложений. Нигде я не нашёл той системы, которая отвечала бы этим критериям: максимально просто, эффективно, доступно и синхронно на всех устройствах.

Вам понадобятся только три предустановленных приложения на яблочном лэптопе и/или телефоне: «Напоминания», «Календарь» и «Заметки». Фокус будет в том, как именно ими пользоваться.

Time management — вовсе не управление временем с Риком и Морти. Глагол manage здесь значит «эффективно двигаться в нужном направлении благодаря своей самоорганизации», то есть:

• быть проактивным и продуктивным;
• находить лучшие идеи, применять их и пересматривать подход;
• отказываться от чего-то;
• просить больше времени на выполнение своих задач;
• покупать устройства и услуги, экономящие время; 
• делегировать;
• и многое-многое другое — вот это тайм-менеджмент.

Напоминания

На картинке сверху — Хронос и Кайрос, два бога времени. Хронос (слева) олицетворяет непреклонное течение времени, Кайрос — достижение целей в подходящий момент. 

Хронос — это ваш «Календарь». Там мы планируем процессы и то, как мы решаем задачи. Но это не гарантирует, что мы их закроем в определённый период времени. Кайросы — это цели, которые мы записываем в «Напоминания».

«Поймать Кайроса за локон» у древних греков означало что-то вроде «схватить удачу за хвост». Но в нашей системе Кайрос будет фигурировать как что-то, сделанное в подходящий момент. Или такая ситуация, когда удаётся «убить двух зайцев одним выстрелом». Все задачи-кайросы мы записываем в многочисленные списки. Некоторые из них достаточно крупные, чтобы стать полноценным отдельным списком.

Если вам случалось получать несколько результатов, выполняя одно задание, — то вам уже удавалось ловить Кайроса за локон. Например, дипломная работа была одновременно и вашим рабочим проектом. Или вы тренировались и осваивали спортивную диету одновременно, наняв себе фитнес-тренера, который специализируется в этой области.

Итак, «Напоминания» — это система ваших целей. Какие же списки могут вам пригодиться? Вот несколько примеров:

• список целей на год;
• на неделю;
• на квартал;
• work balance (цели, которые помогут в продвижении карьеры);
• life balance (то, что хочется сделать, прочитать, посмотреть);
• на проект;
• на отпуск;
• и многие другие списки, которые соответствуют вашей жизненной стратегии.

Краткосрочный план — у меня на неделю — это базовый список. Я даю каждой неделе название: своеобразный девиз о том, на чём необходимо сконцентрировать внимание. Например, отношения с конкретным бизнес-партнёром, обучение слепой печати, здоровый сон или главное событие на вашем горизонте планирования. 

Приложение позволяет ранжировать задачи по срочности и важности, чтобы выполнять их в оптимальном порядке. Предусмотрено четыре уровня приоритизации (видны по количеству восклицательных знаков):

• высокий приоритет — критично (!!! — если этого не сделать, произойдут серьёзные потери);
• средний приоритет — важно (!! — если этого не сделать, будет упущена значимая выгода);
• низкий приоритет — полезно (! — если этого не сделать, будет упущена небольшая возможность);
• без приоритета (можно сделать, если представится возможность).

На своих тренингах, коуч-сессиях и YouTube-каналах я показываю, почему полезно систематизировать задачи. Иногда мы рисуем mind map по сферам жизни или социальным ролям (например, для менеджера, студента, своего партнёра по бизнесу и др.). Когда вы хорошо ориентируетесь в своей жизни, то можете оценить, в каких областях следует сконцентрировать активность, своевременно составить и перенести списки задач в свои напоминания.

Календарь

Как я писал выше, Хронос в календаре — это ваши процессы. Вы можете не решить задачу за один подход, а делать это определённое время. Я давно использую одну систему календарей, которая мигрирует с мака на мак. При желании могу сказать, что делал в этот день семь лет назад. Не знаю, пригодится ли эта схема вам, но я вижу в ней потенциал.

