Ничего лишнего. Организация рабочего места по системе 5S

5S — это японская система, которая помогает упорядочить ту сферу, в которой она применяется. Считается, что если следовать ей в жизни, это поможет стать немного счастливее. Но это уже продвинутый уровень.

Чтобы проверить, работает ли система, предлагаем начать с малого — организовать рабочий стол по этому принципу. Это должно помочь обнаружить и устранить проблемы трудового процесса и повысить его эффективность.

Неопрятное и захламленное рабочее место вынуждает отвлекаться, подолгу искать нужные вещи. Это злит и мешает чувствовать удовлетворенность от того, чем вы занимаетесь. 5S помогает навести порядок и легко поддерживать его.

В чем суть

Система состоит из пяти этапов, названия каждого из которых начинаются в японском языке на букву «с». При переводе обычно это пытаются сохранить. В этом нет никакого сакрального смысла, но так получается красивее — название 5S сохраняет оригинальное значение.

Итак, вот эти пять элементов:

1. Сортировка.
2. Соблюдение порядка.
3. Сияющая чистота.
4. Стандартизация.
5. Самодисциплина.

Каждый из них подразумевает действия, которые в итоге должны привести к порядку на столе и облегчить процесс работы.

1. Сортировка

Этап, в котором нет места сантиментам. Все, что лежит на вашем столе и вокруг него, должно быть рассортировано по двум характеристикам — нужное и ненужное. Во вторую группу отправятся и мусор, и бумаги, которые еще вчера были нужны, а сегодня превратились в хлам, и милые сердцу вещицы вроде фигурок «Мстителей» или счастливого евроцента из первого путешествия за границу. Все это стоит выкинуть, отдать нуждающимся, отнести домой или хотя бы подальше от рабочего стола, если работаете на удаленке.

После этого нужно еще раз рассортировать нужное на то, что необходимо часто, и то, что вы используете изредка. А вот что с этим делать — уже в следующем пункте.

2. Сохранение порядка

На вашем рабочем столе остались только необходимые вещи, но и их нужно разложить так, чтобы уже завтра не вернуться к хаосу и завалам. У каждого инструмента должно появиться свое место, которое отвечает нескольким критериям:

1. Вещь лежит на видном месте.
2. Ее легко взять.
3. Ее легко использовать.
4. Ее легко вернуть на место.

Чем чаще вы используете предмет, тем тщательнее стоит выбирать место, где он будет лежать. Скажем, если вы каждые десять минут записываете что-то в ежедневник, едва ли есть смысл убирать его в ящик стола. С большой долей вероятности вам быстро надоест доставать его оттуда, и вы просто перестанете возвращать его на место.

Зато блокнот можно пристроить рядом с клавиатурой со стороны нерабочей руки. Смотрите, как просто: вы протягиваете руку, берете ежедневник, подтягиваете к себе, открывая в процессе, и тут же начинаете делать записи рабочей рукой — ни одного лишнего движения.

А вот гарнитура, которую вы используете раз в неделю для интернет-планерки, в ящике стола будет вполне на своем месте.

3. Сияющая чистота

Чтобы рабочий стол оставался чистым, его нужно периодически приводить в порядок. Этому правилу, не апеллируя ко всяким японцам, с детства учат русские мамы. И оно работает.

Проще всего поддерживать чистоту, если определить время для уборки. Это звучит гораздо зануднее, чем есть на самом деле. Например, заведите правило — перед окончанием рабочего дня выкидывать ненужные бумаги в мусорное ведро, лишние файлы — в корзину, а рабочие инструменты возвращать на место. Всего 5 минут, и рабочий стол будет выглядеть так, что и маме показать не стыдно.

4. Стандартизация

На производстве этот этап предполагает разработку должностных инструкций, включая поощрения и наказания для сотрудников. Ничто не мешает вам сделать то же самое. Систематизируйте правила, которые придумали на предыдущем этапе, и решите, как вы можете поощрить себя за их выполнение. Так вы будете разбирать ежедневные завалы с мыслью, что впереди вас ждет что-то приятное.

5. Совершенствование

Этот этап не закончится никогда, потому что нет предела совершенству. В процессе работы за преобразившимся столом вы начнете понимать, что некоторые решения были неправильными. Внесете коррективы и впредь будете действовать уже с новыми вводными.

Зачем все это нужно

Описание системы выглядит сложно. На практике все гораздо проще. Немного усилий, и вот что вы получаете взамен:

1. Чистый стол, на котором не задерживаются лишние вещи. Работать за ним легко и приятно: вы не отвлекаетесь, ничего не мешает.
2. Все необходимое под рукой. Вам не нужно искать ту самую важную бумажку. Она лежит с другими не менее важными документами, в установленном вами порядке. Больше не придется тратить время впустую. Рука автоматически тянется к месту, где должен быть нужный предмет, и, что важно, находит его там.
3. На рабочем месте легко ориентироваться не только вам. Вы легко объясните по телефону или в чате, что и где лежит, даже человеку, который впервые в глаза видит ваше рабочее место. Вы знаете точные координаты и не используете фразу «ну где-то там, на столе».

Кому подойдет

Всем подойдет, но в особенности тем, у кого много подручных материалов. Если вы используете только ноутбук, теоретически можете поставить его даже на гору мусора. Ничего не помешает — вам нужны только компьютер и клавиатура. Но если потребуются документы, бумаги с записями, макеты, что-то еще, то стол моментально исчезнет под завалами. В таких условиях любой лишний предмет сеет хаос.

А вы как организуете рабочее место? Делитесь в комментариях.