Если вы не домохозяин или домохозяйка, у вас точно должно быть больше одного календаря. Хроносы карьеры и личной жизни — это база. Но могут быть и другие календари, если у вас, например, несколько системообразующих проектов.

Я использую два календаря: Work (синий) и Life (зелёный). Выгорание — это реальная проблема, с которой я уже сталкивался. Поэтому я часто оцениваю цветовую гармонию недели. Если синего намного больше, это повод снизить рабочую нагрузку, добавить мероприятий из зелёного календаря или просто свободного места. Если больше зелёного, как на первой неделе самоизоляции (на скриншоте сверху), — нужно активно искать и добавлять рабочие задачи.

Думаю, вы уже пользуетесь календарём. Вот что поможет сделать его более функциональным и продуктивным:

• Повторяющиеся события. Внесите в календарь раз и навсегда все дни рождения, годовщины, бюрократические процедуры (оплату налогов, например), медосмотры и подобное. Сюда же можно добавить регулярные занятия (созвоны с мамой) и совещания. А также ежедневную практику, которая не вошла пока в привычку (зарядка, тренировки, изучение иностранных слов).
• Поиск идей. Как только у вас возникает идея — планируйте её на свободное время. Это поможет воплощать то, что могло бы забыться.
• Аналитика. Всегда записывайте свои активности в календарь — даже то, что делали раньше. Это пригодится для последующего анализа.
• Решение длительных задач. Выполняя такие задания, копируйте в календарь «кирпичики» по 30 минут реализации, а не огромные полотна на весь день. Физиологически внимание не может работать без сбоев более 25 минут, так что у вас должны быть перерывы. Мастерство тайм-менеджера заключается в том, чтобы вернуться к задаче через 15–20 минут отдыха.
• Адаптивность. Обстоятельства всё время меняются, так что не планируйте день «битком». У вас должно оставаться около 40% серого фона в календаре (то есть свободного времени). Так получится легко перестраиваться, перемещать дела в расписании. Это нормально.

Заметки

Если бы меня попросили назвать одну причину, по которой стоит планировать в заметках, я бы ответил: чтобы просмотреть прошедшую неделю и поучиться на своих ошибках.

Я подвожу итоги недель весь последний год и жалею, что не начал раньше. В воскресенье вечером или понедельник утром я:

• просматриваю итоги позапрошлой недели в заметках;
• изучаю прошедшую неделю в календаре (оцениваю цветовую гамму, длительность задач и их разнообразие);
• создаю новую колонку, озаглавленную актуальной неделей (с датами). В неё записываю основные достижения за неделю, а также сделанные за этот период выводы. 

Только после этого я меняю имя краткосрочному списку планирования в «Напоминаниях» на следующую неделю, перетаскиваю в этот список задачи из Work balance и Life balance, а также новые события и идеи, которые уже запланировал на будущую неделю.

Затем я вношу в календари интервалы времени, в которые планирую реализовать задачи следующей недели. Добавляю напоминания, которые помогут сократить риски: позвонить заранее, подтвердить встречу, уточнить маршруты и прочее.

Главная цель составления итогов в «Заметках» — рефлексия. Эта несрочная, но очень важная задача помогает актуализировать перспективу, как следует пораскинуть мозгами над своей самоорганизацией. Когда я читаю итоги прошлой недели, то ещё раз вспоминаю её, представляю ретроспективу в образах. Так я мысленно охватываю три недели: предыдущую, текущую и следующую. И вот это очень важно: ты видишь свой темп, потери и достижения.

Return on time investment

«Чем больше делаешь, тем больше получается». Лозунг, которому меня научили, когда я работал в Procter & Gamble. И это правда. Технология тайм-менеджмента, которую я предлагаю вам, работает у меня — и я не могу представить себе жизнь без неё. Не было бы ни PhD, ни изучения английского и французского, ни каналов на YouTube, ни Венского бала, ни успешного руководства отделом обучения и многого-многого другого.

В следующих постах я расскажу вам о том, как не прокрастинировать и решать сложные задачи. Задавайте вопросы в комментариях — об интересных вам моментах расскажу подробнее.